如何撰写客户服务电子邮件 - 10 个最佳实践和 5 个示例

“让客户满意是最好的商业战略。”《如何赢得客户并让他们终生难忘》的作者迈克尔·勒博夫说。 在这个时代，他的智慧也许比以往任何时候都更加准确。

由于社交媒体的兴起，公司拥有比以往更多的客户接触点——人们有更多机会表达他们的不满并要求付费客户应得的服务。

尽管事实证明，处理多种不同的客户支持渠道对于大大小小的品牌来说都是一项挑战，但一种类型的客户服务已成为企业与客户沟通的首选方式。 你猜对了，电子邮件。 因此，键盘优先的客户服务技能始终是按需提供的。

如何写客户服务邮件？ 什么是电子邮件客户服务最佳实践？ 在哪里可以找到客户服务电子邮件示例？ 这篇博文将回答你所有的问题。

为什么客户服务很重要？

我们所有人都有过好的和坏的客户服务体验——无论是通过电子邮件、电话、社交媒体、聊天还是面对面。 这些相遇与我们同在，塑造了我们对可以持续很长时间的品牌或组织的看法。 当这些经历是负面的时，这很可能是我们与更广泛的网络分享的东西——从公司的角度来看，这是一场噩梦，原因不止一个。 例如，超过 25% 的消费者会在一次负面体验后停止购买某个品牌。 任何企业都应该讨厌让客户对他们的品牌有这种感觉。 特别是因为它可以很容易地避免——甚至可以转变为一种积极的互动，从而提高公众形象或创造推荐。

自贸易之初，就有客户服务，“客户永远是对的”作为实践中心的常青精神。 随着贸易、技术和时间的进步，客户服务渠道也在进步。 亚历山大·格雷厄姆·贝尔在 19 世纪末发明的电话改变了全球公司的可访问性，改变了现代企业和客户互动方式的一切。 企业抓住了这个机会来听取消费者的意见，这导致了呼叫中心的诞生。

最终，电子邮件成为公司为客户提供服务、支持和关怀的一个越来越方便的接触点。

如今，客户服务和客户支持团队通过电子邮件掌握了一系列活动。 它们帮助人们正确且具有成本效益地使用产品并充分利用服务。 典型任务包括解决投诉、回答反馈、提供规划和安装指导、故障排除以及协助升级和取消。 自然，这些努力需要公司中许多利益相关者的协作和专业知识，从而与客户进行互动，回答他们的疑问，解决问题，让他们放心。

不用说，这些客户接触点是超越客户期望的宝贵机会。

客户服务的类型——为什么电子邮件（仍然）是一种有用的客户服务工具？

尽管社交媒体和实时聊天作为客户支持渠道越来越受欢迎，但这些互动中的大多数仍然通过电子邮件进行。 难怪，电子邮件支持的好处很多。

如果您还不相信，这里是电子邮件客户服务最重要的好处的回顾。

• 电子邮件是一种主动工具，可让您有时间和隐私来解决心烦意乱的客户。
• 客户将电子邮件视为表达问题的安全空间。
• 很难找到没有电子邮件帐户的人，而不是没有社交媒体存在的许多消费者。
  

当您正在寻找有关如何向客户撰写专业电子邮件的提示时，您很可能已经掌握了电子邮件在客户通信中的重要作用。 但是，如果您本身不是从事客户支持或服务工作的人，您应该记住，您仍然是公司的代表。 无论您的职位是什么，以下最佳实践、提示和示例都将帮助您在客户支持代表的眼中浏览与客户的电子邮件通信。

如何编写客户服务电子邮件的最佳实践

我们的目标是通过提供清晰简洁的主题概述，帮助您完全自信地撰写客户服务电子邮件。 这就是为什么我们审查了一些关于最佳客户服务电子邮件的出版物和基于数据的报告，以便为您汇总基本指南和提示。 通过这些电子邮件客户服务最佳实践，您将立即了解如何编写出色的客户服务电子邮件。

1. 给人一种人性化的感觉

没有什么比感觉自己在和机器人说话更让客户讨厌的了。 即使他们可能会以“尊敬的客户服务团队”打开他们的电子邮件，但您应该从一开始就通过使交互友好来个性化您的支持电子邮件。 最好的客户服务电子邮件问候语是用收件人的名字来称呼他们的。 您可以从我们关于如何开始专业电子邮件的博客文章中了解更多关于选择正确称呼的信息。

2. 表现出同理心

最好的电子邮件支持是善解人意的，因此请确保您了解客户的感受。 不管问题是如何产生的，他们都强烈地感到可以联系，所以在您的电子邮件回复中尽早尊重这一点。 一个简单的“我理解<客户的感受> 一定是这样的”。 会给你一个好的开始。

3.珍惜他们的时间

有时，您可能不是客户在与您的公司合作的旅程中遇到的第一个接触点。 对此的可见性至关重要，因为可以访问任何以前记录的客户通信。 我们都讨厌好像我们在重复自己的感觉，所以在提供电子邮件帮助时，请确保尽你所能了解客户关系的最新情况。 一封好的客户服务电子邮件会在上次中断的地方继续进行对话。

