如何通过电子邮件提出明确、自信的观点

给某人很多工作要做，承担新的责任，要求回旋余地，请求帮助，不同意某人，表达强烈的意见，或者只是在长时间的无线电沉默后打个招呼——这些话题在谈话中很难，而且当您试图通过电子邮件提出一个困难的主题时，可能会面临更多风险。

Grammarly 整理了一份关于发送有关困难主题的电子邮件的最佳实践指南，而不会给人以咄咄逼人、苛刻或粗鲁的印象。 当您需要发送此类电子邮件时，请确保您使用 AIM。

你问什么是AIM？ 这完全取决于您的受众、意图和信息。 一般而言，这是一个有用的战略沟通技巧，当您编写一封包含令人不快的消息、大请求或一般性坏消息的电子邮件时，它会派上用场。

观众：大局

当您每天发送一封接​​一封的电子邮件时，您可能并没有认真考虑您所写的每个人的希望和梦想。 但是对于您必须发送的大而艰难的信息，请花一些时间考虑您的收件人并使用电子邮件来表达您的观点。

确保电子邮件是传递信息的正确媒介

使用电子邮件，您有足够的时间来思考您的信息并仔细选择您的措辞。 但是，您无法获得可以在一些困难的交互中产生重大影响的人为因素。 面对面交谈为您提供了语气、面部表情和肢体语言的工具。 如果你要发布坏消息，你可以表现出你的同情心。 如果你要求加薪，你可以表现出自信。 有些对话应该亲自进行。

也就是说，你也可以用一种能证明你是一个有思想、有爱心的人的方式来写你的文章——但这需要工作。 如果您使用电子邮件，请仔细选择您的措辞以传达正确的语气以配合您的信息内容。

了解您的收件人

有些人在谈正事之前会通过电子邮件交流寒暄和个人故事。 其他人阅读主题行并单击删除（或回复——但前提是你很幸运）。 如果您认识您正在发送电子邮件的人（或任何关于他们的信息），您可能会冒险猜测他们是否是对更多引导和个人信息或简短而明确的请求反应更好的人。

例如，如果你让你的表弟 Fred 给你发送他去年夏天家庭团聚的专业照片，你可能会开始缓慢：

主题：嗨和照片

嗨，弗雷德！

我仍然对我们去年夏天在海滩上的访问有着美好的回忆！ 您的自行车比赛在劳动节周末过得如何？ 如果这就像我们环湖骑行一样，我相信你已经登上了领奖台。

我记得你在周末拍了很多照片，我很想重温那些回忆。 你介意寄给我一些你最喜欢的吗？

谢谢，期待我们的下一次重聚！

很多美好的家庭接触。 一些赞美也没有什么坏处。

另一方面，如果您要写信给一位每天收到数百封电子邮件的教授，最好将您的请求放在第一行，甚至放在主题行中。 例如：

主题：1/15 之前的推荐信？

亲爱的斯通教授，

我今年夏天在纽约申请奖学金。 鉴于我是你的研究助理，你愿意给我写推荐信吗？ 这是包含更多信息的链接。

底线：特别是如果您真的需要回复，请尝试设想您的电子邮件收件人的习惯并相应地计划您的消息。

意图：定义你的目标

您的电子邮件的目标是什么？ 您希望收件人如何回应？ 打开一个空的“撰写”框并写下电子邮件的目标可能会有所帮助。 当然，你会做大量的改写，以确保最终的信息是委婉、礼貌和有效的。 但是，在起草时将主要思想放在首位和居中将有助于确保您的读者确切地知道该做什么。

对你的主题有战略意义

对于大多数收件人，您不会在主题行中提出请求或提供新闻； 这需要一些努力。 写一个不透露底线但确实让人了解即将发生的事情的主题。 以下是您可能会使用的一些单词和短语：

