如何用英语写电子邮件并附上例子

用英语写电子邮件并不容易，尤其是对于非英语母语的人来说，但这是一项可以使您个人和专业受益的基本技能。

那么，如何用英文写邮件呢？ 首先，您需要学习电子邮件英语的许多规则和约定。 您必须熟悉英文电子邮件格式，包括英文电子邮件问候语和结束语。 当您知道如何用英语开始和结束电子邮件时，您的后袋必须掌握常用的电子邮件短语英语，并了解英语电子邮件礼仪，才能始终保持礼貌和专业。

为了帮助您进一步提高英语电子邮件写作技巧，我们将为您提供英语电子邮件示例，涵盖如何用英语编写正式、专业和非正式的电子邮件。 这个关于电子邮件写作的深入指南将通过一个示例来完成，Flowrite 的 AI 写作工具如何帮助您以语法正确、完美的英语有效地传递您的信息。

如何用英语写电子邮件

为了让您开始使用，我们将拆分英语电子邮件格式，包括电子邮件问候语、正文、电子邮件结束短语和签名。

英文电子邮件格式

英语电子邮件被学者描述为“高度规范的书面交流形式”。 简而言之，有强大且既定的规则规定了英语电子邮件的格式。

这些规则中的大多数出现在维多利亚时代，因此英语电子邮件格式紧跟正式信件的格式也就不足为奇了。 通常，英文电子邮件有五个要素：

1. 主题行
2. 正式或非正式的问候
3. 正文副本
4. 结束语
5. 签名
   

本文将引导您完成每个部分，并提供说明我们观点的电子邮件结构示例。 最后，您应该了解如何用英语格式化电子邮件。

为什么要格式化我的电子邮件？

从外面看，英文电子邮件信函的格式可能看起来很奇怪。 尽管如此，一旦你理解了这些规则，它就会让每个人都更简单、更快捷地创建有效的电子邮件，正如这项对信件写作的研究所发现的那样。

但是为什么要麻烦用英语格式化电子邮件呢？ 这里有五个原因：

1. 它是专业的：正式电子邮件英语的规则和惯例是公认的专业实践。 虽然您可以随心所欲地自由写作，但您选择的电子邮件风格、语气和格式会向收件人传达信息。
2. 它更有效：在大多数情况下，每封电子邮件都应该有一个目的，以引发行动。 使用既定的英语语言格式提供了一个简单而清晰的结构来传达您的信息，可能会得到您想要的响应或结果。
3. 它减少了压力和焦虑： “如果用户能够理解一封信，他们就不太可能通过其他渠道联系提出问题，更有可能做信要求他们做的事情，”英国政府说. 清楚地说明你想要什么以及为什么意味着读者不需要填补空白或做出假设。
4. 更容易：了解如何格式化英语电子邮件使编写它们更易于管理。 不用担心如何称呼某人或签字； 它已经为你决定了。 它让您有时间专注于信息的核心。
5. 更快：一旦您了解了正式电子邮件的基本组成部分，编写它们就变得简单快捷。 如果您像普通工人一样花费一半工作日写电子邮件，这可以节省您的时间。 诸如 Flowrite 之类的工具可以为您节省更多时间，创建格式完美、流畅的电子邮件，并在几秒钟内获得结果。
   

了解如何格式化英文电子邮件是所有通信的基础。 但是，当然，如果情况或情况需要，您可以自由更改、调整或忽略其中的任何部分。

语言会发生变化和发展，让您可以自由灵活地为每个受众塑造对应关系。 例如，学者们说，语言“法律”并不是一成不变的。 研究人员表示，相反，读者希望能够快速访问信息，这“影响了电子邮件的结构和功能”。 本质上，如果有比遵守规则更好的方式来传达您的信息，那么请随意使用它。

如何用英语开始电子邮件

用英语开始电子邮件的传统方式是使用“亲爱的”这个词。 过去，您会被建议使用过去的头衔（先生、夫人等），但事情已经发生了变化。 诸如先生和夫人之类的性别术语现在可能会引起冒犯，因此我们需要找到另一种向电子邮件收件人介绍自己的方式。