4.保持积极

是的，有一个问题，但现在你“乐于助人！”。 有时你不会有所有的答案，但积极的态度对建立互动的情绪大有帮助。 它还可以帮助增加客户对您的护理的信心。 例如，不要写“您检查过我们的常见问题解答吗？”，而是尝试“我现在没有答案，但我可以找到并在 2-3 小时内回复您。”

5. 保持一致

交叉的电线可能会激怒已经沮丧的客户，因此请进行研究并始终提供优质服务。 在电子邮件帮助中获得相互矛盾的建议或信息会让人感到困惑。 更不用说它让你和公司看起来很糟糕。 保持一致是您与客户的电子邮件通信的关键，但当有人通过电子邮件向您寻求帮助时，这一点至关重要。

6. 保持语言简洁明了

不要混淆客户。 也许您已经习惯了最新的技术或行业术语，但您应该始终假设它们不习惯。 过于正式的支持电子邮件也会使事情变得混乱，因此请注意您的语气。 尽可能简化并保持重点——当然，还要保持礼貌和友好。 要掌握客服邮件礼仪，一定要学会这25条规则和技巧。

7. 共享资源以进一步提供帮助

重定向到更全面的说明可以使您的客户支持电子邮件保持清晰明了。 这可能意味着链接您的博客文章、常见问题解答，甚至是竞争对手的内容（如果它是最有用的资源）。 这是超越并超越帮助您的客户而不会使您的电子邮件变得太长和太复杂的好方法。

8.使用客户服务电子邮件短语

当你在滚动时，为什么不站起来呢？ 一旦你解决了第一个问题，不要害怕为他们可能遇到的任何其他问题提供帮助。 “今天还有什么可以帮你的吗？” 这也是一种旨在关闭客户支持电子邮件线程的礼貌方式。 您可以在我们关于回应客户投诉的博文中找到更多类似这样的客户服务电子邮件短语。

9. 表示感谢

永远记得感谢客户！ 他们选择与您开展业务，花时间与您取得联系，并且足够关心您让您知道这个问题。 这是非常宝贵的有机反馈，因此请在您的电子邮件中表达您对它的赞赏。 感恩可以确保您的客户真正感受到贵公司的重视，并在遇到困难的情况下提高客户满意度。

10. 愉快地结束你的电子邮件

如何结束客户服务电子邮件？ 总结问题或解决方案，使其 100% 确保客户清楚一切。 在您的电子邮件关闭中添加其他问题或个人风格也有很长的路要走。 如果您不确定要使用哪种电子邮件签名，请查看我们的指南以专业地结束电子邮件。

针对不同情况的最佳客户服务电子邮件示例

以下客户服务电子邮件示例将我们的最佳实践带入生活。 如果您觉得这些样本都不是来自您的键盘，请不要担心：在编写客户服务电子邮件时熟能生巧——Flowrite 随时为您提供帮助。 下次您考虑如何在挑战您的客户服务技能的情况下向客户写电子邮件时，您可以从这些客户服务电子邮件响应示例中汲取灵感。

对客户询问的电子邮件回复

及时回复客户支持电子邮件将使您的客户感到被认可——即使您无法提供所有答案。 关键是让他们知道您正在尽最大努力提供帮助，并提供有关他们应该何时收到您的信息的信息。 您甚至可以在其他主题需要等待时提供帮助，从而更加努力。

谢谢你的电子邮件样本

当谈到忘记一个小问题并提高客户忠诚度时，一点点感谢通常会大有帮助。 因此，请务必在回复客户反馈时表示感谢。 表达对收到它的感激之情可以将看似消极的体验变成积极的体验

客户功能请求响应

来自客户的功能请求有多种尺寸和形式，并且并不总是能够实现用户的愿望。 在这些情况下，诚实是最好的策略。 管理期望并分享有关您的业务未来的一些有见地的信息是出色的客户服务，没有之一。 如果你在这方面遇到困难，礼貌地（但坚定地）说“不”是一种可以学习的技能。

技术支持电子邮件样本

如果您收到一封请求技术问题支持的电子邮件，您可能需要详细了解您的故障排除提示。 要找到解决方案，请务必提出必要的深入问题以帮助客户。 承认您的建议可能令人生畏，为您的指导建立信任，并使客户感到您正在与他们一起工作。

退款邮件给客户

当客户决定离开您时，通常不是您。 是他们。 没有理由为此苦恼。 如果您制定了允许他们取回钱的退款政策，请让客户的分手过程尽可能轻松，同时明确您会想念他们。 您对退款请求的回复应该与任何其他客户支持电子邮件一样有帮助，并为将来重新点燃客户关系敞开大门。

根据一份报告，糟糕的客户服务成本每年约为 750 亿美元。 也就是说，在阅读完这篇博文后，你绝对应该清楚。 但是，在编写客户服务电子邮件时，通常有比您或您的团队更多的时间来处理。 这就是 Flowrite 的用武之地。

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