每个专业人士都需要知道的 25 条电子邮件礼仪规则和提示
已发表: 2022-03-22由于电子邮件平均占用专业人员高达 28% 的时间，人们经常以生产力的名义忽视电子邮件礼仪。 但是，无论您有多忙，在商务电子邮件中都有一套规则和提示要遵循。 事实上，正确的电子邮件礼仪不仅可以让您保持专业精神，还可以使您的沟通更加有效，并帮助企业避免代价高昂的错误。
当您阅读这篇博文时，您将了解您需要了解的有关电子邮件礼仪的所有知识，这些都可以在您的同事身上学到。
什么是电子邮件礼仪？
电子邮件礼仪是指在发送和接收电子邮件时指导我们行为的原则。 本行为准则包括有关适当语言、拼写、语法和礼仪的指南。 适当的礼仪取决于您向谁发送电子邮件。 在工作场所，在这些约定的正式方面犯错总是更安全。
为什么电子邮件礼仪很重要？
遵守电子邮件礼仪将帮助您建立专业精神，在工作场所建立更牢固的关系并很好地代表您的雇主。 它还将使沟通更加高效，并防止您和企业陷入困境。 熟悉专业的电子邮件礼仪将帮助您以尊重的方式与他人沟通并在您的职业生涯中取得成功。
1.写一个清晰的主题行
由于我们中的许多人经常被埋在收件箱中，因此主题行可能会对您的电子邮件是否被打开产生重大影响。
遵守电子邮件礼仪目标是一个清晰而简短的主题行，用几个词或一个简洁的句子描述您的电子邮件的内容。 使用诸如“提案”和“申请”之类的标识符，这些标识符会立即明确地告诉收件人可以从您的电子邮件中得到什么。 提供实用性的主题行更容易被阅读，因此请保持实用。
无论您做什么，都不要发送没有主题行的电子邮件。 这明显违反了适当的电子邮件礼仪。 看到“无主题”几乎可以保证收件人会将您的邮件直接移到垃圾箱，因为它看起来很可疑。
2.从专业的问候开始
在电子邮件中打招呼的最佳方式始终取决于您与他们的关系和主题。 以专业方式开始电子邮件的适当方式从正式到随意不等，但你永远不应该遇到非正式的。
一些最常见的问候包括：
- 亲爱的女士/女士/先生。 <姓氏>,
- 你好<名字>，
- 嗨<名字>，
被视为不良电子邮件礼仪的非正式问候列表从“Heya”和“Yo”到收件人的姓名不等——相信我们，您不想犯这种电子邮件礼仪错误。
3.别忘了自我介绍
你永远不应该假设收件人知道你是谁。 特别是如果您第一次联系您不认识的人，这是电子邮件礼仪的一部分，以简短的介绍开始您的电子邮件正文 - 简短的一两行涵盖相关信息就可以了。 如果您认识收件人，但不确定您的名字是否对他们敲响了警钟，请想办法提及您上次交谈的时间或提醒他们您是如何认识对方的。
4. 保持简短
由于普通上班族每天收到超过 100 封电子邮件，因此没有人有时间阅读冗长的邮件。
你能做的最糟糕的事情就是让收件人浏览整封电子邮件，以找出你的信息是关于什么的。 相反，您应该在一开始就说明您的电子邮件的目的。 快速表达你的观点，不要冗长，使用易读的短句。 理想情况下，您的电子邮件只有一个目标，但如果您需要涵盖不同的主题，请考虑将它们浓缩为要点。
当你认为你已经完成了，花时间编辑你的信息，以确保它是清晰的，并删除所有不必要的词。 如果您仍然认为它太长，请考虑是否有比电子邮件更好的渠道来交流该主题。
5. 避免幽默
如果没有合适的语气和表达方式陪伴他们，即使是最搞笑的妙语也可能离目标几英里远。
这就是为什么幽默经常在电子邮件的翻译中丢失。 讽刺在书面形式中尤其危险，因为读者可以从字面上解释您的意思，而您刚才所说的意思恰恰相反。 除非您与收件人关系密切，否则您应该避免在专业电子邮件中开玩笑。
这甚至与被误解的风险无关——你觉得有趣的东西对接收者来说不一定很有趣。
6.正确构建电子邮件
专业的电子邮件应包括主题行、问候语、正文、签字和签名。 远离这种结构可以被视为违反电子邮件礼仪。 您应该始终用分段分隔这些部分，以使您的信息易于理解。
旨在传递您的信息，使电子邮件正文不超过三个段落。 由于人们倾向于“扫描”电子邮件以寻找有趣的内容而不是逐字阅读，因此每个段落的开头都应突出显示最重要的内容。 还要记住在段落之间留一个空行以提高可读性。
如果您感到信息过载的风险，请考虑使用项目符号或编号列表为您的写作带来更多结构，分解罗嗦的部分。 如果您使用粗体来突出最重要的内容，请不要在每封电子邮件中使用多个单词或短语。
