7 个顶级商务写作示例：商务作家指南

商业写作有多种形式和大小。 研究这 7 个商务写作示例，了解如何在您的公司中使用书面交流。

无论公司规模大小，商业写作都是日常业务运营的一部分。 商务通信的句子结构、用词选择和格式特定于所发送文件的类型。 被要求起草商业文件的员工需要了解现有的不同类型的商业文件。 一些通用的写作技巧适用于所有类型的商务写作，包括：

• 用主动语态而不是被动语态写作
• 沟通简洁直接
• 致力于通过校对和使用语法和拼写检查程序来避免拼写错误
• 避免行话和流行语
• 谨慎使用首字母缩略词

此外，任何为企业写作的人都必须致力于无差错的工作。 大多数公司都会有写作指南，涵盖其书面文件的风格和语气，作家也应该研究这些。 尽管如此，商业中使用的不同类型的写作仍然存在一些差异。 以下是您可以学习的商业写作示例列表，以便为您的企业或组织制作更好的作品。

1.商业信函

商务信函是交易商务写作的一种形式。 商业信函是组织内的一个人发送给另一个人的正式书面文件。 很多时候有人可能需要使用这种类型的业务通信，包括：

• 商业建议书：这些信件提出了两方之间的商业安排，并概述了该安排的条款。
• 推荐信：一封推荐信被发送给潜在的雇主，以推荐某个职位的申请人。
• 跟进信件：在面试或其他面对面的交流之后，业务专业人员通常会发送一封跟进信件，其中涵盖谈话或采访以及之后出现的任何问题。
• 录取通知书：录取通知书概述了商业报价的条款，通常是在工作机会摆在桌面上时。
• 求职信：求职信附有简历或工作申请。
• 辞职信：这封信告诉一家公司您要发出辞职通知。 大多数公司要求在结束日期后的几周内提交辞职信。

这是您在撰写商业信函时可以使用的模板。 请记住，您将在每个部分之间跳过一行：

• 您的联系方式
• 日期以月、日、年格式
• 收件人的职位、公司名称和地址
• 称呼，通常采用“亲爱的人的名字”格式
• 信件正文，每个段落之间有一个空格。
• 呼吁采取行动结束包括电子邮件和电话号码在内的信件正文（如果适用）。
• 以“尊敬的您”的格式结束，
• 手写签名
• 输入名称

这可能是这样的：

约翰·史密斯
特鲁里巷 123 号
纽约，NY 12345

2021 年 4 月 20 日

莎拉柯林斯
人力资源总监
顶峰科技
商业路123号
纽约，NY 12345

亲爱的柯林斯女士，

我写信是想告诉您我们即将在纽约举行的科技活动，并邀请您担任主旨发言人。 该活动将于 9 月 15 日至 18 日在 Raddison 酒店举行。

在过去的五年里，随着 ACME Tech 的发展和新员工的入职，我看到了你在人力资源方面的专业知识。 我们相信您将成为我们与会者的宝贵财富，他们正在寻找更好的方法将他们的新员工融入他们的科技公司。

演讲者的套餐将包括住宿、膳食和适度的酬金。

如果您有任何问题，请随时通过 [email protected] 或致电 444-444-4444 与我联系。 我期待着您的回音。

真挚地

（签名）

约翰·史密斯

2. 商务邮件

商业电子邮件在结构上类似于商业信函。 但是，它们还包含一个主题行。 在这种专业交流形式中，您会希望主题行能够说明电子邮件的发件人和发送原因。 在电子邮件中，您将遵循与商业信函相同的格式，但跳过顶部的联系信息和日期。 这封信的结构应该是相似的。 在签名中，用您的姓名、职位、电话号码和电子邮件地址结束信件。 以下是您可以如何调整以前的商业信函以适应电子邮件格式：

主题：九月主题演讲邀请

亲爱的柯林斯女士，

我写信是想告诉您我们即将在纽约举行的科技活动，并邀请您担任主旨发言人。 该活动将于 9 月 15 日至 18 日在 Raddison 酒店举行。

在过去的五年里，随着 ACME Tech 的发展和新员工的入职，我看到了你在人力资源方面的专业知识。 我们相信您将成为我们与会者的宝贵财富，他们正在寻找更好的方法将他们的新员工融入他们的科技公司。

演讲者的套餐将包括住宿、膳食和适度的酬金。

如果您有任何疑问，请通过 [email protected] 或致电 444-444-4444 与我联系。 我期待着您的回音。

真挚地

John Smith，Tech Events Inc. 营销协调员

[email protected] 444-444-4444

3.备忘录

备忘录或备忘录是一种简短、简洁的沟通形式，通常发送给企业内的一群人。 它通常用于向组织的成员宣布某种形式。 备忘录有一个特定的标题模板，即：

• 备忘录
• 收件人：（读者全名和职务）
• 发件人：（发件人的全名和职务）
• 日期：（完成日期）
• 主题：（简短的主题，彻底表明备忘录的要点）

备忘录本身有一个在句子中重申主题的介绍。 正文段落提供了公告的原因或备忘录的其他目的。 它以结束语结尾，总结了要点并提醒读者他们应该如何处理所包含的信息。 以下是实用备忘录的示例：

