如何克服工作中的电子邮件焦虑
已发表: 2022-03-22电子邮件焦虑是管理邮箱所产生的压力和恐惧。 虽然电子邮件焦虑的原因很复杂，但结果非常真实，对电子邮件的恐惧是工作压力的主要原因。
处理电子邮件焦虑涉及了解您的电子邮件恐惧症的原因并制定简化流程的策略。
在本文中，我们将探讨什么是电子邮件焦虑，描述电子邮件焦虑的一些迹象，并提供一些专家提示来帮助您更好地管理邮件。
是否存在电子邮件焦虑之类的事情？
如果您是数百万向 Google 提问的人中的一员：为什么电子邮件让我如此焦虑？ 然后有可用的帮助。 电子邮件焦虑是一个真正的问题，在我们生活的某个阶段会影响我们大多数人。
心理健康慈善机构 Mind 表示，焦虑会让人感到担心、紧张和害怕。 情绪可以由此产生，这些情绪将发生或我们认为将来可能发生。
当我们都在与堆积如山的信息作斗争时，您可能会问，为什么电子邮件压力如此之大？
我们可能会沉迷于数字技术，开放大学的 Gini Harrison 博士和 Mathijs Lucassen 博士说。 他们警告说，过度使用技术可能会影响我们大脑的结构。 例如，过多的电子邮件会导致永久分心，影响我们的睡眠并破坏我们的工作/生活平衡。 我们也可能会经历 FOMO，这导致我们检查电子邮件的频率高于健康状况。 最后，我们可以发展出不利的社会比较，相信别人比我们更快、更高效、更有效。
爱丽丝博伊斯在《今日心理学》上写道，电子邮件是社交焦虑和与生产力相关的焦虑最常见的触发因素之一。 她认为我们对电子邮件感到焦虑的主要原因之一是它是“异步的”，这意味着在发送电子邮件和收到回复之间存在延迟。
她说，发送电子邮件会产生对回复的期望。 等待回复会产生压力。 这是因为缺乏答案会导致你的大脑开始运转，创造场景来填补创造的空白。 她将其描述为“情绪混乱和引发焦虑”。
电子邮件焦虑也可能是由于期望您会回复每封电子邮件而引起的。 研究人员将这种“电子邮件紧急偏见”贴上了标签。 简而言之，我们对未回复的电子邮件感到压力，因为我们相信发件人期待回复。
无论导致电子邮件焦虑的原因是什么，都需要立即解决。 工作焦虑会导致身体健康状况不佳和缺勤，并导致抑郁感。
那么，你如何停止电子邮件焦虑呢？ 首先，您需要了解导致您焦虑的原因。
是什么导致您的电子邮件焦虑？
电子邮件焦虑是一个统称，描述了管理邮箱所造成的压力。 事实上，电子邮件可以通过多种方式产生焦虑。
其中有多少会导致您的电子邮件焦虑？
- 害怕打开邮件——害怕打开邮件会造成严重的焦虑，最糟糕的是，你离开的时间越长，情况就越糟。 （如果你有一些，不要感觉太糟糕——心理学家 Berit Brogaard 承认有超过 30,000 封未回复的电子邮件。）你可能没有足够的时间来回复电子邮件，或者害怕打开它们，因为害怕里面有什么。 不管是什么原因，压力是真实存在的。
- 缓慢的电子邮件响应时间——正如我们上面所解释的，缓慢的电子邮件响应会导致压力。 如果有人对你的信息反应迟缓，你就会开始想象原因，这会导致情绪的负面螺旋，让你感到焦虑。
- 焦虑打开邮件——你也可能会焦虑打开邮件，想知道你会在里面找到什么。 这可能意味着您根本不打开它们，从而造成更大的压力并导致错过可能影响您工作的消息。
- 发送电子邮件焦虑——电子邮件发送焦虑是您在推送发送之前所经历的压力和恐惧。 您可能会担心您可能收到的回复电子邮件的反应。 《纽约客》的 Cal Newport 说，发送电子邮件的焦虑是电子邮件让我们感到痛苦的原因之一。