7.用句格
使用句子大小写意味着将句子中第一个单词的第一个字母和任何专有名词大写。
以传统方式使用大写字母是商务电子邮件礼仪的一部分，因此您不应该尝试使用它。 请记住，在工作中全部大写也被视为失礼。
8.注意你的语气
这不仅仅是你说什么，而是你怎么说。
谨慎选择单词，并始终考虑收件人可能会如何解释它们。 因为你不能依靠面部表情和语调来传递信息，所以要付出额外的努力来表现出积极的一面。
除了避免幽默之外，不要使用负面的词和形容词，这些词和形容词会让你看起来比实际更情绪化。
9. 写得好像没有什么是保密的
避免通过电子邮件讨论敏感话题或机密信息，因为它们很容易落入坏人之手。 无论收件人是谁，您都不应该相信他们是唯一会看到您的电子邮件泄漏的人，这可能只是意外转发或抄送的问题。 安全总比后悔好，所以商务电子邮件礼仪的一个很好的指导方针是不要写一封你不希望全世界都阅读的电子邮件。
10.不用感叹号！！！
你肯定不会在工作中经常大喊大叫，对吧？ 这就是为什么在商业电子邮件中使用感叹号时应该注意的原因。 使用一个的唯一真正原因是表达兴奋——而这永远只需要一个感叹号。 每封电子邮件使用多个可能会让您显得不专业，更不用说以多个电子邮件结束一个句子了。
11.注意文化差异
由于文化差异，很容易发生沟通错误。
书面文字的风险更大，因为没有肢体语言伴随信息。 这就是为什么当您向国外的人发送电子邮件时，您应该尝试熟悉收件人的文化。 适应他们的偏好将帮助您与他们建立更牢固的关系。
在某些国家/地区，最好直截了当。 相比之下，在其他情况下，习惯上首先了解新的业务伙伴。 通过阅读 BBC 的这篇文章，您可以开始掌握这些商务电子邮件礼仪的细微差别。
12. 不要使用表情符号
尽管表情符号在即时通讯方面在我们的日常交流中发挥着重要作用，但它们并不属于专业电子邮件。 你为什么要问？ 研究发现，使用笑脸会让你看起来不那么有能力，更不用说每个人对它们的理解都不一样。 除非收件人在之前给您发送电子邮件时使用过表情符号，否则您应该避开它们
13.缩短网址
将长 URL 粘贴到您的电子邮件中是一种让它看起来凌乱的可靠方法。 除了使您的信息更难阅读之外，它们还占用了宝贵的空间。 您应该做的是使用 URL 缩短器，例如 bit.ly 或插入超链接。
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PS 看看这个：https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email
14. 坚持使用标准字体
您总是希望您的电子邮件易于阅读，对吗？ 这一切都始于一个干净的字体。 作为基本规则，请使用电子邮件客户端的标准字体。
电子邮件的一些最佳字体包括：
- 宋体
- 黑尔维提卡
- 口径
- 信使
- 英语字体格式一种
当谈到字体的颜色时，黑色是唯一的选择。 正确的大小是 10 磅或 12 磅，具体取决于电子邮件的长度。 如果您将文本复制并粘贴到电子邮件中，请记住清除格式，否则它可能看起来与邮件的其余部分不同。
15.使用专业签收
签署电子邮件的最佳方式始终取决于您与收件人的关系以及电子邮件的目的。 您应该将签字与问候语和其余信息相匹配，以保持一致的语气。 您想始终保持礼貌，但您想写一封正式的电子邮件还是表现得友好？
一些最受欢迎的专业电子邮件关闭包括：
- 真挚地，
- 亲切的问候，
- 问候，
- 最好的，
- 谢谢，
正确签收很重要。 这是收件人阅读的最后一件事，并且可以留下类似于会议结束或电话结束的持久印象。
16.包括签名
在电子邮件签名方面，少即是多。
专业签名包括您的全名、职务、公司名称、公司网站和联系您的电话号码。 如果这些在您的业务中发挥作用，您可以考虑提供公司的 LinkedIn 和街道地址。 公司徽标或您的照片也通过了商务电子邮件礼仪。 但是，请确保设计是响应式的。
在每封电子邮件的末尾自动包含一个签名——从邮件中删除它比手动添加它更容易。
17.始终仔细检查收件人的姓名
