如何撰写完美的候选人拒绝电子邮件
已发表: 2022-03-22告诉潜在候选人他们没有工作是任何人都可以做的最具挑战性的事情之一，但你必须这样做。 求职者已经花费了时间、精力，在某些情况下还花费了费用来提交申请和参加面试，所以你至少可以告诉他们他们是否还没有找到工作。
最好的候选人拒绝电子邮件是个人和专业的，为求职者提供足够的反馈。 他们在积极、信息丰富和鼓励之间找到了正确的平衡，同时仍然拒绝。
做对了，您可以提高企业的声誉。 弄错了，一封糟糕的工作拒绝电子邮件会迅速传遍全球，损害您的声誉和信誉。
那么，你如何写出完美的候选人拒绝信呢？ 阅读我们的指南以找出答案。
什么是拒绝电子邮件？
工作拒绝电子邮件回复是对提交申请或参加面试后未成功的求职者的一种专业礼遇。
一旦你决定面试或雇用谁，你必须尽快让不成功的候选人知道。
拒绝工作的电子邮件没有真正的规则，但你绝对应该发送一封。 可悲的是，许多组织不打扰。
求职平台Workable发现，75%的求职者在发送申请后从未收到回复。 还有 60% 的人在面试后从未收到任何反馈。
为什么我需要了解工作拒绝电子邮件？
撰写拒绝信的任务通常委托给可能没有参与选拔过程的员工。 关键是在鼓励和积极但诚实和专业之间找到正确的基调。
如果您以前从未写过申请人的拒绝信，那么在您打出所有正确的音符之前可能需要一些练习。 即使是经验丰富的招聘人员也可能会发现创建拒绝电子邮件可能具有挑战性。
告诉某人坏消息总是很棘手，但写拒绝信尤其具有挑战性。 求职者在招聘过程中投入了情感，拒绝可能很难接受。
Glassdoor 发现，从申请到预约，平均招聘过程需要 27 天。 如果应聘者被邀请面试并遇到了潜在的雇主，那么很难接受“不”。 当被拒绝时，求职者会经历一系列情绪，包括失望、愤怒和沮丧。
一封遗漏或写得不好的信可能会损害收件人的自我概念和潜在新兵的未来意图，”研究人员发现。简而言之，一封糟糕的拒绝信可能会对某人的心理健康造成持久损害。
在另一项研究中，学者发现未收到信件而被拒绝的申请人更有可能认为该组织未能履行其义务。 那些没有收到个性化拒绝信的人有研究人员所说的对组织的“更消极的意图”。
一封写得很好的拒绝信可以实现三件事：
- 及时提供重要新闻。
- 为求职者提供情感封闭。
- 保护声誉并提高他们对您组织的看法。
面试前的拒绝信或面试后的拒绝电子邮件可以长短不一，但它需要包含我们接下来将介绍的一些细节。
什么是优秀的候选人拒绝电子邮件？
我们以前写过关于专业电子邮件礼仪的文章，但职位空缺的拒绝信略有不同。 我们的研究发现，任何成功的拒绝电子邮件都有四个核心部分。
- 感谢申请人
- 给出坏消息
- 解释原因
- 积极结束
让我们更详细地看看这些。
1.感谢申请人
求职者投入了时间和精力来申请。 他们热情、兴奋，并在这个过程中投入了情感。 求职难，拒绝更难。 因此，必须通过感谢他们的努力来认识到这一点。
2. 给出坏消息
拒绝信是关于坏消息的，所以要清楚和坦率。 如果它是一个不，那么就这样说。
您的回答必须是明确的，并且让申请人不要幻想他们有机会。 一刀两断是最公平的方法。
3. 说明原因
解释这个人为什么没有找到工作是至关重要的。
您可以在此处输入尽可能多的详细信息。 在某些情况下，它可能就像说明有更合适的候选人一样简单，或者您可能想提供冗长而详细的反馈。 请参阅下面的示例以获得一些灵感。
即使是简短的反馈也比没有反馈要好。
4. 积极结束
以积极的态度完成您的电子邮件至关重要。 你没有给这个人一份工作，但他们有一个角色。
感谢申请人，认可他们的长处，并鼓励他们再次申请。 如果您准备好跟进，请主动向申请人提供反馈。
如何通过电子邮件拒绝候选人
您已经阅读了我们构建完美电子邮件的框架，但您可能想知道这如何转化为拒绝电子邮件？ 让我们来看看写申请拒绝信的一些重要技巧。
1.使用人名
向所有受访者发送群组电子邮件可能很诱人，但不要这样做。 总是直呼对方的名字。 他们会很感激的。
我们更喜欢使用名字，因为它听起来更个性化。 您可以在我们的深入博客中了解有关如何开始专业电子邮件的更多信息。
2. 感谢他们申请
每次申请和面试都代表求职者付出了数小时的努力，因此不仅欢迎您表示感谢； 这是必需品。
3. 从坏消息开始（不要为选择最佳人选而道歉）
立即告诉人们他们没有成功。 不要将其留在电子邮件的末尾以提供坏消息。 求职者会反复阅读您的电子邮件，所以要清楚，不要含糊其辞。
例如：
- 在这种情况下，我们决定不再进一步处理您的申请。
- 我写信是为了让你知道你没有被选中参加面试。
- 很遗憾，我们目前不会处理您的申请。
你可能想说对不起，但不要。 您做出的决定对您的业务最有利，无需道歉。
4. 个性化
花一点时间思考候选人的经历可以让求职者觉得你的决定是经过深思熟虑和公平的。 没有解释的拒绝会导致混乱、沮丧和不安。
5. 如果您提供反馈，请确保您是认真的
如此多的组织提供提供反馈但不提供反馈（出于多种原因）。 如果您不准备提供反馈，请不要提供反馈。
6. 鼓励他们再次申请
优秀候选人的大门永远不会关闭，因此请鼓励他们再次申请。 包括他们如何寻找新机会的细节。
您可以建议求职者在 LinkedIn 等社交媒体平台上与您联系，以了解新机会。
7.专业结束
我们写了一篇关于结束专业电子邮件的最佳实践的详细博客。 看看这个。
8.校对所有电子邮件
没有什么比一封写得不好的拒绝电子邮件更糟糕的了，所以在发送之前一定要检查它。
我的拒绝信应该多长时间？
没有正确或错误的答案。 第一件事是你写一封拒绝工作的信。 如此多的企业和组织甚至没有采取这一步。
一个很好的指导是，某人参与工作选择过程的时间越长，候选人拒绝信就应该越详细。 在大多数情况下，三四个段落就足够了。
拒绝电子邮件的主题行
最好让事情保持简单、清晰和专业。 我们建议您在主题行中列出职位名称。 例如，您可以使用以下内容。
拒绝电子邮件模板
您应该为每个角色和每个组织个性化您的拒绝电子邮件，但这里有一些您可以遵循的基本示例。
示例 1：基本的候选人拒绝电子邮件
这是一封非常标准的拒绝信，是为这个人量身定做的。 这是专业的，重点明确的。
示例 2：正式拒绝信
如果您代表其他人写作，请保持简短和正式。 这是一个例子。
示例 3：详细的拒绝电子邮件
如果你准备好提供详细的反馈，这对求职者来说是非常有益的。 该模板是面试后合适的样本拒绝信。 它以 Apple 使用的拒绝电子邮件为蓝本。
示例 4：个人工作拒绝电子邮件
如果您自己经营一家企业并想做一些稍微不同的事情（同时遵循我们的基本原则），那为什么不呢？
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