如何编写带有示例的业务查询电子邮件

曾经发现编写业务查询很棘手吗？ 你不是一个人。 这可能很乏味，但写礼貌和专业的商务查询电子邮件是现代工作生活中的一项基本技能。

一份简洁明了的精心编写的业务查询将有效地传达您的请求。 它应该确保对完成工作所需的所有信息做出快速响应。

为了帮助您，我们分解了流程，描述了为业务查询制作有效电子邮件的基本部分。 我们提供了一套指南和最佳实践，可以帮助任何人创建完美的查询。 我们还将向您介绍业务查询电子邮件格式，为您提供示例，并通过我们的业务查询电子邮件模板向您展示如何自信且更快地发送它们。

当您阅读这篇博文时，您已经获得了知识和技能，这些知识和技能可以让您在需要的时候获得所需的信息，并以正确的方式开始每一段新的关系。 ‍

什么是业务查询？

让我们从定义什么是业务查询开始。

查询是对信息的请求。

业务查询是对组织信息的正式请求。

您可能要发送业务查询电子邮件的一些原因包括：

• 索要产品目录、定价或信息
• 请求服务的详细信息
• 想要产品样品
• 询问空间的可用性，例如在酒店或展览中。

这些只是几个原因，但是当需要从另一家公司请求信息时，几乎有无限的情况。

从某种意义上说，业务查询可以定义为与业务建立关系的第一步。 毕竟，您编写它是为了了解更多关于您考虑使用、购买或合作的服务、产品或公司的信息。 主要特点是这种沟通旨在向公司征求更详细的信息。

好的，所以您需要进行业务查询。 当然，你可以给某人发消息说：“你能给我发 XXX”或“我想要 YYY”。 但是，这可能会损害您的声誉以及您所代表的任何公司。

研究人员发现，在网上写作时，我们中的许多人倾向于以对话方式写作。 虽然这种方法在给朋友写信时可能是合适的，但在商务交流中，不拘礼节可能会被视为粗鲁、不礼貌，甚至不专业。

也有明显的差异，特别是在与不同国家或文化的企业交流时。 例如，美国人更有可能提供赞美。 相比之下，学者们发现，在比较两国的电子邮件习惯时，韩国人直截了当。 通过坚持既定的结构，您可以避免跨文化混淆的可能性。

通信专家和哈佛商业评论撰稿人 Erica Dhawan 说，电子邮件的基本原则是用“清晰和同理心”进行交流。 她的建议是，你应该放慢脚步，专注于你所说的内容和表达方式，否则你可能会影响企业对你的看法。