没有什么比拼错一个人的名字更能给人留下第一印象的了——或者完全用错误的名字称呼他们。
从字面上看，这将需要几秒钟的时间，而且您没有任何借口弄错了。 除了避免这些粗心的错误之外，请确保不要缩短名称，除非您确定来自法律部门的 Robert 真的更喜欢使用“Rob”。
如果对此主题有任何疑问，请查看他们如何签署之前给您的电子邮件，查看他们的 LinkedIn 个人资料或内部沟通渠道。
没有任何借口——错误的电子邮件收件人姓名是最严重的电子邮件礼仪错误之一。
18. 千万不要在没有校对的情况下发送电子邮件
这个电子邮件礼仪提示不能像拼写错误那样强调，语法错误将不可避免地对您产生不良影响。 完成写作后，至少检查两次电子邮件正文和主题行以发现任何错误。 您还可以尝试大声朗读您的电子邮件，以发现您的眼睛没有发现的错误。
19.注意附件
关于附件的最重要的电子邮件礼仪规则之一是您不应将大文件附加到您的电子邮件中。 例如，发送演示文稿或视频的最佳方式是将文件上传到 Google Drive 或 Dropbox 等云服务，并为收件人提供允许他们访问文件的链接。 如果这不可能，请确保在附加文件之前对其进行压缩，以减少收件箱中的空间。 还要记住在您的电子邮件正文中提及附件，以确保收件人注意到它。
20. 适当地密件抄送
密件抄送代表密件抄送，它允许您向其他收件人隐藏在密件抄送字段中输入的一个或多个人。
当您向几个彼此不认识的人发送电子邮件时，使用密件抄送是一种很好的电子邮件礼仪，因为它可以保护他们的隐私。 它还用于礼貌地从线程中删除某人，例如，在他们通过电子邮件将您介绍给其他人之后。 当您需要向某人确认您已经发送了一封重要的电子邮件时，它也可以派上用场，而无需将该人包括在以下线程中。
盲抄本也可能被滥用，出于错误的原因使用它被认为具有欺骗性和不礼貌。
21. 及时回复
对于任何专业人士来说，电子邮件可能会耗费大量时间，但及时回复您的电子邮件有助于让每个人的工作都按计划进行。
适当的响应窗口取决于发件人和主题。 根据经验，您应该在同一天回复您的队友，在 24 小时内回复其他同事，并在工作周结束前回复您组织之外的人，除非有紧急情况。
特别是如果您担任面向客户的角色，您应该知道您的较长响应时间可能会发送无意的消息，因为近三分之一的人希望企业在一小时或更短的时间内回复电子邮件。
22. 仅在必要时使用“全部回复”
由于普通上班族每天会收到大约 121 封电子邮件，因此您不想用任何不必要的东西来打扰人们。 因此，下次您要按下“全部回复”时，请停止考虑电子邮件链中的每个人是否都需要收到您的答复。 如果答案是否定的，请使用“回复”并从另一个分散注意力的通知中避免伤亡。
23.回复你所有的电子邮件
尽管有大量的收件箱和繁忙的日程安排，但回复每封发给您的电子邮件是一种很好的电子邮件礼仪。 忽略来自组织内某人或业务伙伴的电子邮件是不礼貌的，并且可能会产生后果。 如果有人冷淡地给你发邮件，即使是礼貌的“不”，也要花点时间给他们答复，因为这会给他们留下好印象。 如果您不这样做，它可能会导致您收到一系列后续电子邮件。 如果他们没有足够体贴地做功课，不要觉得有义务回答。
24.转发前三思
还记得我们之前写的关于电子邮件礼仪的敏感话题和机密信息吗？ 您应该始终考虑是否要转发电子邮件并谨慎行事。 此外，请考虑消息是否真的为收件人创造了任何价值。 当您决定转发电子邮件时，重要的是总结讨论的内容并让收件人知道他们需要什么。 您还应该编辑电子邮件中不必要的任何内容，例如转发标志、其他电子邮件地址、主题行和以前的评论。
25.记得设置不在办公室的回复
如果您长时间无法回复您的电子邮件，您应该设置一个自动外出消息，让人们知道您无法回复他们。 典型情况包括假期和会议。 重要的是要包含一个您回来的具体日期，以便他们可以相应地进行。 您还应该提供发件人在紧急情况下可以联系到的人的联系信息。 最佳做法是在主题行中包含“外出”或“标识符”以及您返回的日期。
我们希望您发现这篇关于电子邮件礼仪的博客文章对您有所帮助。 我们真诚地相信，通过了解最重要的商务电子邮件礼仪规则，每位专业人士都能使工作场所的沟通更加有效。 如果您认为我们错过了重要提示，请告诉我们！