英语中不同的电子邮件问候语取决于您是针对您认识的个人、您不认识的人还是集体（例如，组织、团队或匿名电子邮件地址）。

这里有一些用英语写正式电子邮件问候的方法。

如果你知道一个人的全名，你应该使用它。 因此，您可以写下“亲爱的罗伯茨夫人”，而不是：

• 亲爱的莎拉·罗伯茨
  

如果您不认识要写信的人，许多旧的正式英语电子邮件写作博客和文章建议使用“Dear Sir”或“Dear Madam”。 然而，我们不同意。 这是过时的和不必要的。 如果您找不到某人的全名（LinkedIn 是您的朋友），请找到另一种方式来称呼他们。

以下是一些称呼您不知道姓名的人的示例：

• 亲爱的营销经理
• 亲爱的团队负责人
  

如果您正在向一个群体发表讲话，请找到一种合适的方式来吸引他们，例如：

• 亲爱的团队
• 亲爱的市场部
• 尊敬的投诉团队
  

很多人想知道您是否可以在正式电子邮件中使用“嗨”作为问候语，您可以。 如果你认识这个人，或者不是在正式的环境或能力下写作，这是你的选择。

电子邮件正文

电子邮件的正文是您解释消息内容的地方。 没有硬性规定，因为每封电子邮件都略有不同。 尽管如此，在正式的英文电子邮件中，信息流还是有自然规律的：

• 自我介绍——名字、职位和组织非常重要
• 解释您发送电子邮件的原因 - 描述您联系某人的原因
• 说出你想要的——如果你想要一些回报（回复、文档、图像等），然后提出要求
• 下一步——描述现在发生的事情，提供一个时间表。 如果您期待回复，请清楚您何时期待回复。 永远不要让你的读者感到困惑
  

在页面上更容易看到这一点，因此请务必查看下面的示例，了解我们如何使用这种格式来创建有效的英语电子邮件。

英文电子邮件结束语

您在英语电子邮件中使用的结束语类型取决于您是在写正式电子邮件还是非正式电子邮件。 让我们看看下面两种类型的电子邮件关闭消息。

如何用英语结束正式电子邮件

关于用英文完成一封正式的电子邮件，你只需要知道两件事：

• 如果你知道这个人的名字，你就用“Yours sincerely”结尾。
• 如果您不认识此人（或正在写信给组织或集体电子邮件地址），则使用“您的忠实”。
  

如何用英语结束非正式电子邮件

就其本质而言，非正式电子邮件不受规则的约束，因此您可以随意编写任何内容。 然而，在结束非正式电子邮件时，您可能会发现一些熟悉的短语。

您可以选择使用的一些电子邮件签核包括：

• 亲切的问候
• 最好的祝福
• 我期待着您的回音
• 请与我联系以获取更多帮助

电子邮件签名

专业的电子邮件签名提供了读者需要了解的有关您的基本信息，包括：

• 你的名字
• 职称
• 组织
• 联系方式
  

每个英文电子邮件签名都应包含以下内容，但您可以自由添加更多内容，包括：

• 资格详情
• 选择代词
• 社交媒体链接

常见的英语电子邮件短语

你可以写一本关于英语电子邮件短语的书，但为了这个博客的目的，我们需要保持简短（并防止你感到无聊）。 以下是一些有用的商务英语短语，您可能希望将它们包含在您的英语电子邮件中：

• 我写信是想告诉你
• 我正在与您联系以确认
• 这只是一封简短的电子邮件，用于解释
• 只是一个快速的提醒
• 这封电子邮件是为了让您知道
• 我正在与您联系并提供一些其他信息
• 附件是您要求的信息
• 我会欢迎你的想法
  