我们完全同意。 这就是我们创建有关该主题的完整指南的原因。 本博文的其余部分将帮助您在创建业务查询电子邮件时避免问题和常见陷阱。

如何撰写业务查询电子邮件 – 完整指南

是时候开始写作了。 每个业务查询都应遵循规定其结构的标准格式和一组塑造其内容的指南。 以下三个部分将帮助您在任何情况下驾驭这​​些细微差别。

您的业​​务查询电子邮件地址是谁？

在我们用纸笔指导您如何编写一封询问信息的电子邮件之前，让我们首先确定谁会收到它。

关键问题是：您是写信给个人电子邮件帐户还是公司帐户？

许多组织都有用于查询的通用电子邮件地址（例如 hello@ 或 info@）。 写信给此类电子邮件地址时，您应该正式而直接。 您本质上是在针对一个组织。

个人电子邮件使您可以直接与某人互动，并用他们的名字称呼他们。 使用某人的名字可以建立即时联系，但在商业世界中可能在文化上是不可接受的。

我们的建议是谨慎。 正式比非正式好。 这样，您就可以避免惹恼或冒犯任何人的风险。

需要更多电子邮件礼仪提示吗？ 然后是我们的电子邮件规则和礼仪指南。

标准业务查询电子邮件格式

专业的商业咨询遵循传统格式，清楚地说明您想要什么。 它有五个关键方面：

1. 询问邮件主题
2. 问候
3. 身体
4. 结束
5. 签字/签字

让我们详细看看完美的业务查询电子邮件格式的不同部分。

1.询问邮件主题

在为业务查询编写电子邮件时，请保持您的电子邮件主题行简短、甜美且直截了当。 查询副本的最佳电子邮件主题是简短、礼貌和专业。

我们稍后会详细介绍一些业务查询电子邮件示例，但重点是让它们尽可能少用。

2. 问候

这里的关键是遵循形式。 除非您与对方有名字关系，否则请避免“嗨”、“嘿”或“你好”，并坚持使用久经考验的正式问候语，例如“亲爱的”。

使用专业术语可以改善对您和您所代表的组织的看法。 我们描述了为什么会这样，并解释了如何在我们的功能中启动专业电子邮件。

3.身体

正文是您提出请求的信息的主体。 为业务查询创建电子邮件的基本原则是直截了当。

原因是我们都淹没在数字通信的重压下，我们中的许多人没有阅读整封电子邮件，Matt Plummer 说。 相反，我们扫描它以获取基本信息。

保持简洁、甜美和直截了当对于获得回应至关重要。 它还减少了误解的风险。

假设您在查询电子邮件中同时要求提供多条信息，例如要求提供一系列产品的详细信息。 在这种情况下，您可以使用项目符号来使您的请求更清晰，同时保持较低的字数。

4. 结束

提出请求后，请在您的业务查询电子邮件中提供简短的结束声明。 此处概述您将如何使用这些信息和后续步骤会很有帮助。 例如，如果您要一份目录，您可以解释说您希望尽快下订单。

在结束时，管理期望。 如果您需要特定日期的信息，请说出来。 此外，明确适当的沟通渠道。 如果您担心陌生电话，请告诉人们与您联系的最合适渠道。

5. 签字/签字

不要忘记添加适当的签名（您的忠实、真诚或类似的签名）和包含您所有详细信息的签名，包括姓名、职位和联系方式。

如果您要求某人通过邮件向您发送一些东西，请确保您的地址正确。

想知道更多关于如何发送询问邮件？ 阅读我们的指南，了解如何专业地结束电子邮件。

编写业务查询的最佳实践

在《哈佛商业评论》的一些启发下，我们提出了五种为商业目的编写查询电子邮件的最佳实践。 遵循这些，每个信息请求都将得到清晰有效的沟通。

1. 定制消息
2. 解释你是谁
3. 清楚你想要什么、何时以及为什么
4. 保持简短和甜蜜
5. 检查它（然后再次检查）

让我们更详细地了解这些指南。

1. 定制信息

商界人士面临压力，因此您越快切入主题，越具体，您就越有可能收到回复。

正如我们上面所解释的，商务咨询是正式的沟通，所以要礼貌和专业，而不是试图友好。

使用取自网站的千篇一律的模板可能无法准确传达或传达您想要的信息。

Flowrite 等高级写作支持工具可以帮助您找到真实的声音。 它使您能够创建礼貌、专业且更有可能产生快速回复的定制业务查询。

2. 解释你是谁

在编写业务查询电子邮件或信息请求时，您是谁很重要。 不要立即跳入您的请求。 相反，告诉读者你是谁。

这让读者了解他们正在与之交流的人以及他们为什么要认真对待你。

3. 清楚你想要什么、何时以及为什么

研究人员发现，电子邮件发件人高估了发件人期望回复的速度。 在工作时间以外发送的业务查询电子邮件会让人感觉更加紧迫，从而产生回复压力，从而导致压力。

关键要点是：在发送业务查询电子邮件时，请清楚您请求的信息、何时需要，以及关键的原因。

根据福布斯的 Avery Blank 的说法，清楚自己需要什么以及为什么会减少混淆，并使您更有可能收到回复。 好处是您将节省时间、精力和不得不发送后续请求的潜在尴尬。

