有效电子邮件沟通的 10 个技巧
已发表: 2022-03-22今天，有效的电子邮件通信对任何企业都至关重要，并为许多专业人士提供了最直接的沟通方式。 我们大多数人每天都在工作中写电子邮件，但您上一次花点时间思考您的电子邮件沟通技巧以及如何改进它们是什么时候？
在本指南中，我们探讨了如何通过电子邮件进行有效沟通。 正如您很快就会了解到的，在工作场所或与客户进行有效的电子邮件沟通是一种可以学习的技能，从而得到改进。 我们将向您介绍您可能熟悉的常见电子邮件问题，然后向您介绍有效电子邮件写作的可行技巧。
工作场所有效电子邮件沟通的重要性
几乎无法想象电子邮件出现之前的时间。 第一封电子邮件是在 1971 年发出的，从那时起，这些电子信件就席卷了全世界。 每天发送的电子邮件数量达到惊人的 3000 亿封，而且这个数字还将继续增长。 今天，世界上有近 40 亿人拥有电子邮件帐户——占全球人口的一半以上。
更多的电子邮件帐户意味着更多的电子邮件。 普通员工每天收到 121 封电子邮件，这意味着您的电子邮件需要脱颖而出，否则可能会被忽略。
但是写一封有效的电子邮件很简单，对吧？ 错误的。 研究电子邮件理解的研究人员发现，有几个严重且常见的问题会影响电子邮件通信。
他们有帮助地将常见的电子邮件问题分为以下几类：
- 互不相识
- 连接困难
- 缺乏信任
- 缺乏人际关系线索
- 通信质量下降
- 情绪和心理上的不适
调查结果强调了正确传达信息的重要性。 但这不仅仅是文字。 这也是结构。
在另一项关于如何在业务中有效使用电子邮件的研究中，研究人员发现电子邮件的结构、编写和呈现方式会影响信息的传达、处理和理解方式。
从研究和我们的实际经验中得出的关键结论是：撰写有效的电子邮件是现代工作场所的一项基本技能。
1. 了解你的听众
培养有效的电子邮件沟通技巧的关键是了解您的受众并为他们量身定制您的信件。 在写电子邮件之前，请花一些时间考虑收件人。 在专业环境中，此人可以是现有客户、潜在客户、同事或老板。
他们的角色和与您的关系将定义您采取的方法。 它还会影响您电子邮件的语气，包括它的正式或非正式程度。
例如，您不会期望来自政府部门的非正式电子邮件。 如果您邀请同事和朋友出去喝一杯，他们也不会觉得一封非常正式的电子邮件是合适的。
如果您不确定如何措辞电子邮件，通常比非正式的更正式。 电子邮件的第一行和最后一行对于敲出正确的语气至关重要，因此，如果您想了解一些有关如何开始专业电子邮件以及如何结束电子邮件的提示，请查看我们最近的博客文章。 您还可以在我们详细的博客中了解更多关于不同类型电子邮件的适当电子邮件礼仪。
2.使用主动语态
在为企业编写电子邮件时，倾向于采用被动语态。 以这种方式写作可能显得正式和专业，但很容易导致沟通不畅和误解。
让我们看一个例子。 这是主动语态的陈述。
很明显，发件人要求收件人在星期四上午 10:00 给 Simon 打电话。
将其与以被动语态写的比较。
西蒙会接到电话吗？ 如果有，来自谁？
在最基本的层面上，使用主动语态是为了清晰和明确。 如果您写一封电子邮件，应该清楚您的要求。 毫无疑问，收件人应该是您希望他们做什么以及何时做。
主动语态可能看起来有点粗鲁或没有人情味，但它实际上是一种更专业的交流方式。 一个好处是，用主动语态写作可以使您的信息更短，从而使您的电子邮件通信效率更高。 对于我们所有每天都要经历数百次的人来说，这可能会受到赞赏。
3.情商高
情商是关于与某人更深层次的感受建立联系。 正如哈佛商业评论所总结的那样，它是一种强大的营销工具——它也可以帮助您创建有效的电子邮件。
一封情商高的电子邮件是在识别收件人的感受的情况下编写的。 它们以引起积极反应的方式编写，使用语言来挖掘我们的原始情绪。
而不是写作。
为什么不使用。
首先是指导。 第二个是邀请。 两者都是用积极的语态写成的，但只有一个是情商高的。 简而言之，情商是关于理解、反映和尊重一个人的情绪。
你不需要在这里过分，但需要一些时间来思考你正在写的电子邮件会给别人带来什么感觉。
一种情商高的方法也可以帮助您与客户进行有效的电子邮件沟通。 在处理投诉时，这一点至关重要。 通过识别和承认任何挫折、干扰和失望，你表现出的同理心可以大大缓解局势。
4.选择一个吸引人的电子邮件主题行
电子邮件主题行是您故事的标题。 最有效的电子邮件主题行足以吸引某人的注意力，从而产生打开一封几乎无法抗拒的电子邮件的欲望。
如果您的主题行不引人注目，您的电子邮件将无法打开。 这是我们可以从电子邮件营销世界中吸取的教训，统计数据显示，只有不到 20% 的收件人打开未经请求的电子邮件。
即使您正在给尊贵的客户、同事或朋友写信，我们也可以从专业的电子邮件营销人员那里吸取一些关于构建主题行的经验。
