任何人都可以使用的 12 个顶级商务写作技巧

如果您刚刚开始您的商业生涯或经验丰富的专业人士，这些商业写作技巧将帮助您将工作沟通提升到一个新的水平。

当您的职位需要您创建高水平的商务沟通时，关键是您要不断努力发展您的商务写作技巧。 无论您是在改善句子结构以创造良好的商业写作，还是试图增加主动语态而不是被动语态的使用以提高写作的清晰度，提高技能水平都可以帮助您创造更有效的商业写作来传达您的信息穿过。

在这里，我们来看看一些技巧，您可以使用这些技巧来创建更有效的沟通并开发更好的商务写作技巧。

1.了解你的听众

无论您从事何种类型的写作，了解您的听众都是使用正确的沟通技巧来传达您的观点的关键。 如果你正在写一份备忘录，向你的上级详细说明最新的研究变化，你将采用不同于为董事会成员编写季度更新的方法。 当您了解您的受众时，您可以根据他们的知识水平定制您的业务文档，无论是包括他们熟悉的技术术语，还是花费必要的时间和空间让他们了解您行业的最新变化.

2. 深入研究课题

当您正在努力快速开发一项业务通信时，只进行表面层面的研究可能很诱人。 相反，请花时间深入研究您正在讨论的问题。 这不仅是帮助您成为更好的商业作家的明智之举——当主管或董事会成员不可避免地在走廊上拦住您讨论您文章中的某个观点时，它还会为您提供所需的信息。

如果你觉得你需要比你的主管允许的更多时间来完成你的商业写作所需的研究量，请不要犹豫与他们联系并解释推迟截止日期将如何支持你和公司。

3. 了解你的目的

对于某些类型的商务写作，要点很明确。 也许您正在就您一直在努力解决的特定问题向您的团队撰写更新，或者您正在向董事会提供本季度的财务更新。 这些类型的书面交流有明确的目的，使您在写作时很容易保持在正轨上。

然而，对于其他类型的交流，可能更难切中要点——尤其是当您不确定要点是什么时。 如果您正在撰写选民更新或向您的老板提供进度报告，请在开始写作之前尽力澄清您正在努力涵盖的要点。 您的作品将更易于访问，您的观众将欣赏您简洁的方法。

4. 预期问题

当你的商业写作结束时，花点时间想象你是你的听众中的一员。 尽最大努力假设他们对你的工作的了解程度。 现在，回到你写作的开头，试着通过他们的眼睛来阅读。 他们可能会有什么问题？ 你写作的哪些部分对他们来说难以理解？ 通过预测您的听众可能会提出的问题并将答案写到您的文章中，您可以创建更准确、更有效的沟通方式。

5.写前大纲

了解商务写作的目的后，在开始实际写作工作之前制定大纲会很有帮助。 把你的主要观点写在纸上可以更容易地深入研究你的写作介绍，并可以帮助你决定在每个重点领域投入多少时间和空间。 如果您正在努力完成大纲，请不要担心 - 即使记下一两个要点和一些支持细节也可以帮助您在不确定从哪里开始时朝着正确的方向前进。

6.避免过于复杂

当您为商业写作时，可能很想炫耀您的行业知识，但在写作时要抵制过度使用技术术语的冲动。 如果一个复杂的词有一个简单的替代词，就使用它。 当您保持写作简单时，您的听众就更容易理解您的想法。

虽然您的观众可能具有较高的阅读水平，但建议您在作品中瞄准初中或高中的阅读水平。 当您发送一段商业通信时，您并不是在尝试教授大学课程——您是在尝试将想法快速、高效且有意义地传达给您的听众。 不要担心试图用花哨的词汇给商业世界的人留下深刻印象。 他们会对你简单而准确地表达你的观点的能力印象深刻。

7. 读出来

当你大声朗读你的作品时，可以更容易地找到措辞笨拙或语法不正确的地方。 通常，在校对过程中，我们的眼睛会略过这些问题。 如果您觉得舒服，请朋友大声朗读您的作品可以让您更清楚地了解您的作品将如何传达给您的听众。 当你在听你的工作时，尽量不要因为简单的错误而对自己太过苛刻——在你继续将你的交流发送给其他人之前回去并进行必要的更正。

8.消除填料

用填充词填充电子邮件或其他业务通信的正文可能很诱人，尤其是当你试图表明你深刻理解这项任务时。 然而，在商业世界中，不必要的废话是不受欢迎的。 你会希望你的写作尽可能简洁。 问问自己，您的听众是否从您的交流中获得了他们需要的信息，如果是，就此结束。 如果您需要在时事通讯或其他类型的更新中填写空间并且没有相关信息，请询问您的主管是否可以联系另一个部门以合并更新。

9.忘记商业术语

完成商务写作后，花一点时间回过头来寻找大多数人不会理解的单词。 但是，如果您有无法更改的行业特定条款，那也没有问题。 如果你不必要地使用了行话，把它去掉，用一个不太复杂的词。

流行语不会让您的听众相信您知道自己在说什么，并且会影响您在商务沟通中想要达到的专业语气。 您想让阅读您的商务通讯的人尽可能简单地理解您要说的内容。 保持你的词汇简单可以使阅读你的交流更有效率。

10.寻求帮助

如果您是商务写作的新手，可能很难弄清楚如何准确地组织您的商务沟通。 如果您的写作风格通常更适合社交媒体或有说服力的写作，或者您从未以商业身份担任过专业作家，则尤其如此。

在征求他人对您的商务写作的反馈时，让他们知道您不仅仅是在寻求拼写错误方面的帮助。 相反，告诉他们您希望获得有关使您的写作更简洁和适合您的听众的反馈。 由您的主管或传播主管来运行您的商业信函和其他通信的初稿是一个明智的举动，特别是如果您仍然习惯于公司的风格指南。

11.致力于改进

当您刚刚开始商务写作时，您会对自己是否以正确的风格和格式与同事和上司沟通感到不确定和紧张，这是有道理的。 像任何新技能一样，开发您的技术写作可能需要时间。 致力于变得更好不仅会引起主管的注意，还有助于增强您的信心。 使用拼写检查器、参加在线或面对面的写作课程，以及使用语法检查器（如 Grammarly 和海明威编辑器）可以帮助增强您对商业写作能力的信心。

12.使用语法检查器

一个好的语法检查器是快速查找和修复报告、电子邮件和业务文档中的语法和标点符号错误的最简单方法。 您可以将语法检查器安装为桌面应用程序或您首选的电子邮件编写工具或文字处理器的插件。 它应该几乎立即发现这些错误。 然后，您可以找到并修复比操作系统中的内置语法检查器所能发现的更多的语法错误。

Grammarly 是我们为商务专业人士提供的顶级语法检查工具之一。 在这篇 Grammarly 评论中找出原因。