商业电子邮件的基本逗号规则

毫无疑问，逗号所具有的力量远比它不起眼的外表所暗示的要大。许多作家使用标点符号作为软停顿来分隔单词、项目或从句，并且可以改变句子的含义或语气，具体取决于其使用方式。

了解商务电子邮件的逗号规则可以确保您在给老板或投资者（或对您的业务有影响的任何其他人）写信时设定正确的语气，并且可以消除沟通不畅。错放的逗号也是一些法院裁决的核心内容，这些裁决导致企业损失数百万美元。

在这篇文章中，我们将讨论在电子邮件称呼中放置逗号的位置、如何在商务沟通中使用它们、它们的历史意义，以及何时在电子邮件中使用分号而不是逗号。

商务沟通中逗号的用法是什么？

商务沟通中逗号的使用会影响句子的语气或含义，因此正确使用逗号对于避免沟通错误并与团队设定明确的目标至关重要。在问候语和某人的名字之间、列表中的项目之间或连接两个独立子句时使用逗号。

放错位置的逗号也会改变句子的含义，在某些情况下可能会导致人们损失数百万美元。 1872 年，美国立法者在“水果”和“蔬菜”之间添加了一个逗号，导致热带农产品免费进口到该国，当时花费纳税人 200 万美元（按今天的货币计算超过 4000 万美元）。

沟通中的逗号

逗号如何影响沟通的最著名的例子之一是“我们吃饭吧，奶奶”和“我们吃饭吧奶奶”之间的区别。虽然这个假设的陈述清楚地说明了轻柔的停顿如何改变句子的含义，但也有现实生活中的例子可以说明这种效果。

最著名的例子来自Delphi的Oracle：

“你走了，就不会再回来，在战斗中你将灭亡。”

这句话应该是对是否开战问题的回答。如果你在“从不”之前加上逗号，则暗示一个人将在战争结束后返回并应该前往战斗。

在“从不”后面加上逗号，该句子暗示此人不会从战争中返回。

同样，使用或省略牛津逗号（有时称为连续逗号）可以改变句子的阅读方式。牛津逗号放置在列表中倒数第二个项目之后、最后一个项目之前的并列连词（通常是and oror）之前。

不同的风格指南对于是否使用它们有不同的规则。也就是说，缺少牛津逗号曾经是美国上诉法院裁决的核心内容，该裁决导致缅因州一家乳制品公司损失 500 万美元。

奥康纳诉奥克赫斯特乳业案（O'Connor v. Oakhurst Dairy）的法庭案件归结为州法律中的一项判决，该判决规定了哪些工作职责可以免除加班费：

罐装、加工、保存、冷冻、干燥、营销、储存、包装以运输或分销：

（一）农产品；

（二）肉、鱼制品；和

(3)易腐烂食品。

法院裁定，“装运”和协调连词“或”之间省略了逗号，因此不清楚装运和分发是一项活动还是两项活动。如果州法律在或之前放置一个牛津逗号，那么很明显乳制品的运输和分销免收加班费。

商务电子邮件中的问候语

商务电子邮件以称呼语开头，称呼语以逗号结尾，对吗？错误的。在商务电子邮件中，结束称呼的最正式方式是使用冒号。因此，您应该写“亲爱的约翰逊夫人：”，而不是“亲爱的约翰逊夫人”，然后继续邮件正文。

如果你和你所写的人有随意的关系，在称呼语末尾使用逗号可能不会失礼。您可能会写一封不需要最正式的商务电子邮件，在这种情况下，不需要冒号。如果您不确定，请谨慎行事，并以冒号结尾来练习商务电子邮件礼仪。

开场白和名称：使用逗号

称呼通常由两个部分组成：问候语或形容词以及您所称呼的人的姓名或头衔。

在前面的示例中，称呼语由形容词和姓名组成，两者之间没有逗号。但是，应该用逗号分隔直接问候语和人名。因此，如果您要写“早上好，约翰逊夫人”，则必须在“早上好”和“约翰逊夫人”之间放置一个逗号。约翰逊。”

带有并列连词的逗号

最常见的并列连词是and、or、nor、so、but、yet和for。我们使用它们来连接句子中语法相似的元素，例如两个动词、两个名词、两个修饰语或两个独立从句。连词可以用来开始一个句子，在这种情况下，它后面通常不应该跟逗号：

示例：但在今年最后一个季度，我们看到消费者活动有所增加。

如果并列连词放置在两个项目的列表中，则无需在其前面使用逗号：

示例：活动最多的部门是玩具店和礼品店。

另一方面，如果在包含两个以上项目的列表中的最后一个元素之前使用连词，则逗号可以紧接在其前面：

例如：玩具、塑料圣诞树和烈酒脱销。

如果并列连词连接两个独立子句，则在其前面加一个逗号：

示例：我们立即联系了供应商，因此我们能够及时补充缺少的物品。

何时使用分号而不是逗号

逗号和并列连词并不总是连接两个独立子句的最佳方式。事实上，它可能会引起混乱，这是您在商务电子邮件中要避免的事情。

如果您有两个独立的子句，每个子句都包含几个逗号，则应该使用分号而不是逗号来分隔它们。例如，您的第一个独立子句可能包含一个介绍性元素，后跟一个逗号，而您的第二个独立子句可能包含一个位于两个逗号之间的非必要元素：

示例：同时，鼓励消费者参观其他部门；事实证明，这正是导致非季节性商品销量小幅增长的原因。

在这种情况下，并列连词前面应该有一个分号。

分号、逗号和破折号经常互换。但是，破折号只能用作文体工具或抵消同位语，同位语是跟在另一个名词后面的名词或名词短语，以提供有关人、地点或事物的更多信息。

逗号使用高级技巧

逗号的使用并不总是黑白分明的。例如，虽然逗号通常用于连接两个独立的从句，但如果逗号两侧的单词可以形成自己的句子，则应避免使用逗号。

错误：“约翰在点披萨，伊芙琳在点拉面。”

上面的例子称为逗号拼接，可以通过三种方法使其在语法上正确。

添加并列连词：“约翰正在点披萨，伊芙琳正在点拉面。”

使用分号：“约翰正在点披萨；伊芙琳正在点拉面。”

组成两个单独的句子：“约翰正在订购披萨。伊芙琳正在点拉面。”

逗号的用法也会根据您使用的修饰符类型而有所不同。限制性修饰语，或识别或限制它们所修饰的名词的单词，不需要逗号，而非限制性修饰语，或对句子含义不重要的单词，需要逗号。

限制性修饰语：尼尔·阿姆斯特朗是第一个登上月球的人。

非限制性修饰语：尼尔·阿姆斯特朗，宇航员，是第一个登上月球的人。

商务沟通中的逗号规则常见问题解答

在商务电子邮件中以连词作为句子开头是否可以接受？

用连词开始句子在语法上是正确的，但有些人不喜欢在句子开头使用连词。如果你想使用正式语气，最好不要在句首使用连词。然而，更随意的对话可以使用它们。

在复杂的句子中应该使用逗号还是分号？

在由连词连接的复杂句子中使用逗号，例如and 、but、 oror。分号应该用在由连词副词连接的复杂句子中，例如“然而” 。

商务电子邮件中逗号使用不当会导致误解吗？

是的，逗号使用不当可能会导致误解。逗号代表轻缓的停顿，停顿的位置会影响句子的语气或含义。