商务电子邮件礼仪的注意事项

没有什么比一封写得不好、误导性强的电子邮件更能损害你的专业品牌了。单击“发送”按钮可能会导致一次成功的业务交流和潜在的人力资源问题或同事冲突。尽管美国人每天发送数十万封电子邮件，但这不应被视为理所当然。

无论您是资深专业人士还是办公室新手，这里有 13 条必须记住的商务电子邮件礼仪注意事项。

请注意主题行

撰写清晰、简洁的主题行来反映电子邮件的正文。避免主题行包含“Hi”、“Touching Base”或“FYI”等一般性词语，并且不要将主题行留空。

使用正确的称呼

“嗨”和“嘿”传达出缺乏专业精神和成熟度。以“早上好”、“下午好”、“晚上好”或“你好”等短语开始电子邮件。 “美好的一天”或“问候”是国际舞台上经常使用的其他短语。

一定要使用简介

在美国等文化中，最佳做法是发件人介绍自己的名字和姓氏，并在前几行中提供一些背景信息。例如，“亲爱的曼德尔女士：我的名字是莎朗·史怀哲，‘Access to Culture’的创始人。我是由 介绍给你的。 。 ”。或“我的名字是 Sharon Schweitzer，我是一名国际商业专家，写信给您，内容涉及……。 。 ”。当向新联系人、潜在客户、客户和雇主介绍自己时，他们想知道您如何收到他们的联系信息，这一点尤其重要。

了解文化

当向来自间接文化的人发送电子邮件时，研究国家/地区习俗是正确的协议和最佳实践。例如，在日本，在商务电子邮件的第一句话中询问天气是礼貌、适当和习惯的。相比之下，发送电子邮件向潜在的日本联系人介绍自己是不合适的。在间接文化中，由于习俗，只能由相互尊重的第三方进行介绍；冷电子邮件会被忽略、删除、阻止和/或标记为垃圾邮件。

请勿包含幽默和讽刺

在没有上下文的情况下，电子邮件很容易通过文本被误解。幽默是特定于文化的。电子邮件中避免幽默和讽刺，因为收件人可能会感到困惑，或更糟糕的是，被冒犯。

请仔细检查您的附件

当您附加文件时，请多花几秒钟将其粘贴到电子邮件正文中。这显示了对收件人的考虑，节省了他们打开附件的时间和风险。这对你来说更耗时吗？是的。值得吗？是的。

不要点击“全部回复”

除非每个人都需要知道，否则避免使用“全部答复”。当最高管理层 (CEO/COO) 或行政助理向 10 名员工发送电子邮件请求志愿者参与社区服务项目时，请回复管理员，而不是回复所有 10 名成员。为什么要让十个人删除你的电子邮件？全部回复是针对特定主题进行持续审议的功能。

尽快回复

24 小时内回复是常见的礼貌。如果让某人再等下去，你不仅会被认为是粗鲁的，而且从长远来看，还可能会让你失去生意。如果您无意中让某人等待超过 24 小时或出现情有可原的情况，请礼貌地解释情况并表达歉意。

不要使用表情符号

那些眨眼、微笑的小图标是用于短信的。他们在商业电子邮件中是不恰当和不专业的。表情符号可能会将电子邮件转移到垃圾邮件过滤器或垃圾邮箱，并且可能看起来不成熟和不专业。

保护隐私

电子邮件是公开的。即使电子邮件被删除，在线服务和软件程序也可以访问硬盘上的消息。在点击“发送”之前，请考虑一下如果业务同事、竞争对手、雇主、联邦调查局或任何非预期收件人阅读了您的电子邮件，可能会发生什么情况。可以这样想：如果我的电子邮件发布在 Facebook 上，会是什么样子？

不要消极

通过电子邮件发送负面评论是不合适的。全部大写字母的电子邮件意味着电子邮件中的愤怒。在电子邮件发送和接收很久之后，这些敌对的消息就会造成尴尬。如果您必须通过电子邮件传达坏消息，请使用客观的词语并陈述事实。传达坏消息时，面对面的沟通是最好的。

校对

检查并重新检查拼写和语法错误。这些错误会让您显得不专业，并且会降低电子邮件被认真对待的可能性。电子邮件软件附带许多专业工具，例如拼写检查 - 请使用它们。

不要忘记更密切的对话

通过让收件人知道不需要回复，电子邮件循环就不会永远持续下去。最后以“无需回复”、“再次感谢”、“周二董事会会议见”或“如果需要进一步帮助，请告诉我”。以“此致”、“致以诚挚的问候”、“此致”、“谢谢”或其他适当的短语等结尾来结束您的电子邮件。