- 回复信息的焦虑——写电子邮件可能具有挑战性，并导致焦虑和压力。 告诫标志包括不断审查、重写和重新访问已发送的电子邮件。 说“不”通常是最难做的事情，所以请查看我们的博客，了解如何礼貌地做到这一点。
- 没有回复焦虑——等待回复电子邮件——尤其是需要紧急回复的电子邮件——会产生压力和焦虑。 你等待的时间越长，情况就越糟糕。
- 强迫性的电子邮件检查——正如哈里森和卢卡森发现的那样，强迫性地检查电子邮件是工作场所压力和焦虑的标志和原因。 普通人每天检查他们的电子邮件 15 次，但检查电子邮件焦虑会导致我们更频繁地这样做，在许多情况下检查数百次。 失去与网络的连接或手机没电也会导致焦虑，因为您无法保持联系。
- 电子邮件回避——电子邮件焦虑回避涉及简单地忽略您的电子邮件并希望它们会消失。 如果事情变得太多，我们可以退出并退出，将我们的电子邮件留到另一天。 这不是一个可持续的解决方案，只是推迟了打开和回答我们信息的不可避免的需要。
如何克服电子邮件焦虑
我们已经探讨了邮箱压力的一些常见原因，但是您如何应对电子邮件焦虑呢？ 您可以通过一些简单的策略、令人兴奋的新技术和生活方式改变来帮助您对抗电子邮件疲劳。
在我们开始之前，如果您承受的压力太大并开始影响您的心理健康，请务必寻求专业的帮助和支持。 一点工作压力是很自然的； 严重的焦虑不是。 如果这一切都变得太多，请与您的老板、朋友或医疗专业人员聊天。
以下是克服电子邮件焦虑的 10 种方法。
1. 了解导致您的电子邮件焦虑的原因是什么？
从一张普通的纸开始，列出导致您电子邮件焦虑的原因。 随着时间的推移，了解症状是什么并确定触发因素。 例如，早上、晚上还是周末情况更糟？
考虑使用情绪跟踪器应用程序来跟踪您的感受。 您收集的信息可用于确定合适的解决方案，以更有效地管理您的电子邮件。
如果您遭受电子邮件过载的困扰，请考虑使用生产力工具和电子邮件助手来帮助您更好地管理邮箱。
2.设定期望
工作场所焦虑的最大原因之一是等待答复。 你不能要求别人回应，但你可以设定期望。 如果您需要回复，请索取。 如果它是紧急的或时间敏感的，请清楚这一点。 记住，你不是粗鲁，而是设定期望。
另一方面，如果您无法立即回复电子邮件，请与发件人清楚并让他们知道。 确认收到他们的电子邮件并提供回复的时间范围。 同样，这可以减轻你们俩的压力。
这是一个如何工作的示例。
3. 写情商高的邮件
情商是管理我们自己的情绪并积极引导这些情绪的能力。 我们可以将这些原则应用到通过情商电子邮件进行的交流中。
情商电子邮件的核心是将自己定位为收件人。 想想你收到信息的感受（而不是你作为发件人要求的东西）。
专家警告“去抑制”效应。 没有面前的人，我们更有可能写出可能让某人感到不安或冒犯的东西。 另一个重要的一点是，当你生气或不高兴时，永远不要发送电子邮件。
4.了解电子邮件礼仪
如此多的电子邮件焦虑是由编写消息时的错误和误解引起的。 在某种程度上，这可能是由于现在理解或遵循正确的电子邮件礼仪造成的。
我们的博客包含大量关于写作的信息和指导。 您可以找到有关如何开始正式电子邮件、编写更好的商务电子邮件以及如何在电子邮件中发出正确语气的信息。
想知道从哪里开始？ 我们有效的电子邮件沟通的 10 条技巧提供了一些改善写作的基本技巧。
5.获得一些写作支持
