如何通过 8 个步骤撰写投诉电子邮件

有时事情并不如你所愿。您觉得汽车租赁公司对您的待遇不佳，或者您订购的物品在邮寄过程中损坏，并且您想要退款。也许您雇用的承包商在浴室瓷砖方面做得不佳，或者您觉得您的医生没有真正听到您想要告诉他们的内容。

所有这些情况都不同，但它们都需要类似的沟通：直接而礼貌的消息，解释发生的事情以及您希望如何继续。本文概述了如何做到这一点。

什么是投诉邮件？

投诉电子邮件是表达对产品、服务或体验不满意的书面信件。一封引人注目的投诉电子邮件将解释您遇到的问题以及您希望如何解决它。

投诉电子邮件是礼貌地表达不满的有效方式。这种沟通形式让您有时间计划您的回应并仔细选择您的措辞。撰写投诉电子邮件时，清晰、简洁、冷静非常重要。

何时写投诉电子邮件

在很多情况下，投诉电子邮件是最好的回应。一般来说，您可以写一封信给公司或组织、同事、民选官员、朋友或家人。每种情况可能有所不同，但过程相似。

在工作场所，您可能需要正式解决与同事难以解决的问题。在这种情况下，您可以直接向同事发送投诉电子邮件，也可以向您的同事发送邮件，但使用抄送功能将您的经理和人力资源包括在内。这是一种获得书面记录的简单方法，以备日后需要时使用。

有时，投诉电子邮件可能是与朋友或家人沟通的最佳方式。如果你们关系疏远，需要保持一定的距离来解决问题，或者遇到无法当面解决的严重问题，电子邮件是一种可以表达观点的正式媒介。

如何写一封投诉邮件

您撰写投诉所采取的具体步骤可能会有所不同，具体取决于您写信的对象和内容。但这些步骤应该涵盖所有内容。在我们深入之前，先介绍一下基础知识。

投诉电子邮件应包含以下内容。

• 您的经验总结
• 有关您的问题的详细信息
• 您希望如何解决该问题

1写明收件人地址

在开始发送电子邮件时，请礼貌且尊重地称呼收件人。称呼通常以“亲爱的”和收件人的名字开头。使用标题大写并以逗号结尾。

您选择联系的人将取决于您的情况。如果您正在写信给同事、朋友或家人，那么您可能知道您正在写信给谁。

如果您正在为自己工作的企业撰写电子邮件，则您可能有已知的联系人或支持代表。如果您不确定，您的经理可能知道，或者您可以联系客户服务或技术支持等综合部门。

您还需要决定谁应该接收它吗？您可以将投诉电子邮件发送至以下任一地址。

• 客户支持或客户服务部门
• 技术支持
• 一个联络点
• 您的联系人的经理
• 一个销售部门
• 组织的通讯官
• 一名经理
• 朋友、家人或同事

如果您无法称呼特定人员的姓名，您可以输入“可能涉及的人”。

2概述基本信息

尽快切入主题。在电子邮件的第一段中，您应该简洁地分享问题的基本细节。

您的投诉电子邮件的第一部分应包含以下内容：

• 问题
• 您是如何发现该问题的
• 您可以包含的任何后勤详细信息（日期、时间、地点）

3总结经验

使用通俗易懂的语言描述此问题如何影响您的体验。不要拐弯抹角；大多数人没有时间阅读一封长篇、情感丰富的信件。坚持事实。

您的投诉电子邮件的这一部分可能包括以下内容：

• 该问题如何影响您或您的企业
• 您为尝试自行解决问题所做的努力

4描述您想要的结果

除非您唯一的目标是让事件发泄出来，否则请提供解决问题的方法，以便收件人了解可以采取哪些行动来达成解决方案。考虑一下您希望通过投诉获得什么结果：您是在寻求替代、对话、政策变更还是补偿？直接说明您希望如何解决问题。

