5 种方法让您的电子邮件保持简短和甜蜜

已发表: 2019-01-18

您的电子邮件是否类似于中篇小说并带有目录？我们都希望更快地回复我们的电子邮件，但我们并不总是为成功做好准备。

小说长度的电子邮件最终进入收件箱炼狱，因为没有人愿意通过所有这些错综复杂的句子来弄清楚你在问什么。（他们也没有时间）。

因此，冗长的电子邮件响应率低且响应时间慢。

好消息？清晰、简洁的电子邮件会产生相反的效果。

让您的电子邮件简短而温馨，可以让您更好地传达您的信息，并增加您收到及时回复的可能性。

继续阅读以升级您的电子邮件游戏，并学习五种简单的方法可以让您的电子邮件保持简短和甜蜜。

这里有一个提示：想要确保你的写作总是看起来很棒吗？ Grammarly 可以帮助您避免在所有您喜欢的网站上出现拼写错误、语法和标点错误以及其他写作问题。

1施加长度限制

如果您的电子邮件长度失控，请尝试为所有邮件设置强制性长度限制。在开始写作之前记住你的限制将帮助你控制你的冗长。

Boomerang 的一项研究发现，长度在 75 到 100 个单词之间的电子邮件的回复率最高。如果您难以跟踪字数，请尝试限制句子的数量。

信不信由你，大多数电子邮件只需要五句话。如果您需要的远不止这些，这可能表明拨打电话或视频通话可能更有效地获得所需的答案。

写完电子邮件后，请花几分钟时间阅读您刚刚写的内容。这是您检查语法错误、删除不必要的短语并重写句子以使其更清晰的机会。你可能会发现你花了三句话才最终得出一个可以用一句话就可以清楚表达的想法。

练习切入主题并将您的电子邮件精简为要点：

在您按下发送之前对您的消息进行彻底的编辑是遏制冗长电子邮件的最佳防御措施之一。

在电子邮件开头取消闲聊是减少字数并直奔主题的好方法。这也可能是冒犯他人的好方法。

最好的行动方案总是取决于你的听众。如果你还在发展这段关系，一些深思熟虑的闲聊可能是有利的。如果你很了解收件人，闲聊可能是多余的（因此很容易被切断）。

有关此主题的更多指导，请查看“我希望这封电子邮件能找到你”的 5 个更好的替代方案。

你可能认为在一封电子邮件中包含每一个细节是有效的，但是你填入的问题和要求越多，你的信息就会变得越长、越不堪重负。

相反，专注于为每封电子邮件制定一个明确的目标。这将增加您的收件人阅读和回复您的信息的可能性。

如果您确实必须包含多个问题，请尝试以项目符号的形式组织它们。

嗨，黛比，

你好吗？我不敢相信这一周已经过去了一半！

我今天与团队交谈，我们意识到我们不确定您是否想要金色或银色桌布。让我知道您的偏好，以便我们订购。

此外，餐饮服务商想知道您是否喜欢豆腐或面筋作为素食选择。我假设你想要豆腐，但我想我们应该问。

哦，现在乐队已经确定了，你希望他们什么时候到达？下午 4:00 可以吗？还是太晚了？

最好的，

乔安娜

嗨，黛比，

周三快乐！活动策划进展顺利，现在我们需要您对以下三个问题的意见：

请最迟在周五中午之前告诉我们您的答案。

提前致谢！

乔安娜

随着您的电子邮件长度减少，您可能会冒着显得粗鲁的风险。在签收时表达感谢是保持甜蜜和提高电子邮件回复率的好方法。

与其他签字相比，包含“谢谢”版本的签字与响应率增加 36% 相关。需要灵感吗？以下是在电子邮件中说“谢谢”的 11 种独特方式。