公关人员的电子邮件礼仪

我最近花了两个小时清理我的电子邮件收件箱中的旧电子邮件。 此举是由于我购买了一台新电脑并希望清理旧电脑上的无用文件。 在两年多来第一次这样的清理行动期间，我收到了数百份来自公关人员的新闻稿和电子邮件。 我删除了其中的许多内容，并在此过程中为公关人员提出了一些建议的电子邮件规则。

1 . 在您的电子邮件上添加主题行：我根本不明白为什么人们发送没有主题行的电子邮件。 主题行的目的是告知收件人消息的内容。 如果没有主题行，你显然没有什么可告诉我的。

2.再一次，没有附件：我发现绝对令人惊讶的是，人们向毫无戒心的收件人发送带有巨大文件附件的电子邮件。 没有理由不能将 Word 文档形式的内容剪切并粘贴到电子邮件正文中。 如果它是图形密集型的东西，请将其放在网站上并提供链接。

3.包括我的名字：我的名字不是 Bill、Bob、Joanie 或 Chachi。 它也不是“这里的名字”或“第一个最后一个”。 如果您甚至不知道您的收件人是谁，为什么还要发送电子邮件？

4. >>>>：感谢您将新闻稿转发给我：您显然懒得将实际新闻稿剪切并粘贴到电子邮件中。 相反，您只是将其转发给我，其中包含烦人的插入符号。 奇怪的是，这正成为记者们的一个症结所在，他们认为这是不尊重和懒惰的明确标志。

5.哦，那个主题行：请说这是新闻稿。 这是一个示例，“新闻稿：XYZ Corp. 宣布启动企业福利计划。” 实际上，您会发现人们更有可能阅读新闻稿，而不是旨在欺骗某人打开的欺骗性标题。 我在我的 Microsoft Outlook 中设置了一个“规则”，它将任何包含“新闻稿”一词的电子邮件放在一个特殊的文件夹中。 我每天至少浏览这个文件夹两次。

6.拼写检查：像我这样的懒惰记者犯拼写和语法错误已经够糟糕的了。 在发送电子邮件之前运行拼写检查，并在发送之前花一分钟实际阅读电子邮件。 我发现许多电子邮件中人们拼错了客户的姓名。 在一种情况下，我无法弄清楚公司的名称是什么，因为这个人几次拼写不同，并使用了不同的品牌元素（大写字母和连字符）。

7.你是专业人士，表现得像一个人：以问候语“Yo！”开头的电子邮件是我对朋友的期望，而不是我素未谋面的人。

8.不是数量，而是质量：长邮件很烦人，浪费我的时间。 直奔主题并在那里结束。

9.请联系：我发现至少有一百封电子邮件没有人留下他们的联系信息。 我还发现了一些奇怪的事件，人们没有为他们的电话号码输入区号。

10.请不要再给我发电子邮件：我一次又一次地要求从各种新闻列表中删除，但我的请求被删除的请求很少被听到。 更新您的电子邮件列表，出于职业礼貌，请在有人询问时将其删除。

11.是的，我收到了您的电子邮件：给记者发了三封电子邮件并询问他们是否收到了您的电子邮件，这并不能很好地利用您的时间。 我意识到许多公关人员会为他们定期更新的项目保留清单。 我知道在我的名字旁边通常会有类似“发送电子邮件，打电话，没有回应”之类的字样。 你看懂图片了吗？ 用无数电子邮件淹没某人的收件箱是进入垃圾邮件文件夹的一种方式。

12.隐藏您的通讯组列表：“密件抄送”功能的存在是有原因的。 看到冗长的分发列表不仅令人讨厌，而且在战略上也是不明智的。 现在我知道其他记者看到了哪些新闻，可能会写关于这个主题的文章。 因此，我对写这个主题没有兴趣。

13.你，呃，雅虎吗？ : 也许这完全是吹毛求疵，但我对使用免费电子邮件服务的 flaks 或公司有疑问。 另一个是我觉得公司没有自己的电子邮件服务很奇怪。 我知道 gmail 是一个很棒的电子邮件服务，但他们提供了您可以在自己的域下使用的 Google Apps。 我认为 PR 中没有网站或在自己的域中没有电子邮件地址的任何人都无法正常工作。

14.小麦面包无病毒：我最近收到的带有附件的新闻稿用病毒感染了我的计算机（尽管存在防病毒软件和防火墙）。 觉得我疯了？

15.真的是高优先级吗？ : '纳夫说。

16.纯文本格式：在电子邮件正文中插入公司徽标或使用图形会使电子邮件变得繁琐。 这些图像也可能无法在某些电子邮件程序中正确显示，并且电子邮件会以一种奇怪甚至完全不可读的方式出现。

17.明智地使用电子邮件：阅读伊索的“狼来了的男孩”。

18：正确定位你的电子邮件：我不知道为什么我会收到数百篇关于生物技术公司的新闻稿（我从不涉及这个主题）或者让我有机会采访“美国偶像”评委的电子邮件。

19.个人电子邮件是禁忌：你不认识我，所以如果你收到我发来的电子邮件，我请你帮我为朋友找新公寓或工作，这不是很奇怪吗？

20.小心你转发的内容：看到许多公关人员向我转发政治和宗教材料，我感到很震惊。 在一个案例中，有人向我转发了一些关于以色列和巴勒斯坦的带有政治色彩的垃圾邮件。 她没有隐藏分发列表，我注意到列表中还有很多其他的 Silver、Gold 和 Wein 类型。 您转发给朋友和家人的内容通常不适合转发给专业联系人。

与往常一样，我希望这些“规则”有所帮助。 我意识到大多数人在专业环境中明智地使用电子邮件，但有太多人不这样做，他们对我们这些依赖媒介进行工作的人产生了不好的影响。

Ben Silverman 之前是《纽约邮报》的商业新闻专栏作家和 DotcomScoop.com 的创始人/出版商。

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