尝试包含这些详细信息以获得最佳响应。

• 一个让您满意的明确而具体的结果
• 建设性意见
• 解决问题的时间范围

5包含附件

尽可能用证据支持你的主张。您可以简单地以书面形式解释您的证据，或者更引人注目的是，在电子邮件中附加支持文件。

支持文件可能包括以下内容。

• 收据
• 订单或追踪号码
• 图片
• 视频
• 截图
• 录音

6专业地签字

投诉电子邮件应该是专业的。写上“真诚的”，然后写上你的名字通常就足够了。如果您在工作场所或代表企业撰写电子邮件，请包含专业的电子邮件签名。

7编辑和校对

写完后，就可以编辑和校对电子邮件了。首先，通读一遍，删除任何过于情绪化、不礼貌的句子，或者可以写出更简洁的信息。还要检查你的语法、标点符号和拼写。

8语气要恰到好处

确保您的电子邮件按您预期的方式发送。语气重写建议是 Grammarly Premium 的一项功能，可以识别收件人可能会误解语气的句子，并提供情感智能重写选项，以便您可以在点击发送之前进行调整，以避免沟通错误。由于语气在有效沟通中起着至关重要的作用，因此语气重写建议可以让您更好地控制您的信息。

3个投诉电子邮件示例

以下是三个投诉电子邮件示例，可帮助您撰写自己的投诉电子邮件示例。注意专业的语气和简洁的长度。

1给承包商的投诉电子邮件

亲爱的琼斯先生，

2022 年 11 月 21 日，在我位于科罗拉多大道 1205 号的狭小空间发生管道爆裂后，我聘请了贵公司来修理我走廊的地板。

不幸的是，你们的服务表现不佳。我很不满意，因为你们安装的地板仅仅三周就开始松动。我还注意到，您没有在木板下方安装衬垫，并且水损坏造成的霉菌没有得到缓解。

为了解决这个问题，如果您能免费修复损坏的地板，我将不胜感激。随附的是受损区域的照片、您给我的发票、估价以及有关地板的信息。

我期待您的回复和解决。我希望在 1 月 31 日之前完成此任务。如果可能，请告诉我。

真挚地，

迈克尔·哈里森

2给公司的投诉邮件

敬启者，

2022 年 12 月 1 日，我通过你们的货运服务收到了一批损坏的货物。损坏的货物位于我们新墨西哥州圣达菲地点的 2705 号卡车的 27 号托盘上。订单号为 O-6744035。

我希望能够将这些季节性商品放在我们的假日促销中。我们不仅损失了潜在销售收入，而且还投入了数千美元来满足特定时间段内的客户需求。

为了解决这个问题，感谢您的合作，赔偿我们损坏的产品并尽快运送新订单。随附的是损坏情况、我们的收据以及货物到达的卡车的图片。

我期待您的回复并解决我的问题。我将等到 2022 年 12 月 15 日收到您的回复后再采取进一步行动。请尽快回复此电子邮件或将其转发给贵公司内合适的代理。

真挚地，

玛丽亚·洋红

洋红色美容用品首席执行官

3关于同事的投诉电子邮件

亲爱的特里梅因先生，

我写这封信是为了抱怨我的经理贾里德·莫尔顿在我们的年度审查会议上的表现。他开玩笑并试图恐吓我。

我曾在多个场合（22 年 1 月 12 日、22 年 3 月 15 日和 22 年 6 月 27 日等）与 Jared 谈论过他的行为，但这些谈话并没有改变他的行为。这些遭遇通过 Slack 消息、电子邮件和 Zoom 通话录音进行记录。您可以在这封电子邮件中找到这些附件。

他的行为让我在工作中感到非常不舒服和孤立。我担心他对我、我的表现以及我在球队中的地位的评价是有偏见和不公平的。安布尔·德雷福斯 (Amber Dreyfus)、克莱尔·鲍威尔 (Claire Powell) 和埃里克·宾厄姆 (Eric Bingham) 也参与了许多此类互动。

我想与您和人力资源部的代表交谈，讨论我们如何解决这一冲突。至少，我想调到另一个部门，由不同的经理领导，这样我就可以继续从事软件开发工作。如果您能尽快回复我并告知后续步骤，我将不胜感激。

真挚地，

贾达·罗文