如何通过 8 个步骤写一封投诉邮件

有时事情不会如你所愿。 您觉得自己在汽车租赁公司的待遇不佳，或者您订购的物品在邮寄过程中损坏，并且您想要退款。 也许您雇用的承包商在浴室瓷砖上做得不合格，或者您觉得您的医生没有真正听到您试图告诉他们的内容。

所有这些情况各不相同，但它们都需要一种类似的沟通方式：一种直接而礼貌的信息，解释发生了什么以及你希望如何进行。 本文概述了如何做到这一点。

什么是投诉邮件？

投诉电子邮件是一种书面信函，表达对产品、服务或体验的不满。 一封引人注目的投诉电子邮件将解释您遇到的问题以及您希望如何解决它。

投诉邮件是一种礼貌地表达不满的有效方式。 这种沟通方式让您有时间计划您的回应并仔细选择您的措辞。 撰写投诉电子邮件时，务必要清晰、简洁和冷静。

何时写投诉邮件

在很多情况下，投诉邮件是最好的回应。 从广义上讲，您可以写信给公司或组织、同事、民选官员、朋友或家人。 每种情况可能不同，但过程是相似的。

在您的工作场所，您可能需要正式解决一个难以与同事解决的问题。 在这种情况下，您可以直接向同事发送投诉电子邮件，或者您可以向您的同事发送电子邮件，但使用抄送功能将您的经理和人力资源包括在内。 这是获得书面记录的简单方法，以备日后需要时使用。

有时，投诉电子邮件可能是与朋友或家人沟通的最佳方式。 如果你们关系疏远，需要一定距离才能解决问题，或者遇到无法当面解决的严重问题，电子邮件是一种可以传达观点的正式媒介。

如何写投诉邮件

您撰写投诉所采取的具体步骤可能会有所不同，具体取决于您写信给谁以及您写的内容。 但是这些步骤应该涵盖所有内容。 在我们深入之前，这里是基础知识。

投诉电子邮件应包括以下内容。

• 你的经验总结
• 有关您的问题的详细信息
• 您希望如何解决问题

1向收件人致辞

要开始您的电子邮件，请礼貌且恭敬地称呼收件人。 称呼通常以“亲爱的”和收件人的名字开头。 使用标题大写并以逗号结尾。

您选择联系的人将取决于您的情况。 如果您正在写信给同事、朋友或家人，那么您可能知道您是在给谁写信。

如果您正在为您工作的企业撰写电子邮件，您可能有已知的联系人或支持代表。 如果您不确定，您的经理可能知道，或者您可以联系客户服务或技术支持等综合部门。

您还需要决定谁应该接收它吗？ 您可以将投诉电子邮件发送至以下其中一项。

• 客户支持或客户服务部门
• 技术支持
• 联络点
• 您联系人的经理
• 销售部
• 一个组织的通讯官
• 经理
• 朋友、家人或同事

如果您不能通过名字称呼特定的人，您可以使用“可能涉及的人”。

2概述基本信息

尽快进入正题。 在电子邮件的第一段中，您应该简明扼要地分享问题的基本细节。

您的投诉电子邮件的第一部分应包括以下内容：

• 问题
• 你是如何发现问题的
• 您可以包括的任何后勤细节（日期、时间、地点）

3总结经验

使用通俗易懂的语言，描述此问题如何影响您的体验。 不要拐弯抹角； 大多数人没有时间阅读一封冗长的、充满感情的信件。 坚持事实。

您的投诉电子邮件的这一部分可能包括以下内容：

• 该问题如何影响您或您的业务
• 您为尝试自行解决问题所做的工作

4描述你想要的结果

除非你的唯一目标是让事情发生在你的胸口，否则请包括解决问题的方法，以便收件人了解可以采取哪些行动来达成解决方案。 考虑一下您希望通过投诉得到什么结果：您是在寻找替代品、对话、政策变更还是赔偿？ 直接说出你想如何解决这个问题。

