如何通过 7 个步骤格式化商务信函

写一封正式的商业信函可能会让人觉得是一项艰巨的任务，但其实并不一定很困难。 有既定的布局和语气规则，您可以轻松遵循这些规则来创建精美的对应关系。

虽然现在大多数商业信函都以数字文档的形式发送，但您仍然会发现它们是以老式方式打印出来的。 商业信函可用于通知利益相关者、提供推荐信、确认就业或分享工作机会，以及其他重要的商业信函。

在本指南中，我们将讨论如何使用块形式为商业目的格式化信件。 （其他格式化选项包括修改后的块、半块和缩进形式。）

我们开始谈正事吧。

格式化商业信函

商业信函是用于官方目的的正式书面文件。 它通常从一家公司发送给另一家公司，或发送给客户、利益相关者或员工。 格式正确的字母显示结构、统一性和组织性。

以下是您在设置商业信函格式时需要注意的事项。

• 边距
• 间距
• 字体大小
• 地址
• 信头
• 理由

如何格式化商业信函

格式化商业信函并不需要令人生畏。 有一个起源于 12 世纪的简单六步流程。 那是九个世纪前的事了！ 遵循这种行之有效的方法来有效地构建正式的信件。

1文档设置

在开始写商业信函之前，将字体设置为 Times New Roman 或 Arial，字体大小为 12。将文本左对齐并确保您的文字是单倍行距，段落之间有一个空行。 文档的顶部和底部应留有两英寸的边距，两侧各留一英寸的边距。

2联系信息和日期

在您信件的最顶部，添加您的信头，其中包括个人或公司的姓名和联系方式。 信头通常居中，或在文档顶部左对齐，名称和公司徽标（如果相关）在顶行，以及其他相关信息，例如下面几行的位置和联系方式，尽管这些信息是选修的。

在信头下方，添加您和收件人的联系信息。 以下是您应该在信函顶部列出的信息，按其应出现的顺序排列。

• 你的名字
• 你的工作职位
• 你的公司
• 您的公司地址
• 您的公司电话号码
• 您的企业电子邮件地址

在您的信息末尾跳过一行并插入您写信的日期。 然后在添加收件人信息之前跳过另一行。

• 您的收件人姓名
• 您收件人的头衔
• 您收件人的公司
• 您收件人的公司地址

再次跳过一行，并以粗体添加信件的主题。

3称呼

商业信函应该是正式文件。 称呼应与信件的专业性质相匹配。

以下是您可能会在商业信函中使用的一些称呼。

• 敬启者
• 亲爱的先生/女士/Mx。 / 博士 [姓氏]
• 亲爱的[名字]（如果您与收件人有非正式关系）

4身体

现在是时候写了。 使用单行距，每个段落之间有一个额外的空格，起草您的商业信函的正文。 大多数商业信函的正文都分为三个部分。 旨在将信件保持在单个页面上，这是首选。

• 简介：展示你的来信的目的。解释你为什么要写它，你希望实现什么，以及你将涵盖的重要信息的快速概述。
• 正文：提供有关您在介绍性段落中概述的重要信息的详细信息。 这可以是一到五个段落。
• 结论：总结你所讨论的一切。 如果相关，请包括号召性用语或后续步骤。

5结束和签名

结束一封信会让人感到尴尬。 不过，过度使用、陈词滥调的结尾实际上可能非常适合专业信函。 无论您选择正式或非正式的结束语，都要保持专业。 这是一些可能性。

• 真挚地
• 尊敬
• 亲切地
• 最好的
• 谢谢
• 问候

在结束语下方，留出四到六行空白，以便您可以在打印文件后或通过电子签名应用程序签署文件。 在这四行之后，在您姓名下方的行中输入您的全名和头衔。

6 个外壳（可选）

如果您有想要包含在信件中的文件，例如表格或简历，您可以写下“附件：”，然后是其他文件的列表，在您的结语下方几行。

7回顾

在你寄出你的信之前，花点时间校对它。 一封专业的信函不仅格式正确，其语法、标点符号和拼写也应该没有错误。 进行语法检查，并考虑您的语气以确保您听起来很专业。

商业信函格式示例

1块状商业信函示例

Whoville公司

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

2023 年 11 月 1 日

Ethan Grinch 先生 Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

主题：圣诞庆典物流

亲爱的格林奇先生，

我写这封信是想请求您的帮助，让我们的圣诞节庆祝活动比以往任何时候都更盛大、更精彩。 由于您过去曾协助我们举办庆祝活动，我们希望您今年愿意再次参与。

我正在为我们今年的圣诞树想象一棵 84 英尺高的白色冷杉，一棵来自宾夕法尼亚州的奥本。 这将需要一些运输物流。 此外，我们希望用真正的驯鹿进行雪橇之旅。 和去年一样，我们将有城镇标志。 此外，我们想在镇中心建立一个移动圆形剧场，配备灯光、烟火和烟雾机来开始演出。

今年，我们正在为圣诞树及其运往 Whoville 的运输寻求资金。 但是，我们很乐意接受您可以提供的任何其他帮助。 请让我知道您想提供什么帮助，我会与您联系以获取更多信息。

最好的，

[签名]

Cindy Lou Who 首席圣诞组织者 Whoville, Inc.

附件：圣诞树成本表，志愿者机会清单

2. 正楷商业信函范例

大熊属性 

有限责任公司

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

2023 年 3 月 17 日

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

主题：就业证明

亲爱的阿曼达，

您的一名员工 Hayley McPhee 申请了我们其中一个公寓大楼的公寓。 我联系你要工作证明。

为了让她的住房申请获得批准，我需要工作证明和工资信息。 请在您方便时尽早将其发送至本信顶部所列的地址。 如果您可以将其作为 PDF 附件，我也可以通过电子邮件接受此信息。

以下是我正在为该应用程序寻找的信息的快速摘要。

• 一封证明她工作的信
• 薪酬汇总

最好的，

[签名]

乔安妮·斯科特大熊地产有限责任公司