• 规划
• 回复人
• 要求
• 需要采取的行动
• 需要的决定
• 需要签名

在严峻的情况下，总会有一个大而可怕的全大写“紧急”，但如果你想委婉一点，除非一切都失败了，否则尽量避免那个。

把你的问题放在前面

没有什么比直接在顶部的底线出来更能说明信心了。

例如：

亲爱的老板，

我想管理公司的下一个大案子。

一开始就提出你的要求可能看起来很可怕，但它表明了信心、责任和正面解决问题的意愿。 尤其是如果您要求承担责任，或者您正在写一个每天收到大量电子邮件的人，那么获得您想要的东西的一个好方法就是从一开始就说您想要它。

一切都与结构有关

要素：引起收件人注意的主题、友好的问候、对电子邮件目的的直接陈述、任何必要的细节以及友好的签字。

秘诀：简短、直接的句子来表达你的观点，段落带有清晰、信息丰富的主题句。 如果你有一个复杂的信息无法用五个左右的句子传达，请使用列表。 项目符号或编号列表有几个优点：

• 它们很容易阅读
• 它们有助于突出关键细节
• 它们可以防止您的电子邮件看起来像一堵文字墙

看？

信息：谨慎选择你的措辞

你有你的听众和你的意图：现在你需要精心设计你的信息，使它最适合听众，有效地传达你的意图，并帮助你实现你的电子邮件目标。 写完一封礼貌、措辞谨慎的电子邮件后，再看看你的信息。 尤其是如果你要的东西或提出一个收件人可能不感兴趣的话题，仔细沟通的重要性怎么强调都不为过。

检查你的语气是否有愤怒、指责或无礼

你写的东西对你来说可能听起来很中性，但是如果没有脸和语气的话，它们可能会显得居高临下或咄咄逼人。 如果您确定电子邮件是正确的沟通方式，请确保您编写的电子邮件以正确的方式传达了这一点。

以这条消息为例。 在人面前，这些话可以用一种很好的方式表达，但在书面上，它们可能会让人觉得它们是被动的攻击性的、专横的，甚至是粗鲁的。

亲爱的凯文，

我想检查一下你是否能按时完成小组项目的一部分。 星期四到期，你的部分是我们等待的最后一个。 你能告诉我你是否要完成你的幻灯片，以便我们结束演示文稿吗？

谢谢，布伦达

凯文可能不是一个伟大的工人，但布伦达的信息可能会让他感到防御或侮辱。 这甚至可能适得其反，使他不想继续这个项目。 Brenda 收到这样的消息会更好：

亲爱的凯文，

我希望你一切顺利。 只需检查您在小组项目中的状态，以确保我们在同一页面上。 正如我们上周商定的那样，您负责幻灯片 4-6，演示文稿将于周四到期。 如果您想提前了解任何事情，请告诉我。

感谢您在该项目上所做的工作，如果您有任何问题，请告诉我！ 布伦达

一般来说，如果您说的是收件人不想听到的话，请从 Psych Central 获取以下提示：

• 设身处地为接受者着想，带着同理心写作
• 避免使用“应该”这个词或让接受者感到内疚
• 不要发出威胁或最后通牒
• 可以提供建议，但除非有人问，否则不要提供建议

这一切都是为了像对待人一样对待接受者。 还有更多的来源。

添加人情味

如果你正在写一些可能会让人觉得指责或愤怒的东西，或者如果你正在提供坏消息，那么一些简单的短语真的可以帮助改变语气。

以下是布伦达如何软化对凯文的指控：

• 我希望你一切顺利（人情味）
• 只需登记入住（轻推）
• 确保我们在同一页面上（怀疑的好处）
• 谢谢你的辛勤工作（承认凯文迄今为止的工作——让他觉得他最好不辜负赞美）
• 如果您有任何问题，请告诉我（提供帮助）

像这样的短语可以帮助减轻打击。 即使没有受到打击，他们也可以表现出一丝人性，使任何电子邮件的阅读和回复都更加愉快。

最后，记住你的语法

我们不能把那个排除在名单之外。 不仅因为我们有点喜欢语法，还因为用正确的拼写和标点符号写完整的句子是传达你的观点的重要部分。 正确的写作不仅可以确保你清楚，它还可以确保你看起来专业、自信和周到。

在获得你想要的东西的道路上，这些都是非常好的形容词。