如何为每项任务选择正确的沟通渠道

我们在整个工作日以多种方式与同事沟通。 但有时很难知道哪个频道最适合每条消息。 在消息平台上给某人发 DM 或发送电子邮件更好吗？ 在公共渠道发布反馈还是私下发送？ 将想法记录在共享文档中或在电话中共享？

您的默认专业交流工具很有可能是电子邮件。 根据《哈佛商业评论》 ，员工将 80% 的时间用于通过电子邮件与同事交流。 尽管它显然是一种流行的选择，但它并不总是适用于所有场景的最佳通信方式。

但由于工作场所有如此多的沟通渠道，可能并不总是很明显哪种模式最有效。 以下是不同渠道的指南，它们如何在您的团队中使用，以及如何选择目前最好的渠道。

异步与同步通信

在确定哪种渠道最适合您的需求之前，了解您应该如何与同事互动以传达您的信息会很有帮助。 我们将分解两种类型的通信：异步和同步。

听起来可能很复杂，但理解异步和同步通信之间的区别相当简单。 异步意味着通信“不存在或同时发生”。 一个例子是寄信。 因此，同步的意思是“同时存在或发生”，并描述了各方同时存在和交互的地方——例如，在电话中。 异步通信不允许立即响应，而同步通信需要实时处理信息，然后是响应。

在决定使用哪种沟通渠道时，您需要考虑公司的文化以及您对所传达信息的期望。

例如，假设您需要与您的经理讨论个人事务。 他们更喜欢可以在自己的时间表上准备回复并跟进的电子邮件，还是鼓励安排一对一的会议？ 如果是后者，则可能需要一种同步通信方法，例如面对面会议。

沟通渠道的类型

公司中心或内联网

最适合：年度报告; 和组织跟进

作为可供广大受众访问的异步通信渠道，Intranet 或在线中心充当组织内高层活动的仪表板。 它有助于在集中的官方平台上发送一致的消息。

它还使组织内所有级别的资源和信息都可用。

电子邮件

最适合：与团队或跨部门共享更新和结果； 以及解决不紧急的问题

电子邮件是一种异步通信类型，它设定了不需要立即回复收件人的期望。 电子邮件消息可以发送给个人或小组。 例如，可以向团队发送一封电子邮件，内容是关于下周生效的新协议流程。

这种方法很有效，因为它允许发送者与多人共享相同的信息，并让接收者有时间处理信息并共享他们的输入。 要通过此渠道取得更大的成功，请了解有关商务电子邮件礼仪的更多信息。

会议

最适合：建立融洽关系； 讨论敏感和/或私人信息； 沟通困难的反馈； 时间敏感问题； 以及协作和协调

尽管有“会议倦怠”之类的东西，但会议是任何组织中至关重要的沟通渠道。 无论您是召开面对面会议还是视频电话会议，富有成效的会议都可以帮助团队解决复杂的问题。 它鼓励现场头脑风暴、协作甚至谈判。

会议也有利于一对一的互动，尤其是建立融洽关系和交流绩效反馈。 然而，并非所有会议都是有效的。 掌握会议回顾是确保保留关键信息的好方法。

消息平台

最适合：建立企业文化； 以及多人和团队之间的协作

消息传递应用程序，如 Slack，更受更多远程工作的员工欢迎。 尽管消息传递有时会让人感到遥远，但它为用户提供了异步和同步通信选项。

例如，公共频道可用于团队之间持续的每周项目更新，或作为建立人际关系和讨论队友周末的地方。 同样，Asana 或 Trello 等项目管理系统中的消息传递或评论功能有助于提出问题或提供有关特定项目或任务的反馈。

电话或视频通话

最适合：在紧急情况下解决问题； 非常重要的信息； 最后一刻的变化

如果无法安排会议，同步通信的下一个最佳选择可能是电话。 在传达可能产生许多问题的复杂想法或信息时，电话是实用的。

它也是面对面交流的理想替代方案，尤其是在传达敏感或情绪激动的信息时。 这是因为，尽管电话可能缺乏视觉交流提示，但它提供了呼叫者之间音调提示的好处。

适合任何特定情况的沟通渠道类型取决于几个因素。 通过了解每个渠道的好处，您将更好地了解哪种沟通方式对您的目标最有效。