您可以阅读并选择自己使用一些非正式的电子邮件英语短语：

• 很高兴赶上
• 我希望你周末过得愉快
• 我希望你一切都好
• 我希望你一切安好
• 很高兴收到你的来信
• 很高兴收到你的消息

英文电子邮件礼仪

英语语言规则的正式规则规定了电子邮件的结构，包括问候语、信息流和适当的签字。 电子邮件礼仪描述了帮助您制作和塑造更好信息的不成文规则。

以下是所有英语电子邮件作者都需要了解的 10 条电子邮件礼仪规则和提示。

1. 写一个专业的主题行——在主题行中提供尽可能多的信息
2. 使信息简短而切题——锐化您的信息并删除不重要的信息
3. 不要试图变得有趣——朋友之间可以接受笑话，但幽默并不总是如此，所以不要打扰
4. 限制大写字母- 尽可能限制您使用的大写字母数量并在句子中使用大小写
5. 避免使用感叹号——感叹号在社交媒体上很流行，但在正式和非正式的英语电子邮件中应谨慎使用
6. 尊重文化差异——在给任何人写信时，请尊重信息中的文化差异
7. 避免使用性别术语——不再适合使用诸如先生、夫人和女士之类的术语，因此请避免使用它们
8. 使用标准字体——不要使用疯狂或令人困惑的字体； 坚持所有消息的专业字体
9. 始终证明每条消息- 在发送之前检查您的消息（并再次检查以确保！）
10. 限制附件大小- 电子邮件收件箱可能会变得杂乱无章，大型电子邮件附件无济于事，因此不要发送大文件
    

遵守电子邮件礼仪对我们所有人来说都是一个挑战，这就是为什么我们创建了一份详细指南，介绍了一些管理英语电子邮件的不成文规则。

电子邮件写作的语法规则

英语受语法规则约束，有时可能会让每个人感到困惑。 虽然您不需要流利地掌握英语来撰写有效的电子邮件，但了解基础知识至关重要。

以下是编写更好的英语电子邮件所需的 10 件事：

1. 始终使用大写字母作为名称
2. 遵循上述电子邮件格式
3. 句子以大写字母开头，句子以逗号分隔，每个句子以句号结尾
4. 保持句子简短
5. 每个句子都应该有一个主语（约翰），动词（阅读）宾语（书籍）
6. 使用主动语态来吸引读者。 Flowrite 等工具可以帮助您直接、清晰地吸引用户
7. 不要使用表情符号
8. 将列表分解为要点，使信息易于读者理解
9. 使用缩写词时解释它们
10. 从不使用脏话

英文电子邮件示例

我们提供了有关如何用英语构建和编写有效电子邮件的综合指南。 现在，让我们将其中的一些规则付诸实践，并通过一些例子来说明如何用英语写正式电子邮件、用英语写专业电子邮件和用英语写非正式电子邮件。

如何用英语写一封正式的电子邮件

我们已经在上面介绍了用英语编写正式电子邮件的基础知识； 这是它的工作原理。 在这个英语电子邮件示例中，我们向我们已知的个人和企业索取产品。

如何用英语写一封专业的电子邮件

在商业中，时间就是金钱，因此完美的英文专业电子邮件简短、清晰、直截了当。 所以这里有一个如何用英语写专业电子邮件的例子。

如何用英语写一封非正式的电子邮件

在编写非正式电子邮件时，您不会受到规则的限制，并且可以更自由地交流和对应。 因此，这里有一个给您认识的人的热情友好的电子邮件示例。

提高您的英语电子邮件写作技巧

学习如何编写英语电子邮件的最佳方法是阅读（和编写）尽可能多的电子邮件。 在线查看示例，注册邮件列表，或通过收件箱回读以确定您喜欢的英语电子邮件示例。

为了提高您的英语电子邮件写作技巧，一个很好的方法是保留您喜欢和想要使用的短语列表。 随着时间的推移，您会发​​现这可以帮助您理解完美英语电子邮件的组成部分，并提高您的词汇量和语法技能。您还可以建立一个电子邮件模板库，在用英语编写电子邮件时可以使用这些模板来节省时间. 该资源可以帮助您识别成功（和不成功）的电子邮件，帮助您发展自己的正式电子邮件英语写作风格。

最后，我们必须咬牙切齿。 Flowrite 的博客上有几十篇关于如何用英语写正式和专业电子邮件的文章。 它们涵盖了各种工作所需的日常沟通的所有方面，可以帮助您在工作和个人生活中变得更有效率。

然而，这还不是全部。 我们的 AI 写作助手可以帮助您自信地进行交流，将简短的说明转化为可随时发送的完美英语电子邮件。 如果您不相信我们，请查看下面的 Flowrite 示例。 如您所见，它可以像单击按钮一样简单。

我们希望这篇博文能帮助您学习如何用英语写电子邮件。 如果您觉得对您有帮助，我们建议您将此页面添加为书签，以提神醒脑，以防您对电子邮件英语的语法、礼仪、短语或格式有任何疑问。 为了摆脱任何疑虑，请务必尝试 Flowrite 并开始增强您的日常交流。