尝试包含这些详细信息以获得最佳响应。

• 一个明确而具体的结果会让你满意
• 建设性意见
• 解决问题的时间范围

5包括附件

尽可能用证据支持你的主张。 您可以简单地以书面形式解释您的证据，或者更有说服力，将支持文件附加到电子邮件中。

支持文件可能包括以下内容。

• 收据
• 订单号或跟踪号
• 图片
• 影片
• 截图
• 录音

6专业签字

投诉电子邮件应该是专业的。 写“Sincerely”，然后写上您的名字通常就足够了。 如果您是在工作场所或代表企业撰写电子邮件，请附上专业的电子邮件签名。

7编辑校对

当您完成写作后，就该编辑和校对您的电子邮件了。 首先，通读它并删除任何你过于情绪化、不礼貌或可以写出更简洁信息的句子。 还要检查您的语法、标点符号和拼写。

8让你的语气恰到好处

确保您的电子邮件按预期方式发送。 语气重写建议是 Grammarly Premium 的一项功能，可识别语气可能被收件人误解的句子，并提供情商高的重写选项，这样您就可以在点击发送前进行调整以避免沟通不畅。 由于语气在有效沟通中起着至关重要的作用，因此语气重写建议可让您更好地控制信息。

3 投诉邮件的例子

以下是三个投诉电子邮件示例，可帮助您编写自己的投诉电子邮件。 注意专业的语气和简洁的长度。

1发送给承包商的投诉电子邮件

亲爱的琼斯先生，

2022 年 11 月 21 日，在科罗拉多大道 1205 号我的爬行空间管道爆裂后，我聘请了贵公司修理我走廊的地板。

不幸的是，您的服务没有得到很好的支持。 我不满意，因为你安装的地板只用了三个星期就松动了。 我还注意到您没有在木板下方安装衬垫，并且水渍造成的霉菌没有得到缓解。

为了解决这个问题，如果你能免费修理损坏的地板，我将不胜感激。 随附损坏区域的照片、您给我的发票、估价以及有关地板的信息。

我期待着您的答复和解决方案。 我希望在 1 月 31 日之前完成。如果可能的话请告诉我。

真挚地，

迈克尔·哈里森

2投诉邮件给公司

敬启者，

2022 年 12 月 1 日，我通过你们的货运服务收到了一批损坏的货物。 损坏的货物位于我们位于新墨西哥州圣达菲的 2705 号卡车的 27 号货盘上。 订单号为 O-6744035。

我希望能够将这些季节性商品用于我们的假日销售。 我们不仅失去了潜在销售收入，而且还投入了数千美元来满足特定时间段内的客户需求。

为解决此问题，非常感谢您的合作，赔偿我们损坏的产品并尽快运送新订单。 附件是损坏的图像、我们的收据和它到达的卡车。

我期待着您的回复和我的问题的解决方案。 我将等到 2022 年 12 月 15 日收到您的回复，然后再采取进一步行动。 请尽快回复此电子邮件或将其转发给您公司内的适当代理。

真挚地，

玛丽亚品红

洋红色美容用品公司首席执行官

3关于同事的投诉邮件

亲爱的 Tremaine 先生，

我写信是想抱怨我的经理 Jared Molton 在我们的年度审查会议上的表现。 他开贬低的玩笑并试图恐吓我。

我曾在多个场合（22 年 1 月 12 日、22 年 3 月 15 日和 22 年 6 月 27 日等）与贾里德谈过他的行为，但这些谈话并没有改变他的行为。 这些遭遇通过 Slack 消息、电子邮件和录制的 Zoom 通话记录下来。 您可以在这封电子邮件中找到这些附件。

他的行为让我在工作中感到非常不舒服和孤立。 我担心他对我、我的表现以及我在这个团队中的位置的评价是有偏见和不公平的。 Amber Dreyfus、Claire Powell 和 Eric Bingham 也出现在其中的许多互动中。

我想与您和人力资源部门的代表谈谈，讨论我们如何解决这一冲突。 至少，我想调到另一个部门，由不同的经理领导，这样我就可以继续从事软件开发工作。 如果您能尽快回复我并说明后续步骤，我将不胜感激。

真挚地，

贾达·罗文