学者们说，电子邮件焦虑通常是由缺乏写作能力引起的。 调查数字通信的研究人员警告说：“当个人想要创造某种印象的愿望加上对自己这样做的能力缺乏信心时，他们会避免参加社交活动。”
我们中的许多人都在努力捕捉我们的想法并通过我们的电子邮件有效地传达这些想法。 对于那些从一开始就使用另一种语言进行交流的人来说，这尤其具有挑战性。
在 Flowrite，我们让每个人都能更轻松地写出更好的电子邮件。 我们的 AI 写作助手可以帮助您创建更好的商务电子邮件。
6. 去个性化情况
电子邮件焦虑通常是由于在工作中过于情绪化而引起的。 虽然一些情感参与是积极的，但在某些情况下，“高度参与”的工作文化会导致破坏性行为。
如果您正在与压力作斗争，MindTools 的专家建议采取三步法：
- 停止并评估——在回复电子邮件或被压力所包围之前，请退后一步并评估情况。 探索你感到沮丧的原因以及你能做些什么。
- 找到积极的东西——即使在最艰难的时期，也要尝试找到一丝积极的一面。 挑战你的观点，鼓励自己积极思考。 这打破了消极心理模式的形成。
- 记住你上次感到沮丧的时候——识别沮丧的迹象并理解这种感受可以建立同理心，这可以帮助你应对最具挑战性的时期。
7.拿起电话
有时，一封电子邮件的答案不是另一封电子邮件； 这是一个电话。 拿起电话给某人打电话可以创造奇迹。
说话比电子邮件创建更深的联系，因为它是主动的而不是被动的。 它还有助于打破在谈论复杂主题时可能出现的“信息鸿沟”。
电话或面对面会议也可以帮助建立更牢固的关系，也可以扩展您的支持网络。
8. 建立界限
电子邮件是一种可以让您的工作生活更轻松的商业工具，但是当您在一天中的任何时间阅读和回复电子邮件时，它是不健康的（并且可能没有效率）。 设置界限可以帮助您更有效地管理您的消息。
以下是一些久经考验的解决方案：
- 每天留出时间查看电子邮件——在日记中留出一些时间来管理电子邮件并坚持下去。 确保时间可以帮助您设定期望。
- 分类电子邮件- 标记和管理您的邮件，并首先处理重要的邮件。
- 使用您的外出– 您的外出不只是为了假期； 它可以帮助您更好地管理您的邮箱。 自动回复可以确认收到并设置回复的预期。
这是一个例子：
9. 锻炼
如果您的焦虑是由于工作时间过多引起的，那么锻炼可以帮助建立健康的距离并重新调整您的工作/生活平衡。 此外，学者们发现，任何形式的运动都有益于您的健康。
哥德堡的一项研究发现，那些在 12 周内经常进行体育锻炼的人发现他们的焦虑症状有所改善。
锻炼可以帮助改善您的身体健康和幸福感，并远离焦虑的原因。 它非常有效，哈佛甚至说，“系好运动鞋，出去走走，可能是我们预防和治疗焦虑症的唯一最佳非医疗解决方案”。
10.成为解决方案（不是问题）
如果您在工作中遇到电子邮件焦虑症，那么您不太可能是唯一一个。 撰写和回复电子邮件时，请务必支持他人。 管理期望，撰写情商高的电子邮件，并保持耐心。 阅读我们的电子邮件礼仪提示以获得一些指导。
成为解决电子邮件压力的方法，而不是问题。
处理电子邮件焦虑的最后一句话
电子邮件焦虑是一个真正的问题，并且不会消失。 某种程度的工作电子邮件焦虑是大多数工作不可避免的一部分，但如果对电子邮件的恐惧正在影响您的身心健康，您必须采取行动。
确切地说，如何克服电子邮件焦虑取决于是什么导致了您对邮件的恐惧。 花一些时间探索、理解和跟踪导致您的电子邮件焦虑的原因，然后使用我们的提示找到适合您的解决方案。