如何通过 7 个步骤格式化商业信函

写一封正式的商业信函可能感觉像是一项令人生畏的任务，但它并不一定很困难。布局和语气有既定的规则，您可以轻松遵循这些规则来创建精美的对应关系。

虽然现在大多数商业信函都是作为数字文档发送的，但您仍然会发现它们是以老式方式打印的。商业信函可用于通知利益相关者、提供推荐信、确认就业或分享工作机会以及其他重要的商业信函。

在本指南中，我们将讨论如何使用块格式来格式化用于商业目的的信件。 （其他格式选项包括修改块、半块和缩进形式。）

让我们言归正传吧。

格式化商业信函

商业信函是出于官方目的的正式书面文件。它通常从一家公司发送到另一家公司，或者发送给客户、利益相关者或员工。格式正确的字母显示出结构、一致性和组织性。

以下是您在格式化商务信函时需要注意的事项。

• 边距
• 间距
• 字体大小
• 地址
• 信笺
• 理由

如何格式化商业信函

格式化商业信函并不需要让人感到畏惧。有一个起源于 12 世纪的简单的六步流程。那是九个世纪前的事了！遵循这种经过验证的方法可以高效且有效地构建正式信件。

1文档设置

在开始撰写商务信函之前，请将字体设置为 Times New Roman 或 Arial，字体大小为 12。将文本左对齐，并确保书写内容为单倍行距，段落之间有空行。文档的顶部和底部应留有 2 英寸的边距，两侧应留有 1 英寸的边距。

2联系方式和日期

在信函的最顶部添加您的信头，其中包括个人或公司的姓名和联系方式。信头通常居中，或在文档顶部左对齐，名称和公司徽标（如果相关）位于顶行，其他相关信息（例如位置和联系方式）位于下面几行，尽管该信息是选修的。

在信头下方添加您和收件人的联系信息。以下是您应在信函顶部列出的信息（按其出现的顺序排列）。

• 你的名字
• 你的职位
• 你的公司
• 您的公司地址
• 您的公司电话号码
• 您的企业电子邮件地址

在您的信息末尾跳过一行并插入您写信的日期。然后在添加收件人信息之前跳过另一行。

• 您的收件人姓名
• 您的收件人的头衔
• 您的收件人的公司
• 您的收件人公司地址

再次跳过一行，并以粗体添加信件的主题。

3称呼

商业信函应该是正式文件。称呼应与信函的专业性质相匹配。

以下是您可以在商务信函中使用的一些称呼。

• 敬启者
• 亲爱的先生/女士/Mx。 / 博士[姓氏]
• 亲爱的[名字]（如果您与收件人有非正式关系）

4身体

现在是时候写了。使用单行距，并在每个段落之间留出额外的空格，起草商务信函的正文。大多数商业信函的正文分为三个部分。力求将信件控制在一页内，这是首选。

• 简介：展示您的信件的目的。解释您编写此文的原因、您希望实现的目标，以及对您将涵盖的重要信息的快速概述。
• 正文：提供有关您在介绍性段落中概述的重要信息的详细信息。这可以是一到五个段落。
• 结论：总结您所讨论的所有内容。如果相关，请包括号召性用语或后续步骤。

5结束语和签名

结束一封信可能会让人感到尴尬。不过，过度使用、陈词滥调的结尾实际上非常适合专业信件。无论您选择正式还是非正式的结束语，都要保持专业。这是一些可能性。

• 真挚地
• 尊敬
• 亲切地
• 最好的
• 谢谢
• 问候

在结束语下方，保留四到六行空白，以便您可以在打印文档后或通过电子签名应用程序签署文档。在这四行之后，在您姓名下方的行中输入您的全名和头衔。

6 个外壳（可选）

如果您想在信函中包含一些文件，例如表格或简历，您可以在结语下方几行写下“附件：”，然后列出其他文件。

7回顾

在寄出信件之前，请花时间校对它。一封专业信件不仅格式正确，语法、标点符号和拼写也应该没有错误。进行语法检查，并考虑您的语气以确保您听起来很专业。

商业信函格式示例

1块状商业信函示例

沃维尔公司

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

2023 年 11 月 1 日

Ethan Grinch 先生 Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

主题：圣诞庆典物流

亲爱的格林奇先生，

我写这封信是想请求您的帮助，让我们的圣诞节庆祝活动比以往任何时候都更加盛大、更加热闹。由于您过去曾协助我们举办庆祝活动，我们希望您今年愿意再次参与其中。

我正在想象今年的圣诞树有一棵 84 英尺高的白冷杉，它来自宾夕法尼亚州奥本市。这将需要一些运输物流。此外，我们希望用真正的驯鹿进行雪橇之旅。和去年一样，我们将有城镇标志。此外，我们想在市中心建立一个移动圆形剧场，配备灯光、烟花和烟雾机来开始表演。

今年，我们正在为圣诞树及其运往 Whoville 的圣诞树寻求资金。但是，我们很乐意接受您提供的任何其他帮助。请告诉我您想提供什么帮助，我会与您联系以提供更多信息。

最好的，

[签名]

Cindy Lou Who 首席圣诞节组织者 Whoville, Inc.

附件：圣诞树成本表、志愿者机会清单

2. 块状商业信函示例

大熊属性 

有限责任公司

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

2023 年 3 月 17 日

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

主题：就业证明

亲爱的阿曼达，

您的一名员工 Hayley McPhee 已申请在我们的一个公寓大楼内购买一套公寓。我正在联系您索取就业证明。

为了使她的住房申请获得批准，我需要就业证明和工资信息。请在您方便的时候尽早将其发送到本信顶部列出的地址。如果您可以将其作为 PDF 附件附加，我也可以通过电子邮件接受此信息。

以下是我为此应用程序寻找的信息的快速摘要。

• 一封证明她就业的信
• 薪资汇总

最好的，

[签名]

乔安妮·斯科特大熊地产有限责任公司