致：人力资源团队

来自：John Smith，经理

日期：2021 年 4 月 20 日

主题：在上班时间不当使用电话应用程序。

人力资源团队，

我注意到办公室里的一些人花太多时间在手机上玩闹钟。

最近的统计研究发现，人们花在手机游戏上的时间对普通公司来说每年要花费大约 100 万美元。 这是我们无法承受的损失。

我们不想加入不必要的规则，所以请更加注意您的电话使用。 记住，你是上班时间。

谢谢，

约翰·史密斯，经理

4.手册

手册提供了员工做好工作所需的信息。 这包括办公室或公司的规则以及为公司工作必须遵守的程序。 就雇佣的合法性而言，员工手册是必不可少的。 如果手册中没有明确列出某些内容，员工可能不对这些行为承担责任。 它们还需要清晰且具有指导性，以便员工可以阅读它们并清楚地理解期望。 虽然每家公司都有自己的规则，但大多数员工手册的一些组成部分包括：

• 公司使命宣言和历史
• 法律声明
• 着装规范
• 工作时间和报酬
• 加班政策
• 好处
• 责任与期望
• 公司假期和带薪休假
• 晋升机会
• 旅行和报销规则

由于篇幅过长，无法展示手册的示例，但这里有一段摘录，展示了手册听起来可能是什么样子。 这个例子来自 Indeed.com。

2.着装要求

我们将为您提供四件印有我们名字的T恤和四条白色围裙。 您可以选择三种颜色和尺码的 T 恤。 您有责任将衬衫和围裙带回家，并在轮班后清洗。 如果它们在工作中或其他地方损坏，可以免费更换。 员工可以穿无破洞的牛仔裤、休闲裤和裙子，以及膝盖以上六英寸的短裤。 不允许穿紧身裤和其他运动服。 您可以穿任何鞋子，但出于安全原因，必须将脚趾贴近。

5. 业务报告

业务报告是显示组织的结果或项目信息的信息写作。 通常，这些报告包含数据和研究，并发送给领导层或利益相关者，以帮助他们为业务做出决策。 企业可以制作多种类型的报告，包括以下方面的报告：

• 遵守
• 调查
• 可行性
• 对企业的建议

商业报告的组成部分包括：

• 执行摘要
• 目录
• 介绍
• 正文，可能是要点而不是段落
• 结论
• 参考
• 可选附录

以下是商业报告摘录的示例：

2021 年，ACME Tech 签约了 10 个新客户，而社交媒体对于获得这些客户至关重要。 本报告总结了我们在社交媒体上的影响力，提供的结果可以帮助我们在来年加大营销力度。

6.会议议程

虽然让每个员工都参加每次会议是理想的，但有时这是不可能的。 会议议程是商务会议所涵盖主题的简短指南。 这也是商业写作的信息形式之一。 会议议程在会前写好，指导会议的方向。 它们以大纲形式或要点形式编写，以便会议的领导者可以轻松地看到需要发生的事情。 会议结束后，可以将议程发送给无法参加的人，让他们知道发生了什么。 这是议程的示例：

会议议程

日期：2021 年 4 月 20 日
时间：中午12点
地点：会议室

议程详情

目标：会议的目标是讨论为下一财年实施的社交媒体营销策略。

回顾过去的社交媒体活动

时间：15分钟
目的：提供信息
领袖：约翰·史密斯

一个。 展示社交媒体活动的例子
b. 审查这些活动的有效性
C。 确定最有效的活动。

7. 新闻稿

新闻稿被发送到主要新闻媒体，以宣布组织内的变化或新闻。 它们有助于营销，因为它们使企业的名称出现在潜在客户面前，它们还可以帮助激发对企业良好变化的兴奋。 然而，新闻稿很少用于坏消息，旨在通过它们改善营销。 新闻稿使用专业的语气和良好的商业写作技巧。 它们永远不会超过 500 字，并且通常引用领导或利益相关者的话。 他们以“关于我们”的样板内容结尾，指向业务。 以下是新闻稿的示例：

ACME Tech 宣布新任首席执行官

新领导人的到来正值这家纽约科技公司实现前所未有的增长之际。

纽约州纽约市，2021 年 4 月 20 日——总部位于纽约的科技公司 ACME Tech 周三宣布将任命一位新的首席执行官。 Gerald Fitzgerald 将于 9 月在其财政年度开始时加入公司。

这位临时首席执行官对此次加入表示兴奋。 “在经历前所未有的增长时，我很高兴能为我们公司带来如此强大的领导者。 我期待与 Gerald 合作，将 ACME Tech 推向新的高度。”

Fitzgerald 先生预计将重点关注公司的社交媒体影响力以及将新的创新产品推向市场。

关于 ACME 技术

ACME Tech 是一家来自纽约的科技公司，专注于创新的企业对企业产品。 他们以其 CRM 软件产品而闻名。

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