清晰度还可以阻止您收到数百封冷电子邮件或电话。 如果您想要电子邮件回复，请说出来。 如果您希望接到电话，请询问。

不要让这个人事后怀疑。

4.保持简短和甜蜜

业务专业人员很忙，因此请保持您的要求简洁。

你的信息应该多长？

Hubspot 的专家建议您的电子邮件长度在 50-125 个字之间。 虽然可能无法将您的信息限制在 125 字以内，但理想情况下，它应该少于 200 字。

5.检查它（然后再次检查）

撰写商务电子邮件时，准确性至关重要，因此请确保在发送之前查看并完善您的邮件。 如果您同时发送多封电子邮件，请仔细检查关键信息，例如收件人的姓名和他们的组织。

如果您使用不是您的第一语言进行交流，请特别小心。 免费的在线拼写检查器可能会在上下文中遇到困难或不理解特定的技术或专业术语，因此不要总是在不检查的情况下相信他们的建议。

为避免出现问题，请尝试使用人工智能写作工具，例如 Flowrite，它可以了解您要联系的对象以及您的信息意图。

我应该什么时候跟进业务查询？

如果您遵循了我们上面的建议和指导，您很可能会收到回复。 但是，如果您仍在等待，则可以发送提醒电子邮件。

我们已经在这里介绍了如何创建提醒电子邮件，但问题仍然存在：何时发送业务查询提醒电子邮件？

如果您的请求不紧急，请给该人至少几天的时间回复您。 在紧急情况下，您可以发送电子邮件甚至更早地致电。

在所有情况下，在考虑如何撰写后续电子邮件时保持礼貌是值得的。 有人可能没有回复您的消息可能有一个真正的原因。

业务查询电子邮件示例

因此，我们概述了创建完美业务查询电子邮件的基本原则。 尽管如此，在实践中看到这些总是有帮助的。

为了帮助解释一些基本点，我们在下面创建了一些业务查询电子邮件示例。

创建电子邮件查询时，准确性和真实性至关重要。 您希望人们理解您是认真的，而使用填写空白的模板是无法做到的。 不要复制和粘贴，而是将这些作为创建电子邮件的灵感。

更好的是，使用 Flowrite 是编写业务查询电子邮件的最简单、最快的方法。 借助人工智能的最新发展，我们的工具可以生成真实且个性化的电子邮件，确保您获得所需的信息。

向组织发送电子邮件

如果您发送的是通用电子邮件地址，请保持正式。 在此业务查询电子邮件示例中，我们要求将目录发送给我们。 它既快速又简单，解释了您想要什么、何时想要以及为什么。

向个人发送电子邮件

此业务查询电子邮件示例的格式与第一个示例基本相同，但针对收件人进行了个性化设置。 当您建立个人联系时，您会增加回复的机会。 同样，您将看到我们如何在电子邮件末尾以礼貌但坚定的方式管理期望。

询问详细信息

在此示例中，我们需要更多信息来帮助我们做出购买决定。 因此，要点不是冗长冗长的信息，而是阐明我们需要什么、何时以及为什么。

使用 Flowrite 的业务查询电子邮件模板写作

Flowrite 是一种人工智能写作工具，可以将短要点转化为成熟的电子邮件和消息。 您只需记下几句话作为说明，选择正确的模板，然后观看电子邮件自己编写。

当我们谈论电子邮件模板时，我们并不是指您需要复制和粘贴的任何预先编写的内容。 相反，我们的模板会引导 AI 从头开始​​为您的目的编写正确类型的电子邮件。 这是我们的业务查询模板的示例。

如您所见，Flowrite 为您生成的电子邮件是个性化的和上下文感知的。 此外，您不必担心收件人可能会如何看待单词选择或短语，因为您可以选择生成的电子邮件的语气。 拼写和语法错误？ 它的英语也很流利。 黑屏综合症？ 选择模板而不写任何要点，Flowrite 将为您生成示例电子邮件。

我应该从中得到什么？

您现在应该了解什么是业务查询（以及不是什么）、正确的业务查询电子邮件格式以及创建公司信函的一些最佳实践。 您现在应该清楚如何编写业务查询电子邮件了。

我们提供的示例演示了如何创建直接而详细的业务查询，让您有信心创建自己的查询。

我们的最后一条建议是不要复制和粘贴，并在您的专业交流中引入一些个性。