它应该是清晰、简单和直接的。 它应该准确地告诉收件人电子邮件是关于什么的，并鼓励他们打开它。
如果您正在编写会议请求，请说出来。
当您的电子邮件很紧急并且需要回复时，请提出要求。
需要达成一致，要清楚。
可悲的是，收件人仍然很容易忽略电子邮件，但一个好的主题行可以大大减少这种情况的发生。
5.为电子邮件设定目标
在专业背景下，您发送的每条消息都应该有目的。 在确定您的电子邮件目标时，问自己以下三个问题：
- 你要求收件人做什么？
- 你希望他们感觉如何？
- 他们应该如何应对？
让我们以向经理提出请假请求为例。
- 您要求收件人执行的操作：查看我的请假申请
- 你希望他们感觉如何：我是合理和专业的
- 您希望他们如何回应：通过批准我的请假请求
使用以目标为导向的方法可以帮助您在工作中编写有效的电子邮件，提供大纲结构并影响您的语气 - 例如，无论是正式的还是非正式的。
我们不会在这里详细介绍，但您可以通过我们的深入指南了解更多关于如何构建专业电子邮件的信息。
6.整理你的想法
金字塔原则是一种行之有效的电子邮件通信方法。 上世纪 80 年代，麦肯锡的高管们创立了这一原则，以提供一种有效的方式来构建思想和改善业务沟通。 如果您想知道如何撰写有效的商务电子邮件，请考虑金字塔。
解释它可能需要一段时间，但基本原则是您在开始时提出最重要的观点（或答案）并相应地构建您的电子邮件。
比如说，你的老板给你发了一封电子邮件，询问你是否应该延长同事的合同。
这是一个典型的商业回应，最后回答了这个问题。
使用金字塔原理，我们可以对其进行重构。
这种方法非常正式，并不适用于所有情况。 但如果你是在处理来自同事或上级的明确要求，这将节省大家的时间，并确保不会产生误解。
7. 考虑移动
2019 年 12 月，近 50% 的电子邮件是在移动设备上打开的。 随着越来越多的人享受远程或混合工作的自由和灵活性，这一数字可能会增加。
我们都知道，在手机上阅读电子邮件时，我们会快速滚动浏览它们。 阅读长篇文章很困难，有证据表明我们大多数人都不会打扰。
研究人员发现，如果一封电子邮件的格式不正确，一个人有 70% 的机会会在三秒钟内将其删除。
人们在写电子邮件时常犯的一些错误包括：
- 过大或不合适的图像
- 太多的文字没有足够的休息
- 多列布局（没有响应式模板）
在为移动设备编写有效的电子邮件时，请保持简短、甜蜜和简单。
我们假设您已经在用主动语态书写，这将使单词倒计时。 以下是创建引人注目的移动电子邮件的一些技巧。
- 将段落保留为一两个句子
- 使用金字塔原理来构建您的电子邮件，顶部的基本信息
- 使用清晰易读的字体
- 从不添加图像
- 使用项目符号分解文本
- 不要使用表格
- 在电子邮件正文中包含所有重要信息而不是附件
8. 提供明确的指示
如果您要求某人做某事，请提供明确的指示。 如果是会议请求，请说出来。 如果您想得到回应，请索取。 如果您需要有人为您提供东西，请告诉他们。
这里有一些提示可以帮助您。
- 提供日期和详细信息
- 使用单句段落
- 把事情分解成步骤
- 考虑使用项目符号或编号列表使信息清晰
- 不要害怕使用粗体来突出重要信息
9. 了解收件人、抄送和密件抄送之间的区别
您收到多少不相关的电子邮件？ 答案可能很多。 有效的电子邮件沟通是只向需要阅读和回复的人发送电子邮件。
发送电子邮件时，您有三个选择。 您可以将其直接发送给某人、抄送或密送他们。以下是这些术语的含义。
- 发送至：您要向其发送电子邮件的人。 他们被称为接受者。
- 抄送：电子邮件的副本将发送给此人。 他们不是电子邮件的直接收件人，但信息可能与他们相关。 收件人和其他抄送人可以看到谁收到了邮件。
- 密件抄送：将电子邮件的“密件抄送”发送给收件人。 他们不是直接回复者，收件人（或抄送者）看不到此人已收到电子邮件。
在大多数情况下，电子邮件是给谁的很清楚，但选择抄送谁可能会比较棘手。 很多人都有抄送的倾向，但问问自己，他们是否有必要收到电子邮件。 如果不是，那就不要。
10. 选择发送电子邮件的最佳时间
确保电子邮件内容正确至关重要，但在错误的时间发送邮件会影响打开和阅读邮件的人数。 HubSpot 分析了超过 40 亿封电子邮件，以找到最佳发送时间。
他们发现点击打开率最高的是：
- 上午 10 点
- 下午 1 点
- 下午 6 点
他们得出的结论是，这些时间是大多数人开始或结束工作日并有时间查看电子邮件的时间。
这不是一门精确的科学，但逻辑告诉我们，在银行假日周末前的周五下午 4:30 发送一封重要的电子邮件可能是个坏主意。
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