19 条需要了解的电子邮件礼仪规则

电子邮件礼仪是一套管理礼貌、富有成效的电子邮件通信的社会准则。与线下礼仪一样，电子邮件礼仪可以使对话变得舒适、体贴且专业。

什么是电子邮件礼仪？

工作场所的电子邮件礼仪规则可能因行业和文化的不同而有所不同，无论是专业的还是全球的。随着电子邮件礼仪（就像其他形式的沟通规则一样）随着时间的推移而演变，它也可能因代际差异而变化。但是，某些一般准则适用于大多数电子邮件通信，例如使用专业语气并在发送前校对每封电子邮件。

保持良好的电子邮件礼仪很重要，因为它传达了对您发送电子邮件的人的尊重。从本质上讲，礼仪代表着对他人的考虑。通过电子邮件礼仪，您可以传达您的专业精神以及您公司的专业精神（如果适用）。在收件人的收件箱中，这可以让您和您的公司脱颖而出。电子邮件礼仪还可以让您更有效地发送和回复电子邮件。以下是 19 条电子邮件礼仪指南，可以帮助您撰写更清晰、更专业的电子邮件，从而带来更富有成效的结果。

19 条电子邮件礼仪提示

1校对，校对，校对

没有什么比语法错误或收件人姓名拼写错误更能削弱您的专业精神了。在发送电子邮件之前，请仔细校对或使用 Grammarly 以确保其没有语法、拼写和标点符号错误。另外，请仔细检查所有详细信息（包括收件人姓名的拼写）是否正确。

2写出详细的主题行

好的主题行是电子邮件的预览。不要使用诸如“您好”或“入住”之类模糊的主题行，而是直接发送您的消息。这样，收件人立即知道电子邮件的内容并可以做出适当的回复。

3添加问候语

每封电子邮件都以适当的问候语开头。适当的电子邮件问候语的示例包括：

• 亲爱的[收件人姓名]
• 你好[收件人姓名]

4包括签字

您的电子邮件应以适当的问候语开始，并以适当的结束语结束。专业的电子邮件签核包括：

• 问候
• 最好的
• 真挚地
• 谢谢
• 干杯

签字后，请注明您的姓名。

5简洁

简洁是所有专业沟通的关键原则。不要在无关的细节上浪费收件人的时间，也不要将多个对话打包到一封电子邮件中。保持重点，以便他们可以快速阅读并在必要时做出回应。

6全面

也就是说，不要吝惜必要的信息来保持电子邮件的简洁。简洁的一个重要部分是在一封电子邮件中提及每条相关信息。当您校对电子邮件时，请仔细阅读以确保没有遗漏任何重要信息。必须发送第二封电子邮件来提及您忘记在第一封电子邮件中包含的详细信息可能会很尴尬。它也可能给人不专业的印象。

7等待24小时跟进

发送电子邮件后，请给收件人时间回复。适当的等待时间通常取决于您与收件人的关系以及消息的紧急程度等因素。但一般情况下，最好等待至少24小时后再进行跟进。

电子邮件礼仪中还有另一条 24 小时规则：在 24 小时内回复您收到的每封电子邮件。该规则适用于电话和其他形式的通信。通过及时回复，您可以向收件人表明您重视他们的时间。

8外出时使用自动回复

在您出发度假之前，设置您的电子邮件自动回复器。这是对您收到的每封电子邮件的自动回复，让发件人知道您不在并且无法阅读电子邮件。在您的自动回复中，提及您将不在办公室的日期以及发件人可以就紧急事务联系的同事。

9正确使用密件抄送

Bcc 代表密件抄送。通过密件抄送，您可以向一大群人发送电子邮件，而无需显示各个收件人的电子邮件地址。这样，任何收件人都看不到其他人收到了该电子邮件。他们也无法通过全部回复的方式互相发送电子邮件，这使得密件抄送成为避免收件箱混乱的便捷工具。

10适当使用抄送

与密件抄送不同，在电子邮件中抄送（抄送）的个人可以看到其他人收到了该电子邮件。抄送的目的是在一封电子邮件中包含多个收件人，同时传达您不一定期望所有人都回复的信息。例如，您可以向不同部门的同事发送电子邮件并抄送您的经理，以便他们了解对话的进展情况。

11知道何时使用全部回复

当一封电子邮件被多个人抄送时，您可以点击“全部回复”将您的回复发送给所有人。除非有理由这样做，例如分享他们都需要知道的关键信息，否则不要点击全部回复。相反，请单独回复电子邮件的发件人，这样您就不会通过不直接涉及其他人的对话向其他人的收件箱发送垃圾邮件。

12注意你的语气

在商务和学术电子邮件中使用专业的语气。随意的语气可能会损害你的专业精神，而生硬的语气可能会传达错误的信息。要有礼貌、热情，但也要保持专业的氛围，避免使用俚语、随意的问候语和离题话。

13小心使用表情符号

同样，通常最好在专业电子邮件中远离表情符号。在某些情况下，表情符号可能是合适的，例如庆祝团队成功的拍手表情符号。当涉及到工作场所电子邮件中的表情符号时，请按照经理的指导确定表情符号是否合适，如果合适，则选择哪些表情符号。

14描述任何电子邮件附件

如果您有要共享的附件，请向收件人解释它是什么以及您希望他们如何与之交互（通过阅读、评论、签名等）。发送不带说明的附件可能会让收件人感到困惑，甚至怀疑网络钓鱼企图。

15重申面对面和电话交谈

在面对面会议或电话交谈后，发送一封重申您讨论的主题的后续电子邮件通常会很有帮助。这实现了几个目标：

• 它让所有相关人员都将您的讨论放在首位。
• 它创建了一个“书面记录”，您可以在以后的讨论中参考。
• 它可以通过让参与者有机会提出问题或澄清他们的陈述来防止误解和沟通不畅。

16写给你的听众

尽管每个电子邮件收件人都应该受到尊重和考虑，但您可能需要根据您的电子邮件发送对象来调整您的语言和详细程度。例如，在向同事发送电子邮件时，您可以使用在会议中使用的相同行话和内部行话。但是，组织外部的人可能不知道这个术语，因此最好坚持使用他们会理解的简单语言。同样，虽然你经常可以使用熟悉的语言与同学和同事交谈，但与教授、管理人员和公司高层保持专业的语气。

17正确、恰当地使用标点符号

毫无疑问，您收到过包含太多感叹号或省略号的电子邮件，这给消息带来了不祥的氛围。他们的作者可能并不想给人留下过度兴奋或不祥预感的印象，但尽管如此，他们的标点符号还是传达了这些情绪。

在电子邮件中，请遵循与任何其他专业写作相同的标点符号规则。为罕见的情况保留感叹号，用句号结束​​句子，然后在点击发送之前，仔细检查标点符号错误。

18不要发送任何您不想大声朗读的内容

当你心烦意乱时，你的情绪很容易影响你的写作。与你的工作朋友分享有趣的办公室八卦也很诱人。但请记住，电子邮件从来都不是私人的。您在电子邮件中发送的任何内容都可能被拦截、截屏、下载或打印，因此请确保您发送的每封电子邮件都适合共享。

19使用标准字体和格式

有很多好方法可以让您的电子邮件令人难忘。 Comic Sans 不是其中之一。坚持使用标准字体，例如 Arial、Helvetica 或 Times New Roman。这些字体传达了专业精神，您可以相信它们会在任何浏览器或任何设备上正确显示。

大多数专业电子邮件都遵循相同的格式：

• 问候语
• 开场部分
• 身体的一个或两个部分
• 结束部分
• 搁笔

当有人收到意外格式的电子邮件时，可能会感到困惑。发件人的消息也可能在格式中丢失。坚持标准的、可预测的格式，以确保您的信息被理解。

电子邮件礼仪常见问题解答

什么是电子邮件礼仪？

电子邮件礼仪是一套管理礼貌、富有成效的电子邮件通信的社会准则。

3 电子邮件礼仪规则是什么？

• 等待 24 小时后再跟进。
• 发送前务必校对。
• 保持专业的语气。

什么是 3 个电子邮件礼仪错误？

• 当您只想回复电子邮件的发件人时，请点击全部回复。
• 使用模糊的主题行。
• 写一封冗长、曲折的电子邮件，而不是简洁的电子邮件。