了解和实践的 17 条电子邮件礼仪规则

自从 AOL 成立之初（“你收到了邮件！”）以来，我就在电子邮件的沟渠中工作了无数个小时，从事的工作范围从客户服务代表到在线社区经理，再到总编辑再到公关代表。 我算了一下，甚至估计在过去 20 年里每天超保守的十封电子邮件，我已经发送了至少 73,000 封电子邮件。 这些经历，无论好坏，教会了我什么该做，什么不该做。 这些天来，我是一名电子邮件专家，他以 55% 的回复率发送了批量电子邮件活动。 （如果您想知道，那真是太好了。）

以我的经验，有五种电子邮件礼仪违规行为如此令人震惊，以至于它们属于“糟糕的电子邮件耻辱大厅”类别。 让我们从他们开始。

五个最糟糕的电子邮件礼仪失误

电子邮件失礼——我们都做过。 有时我们会在点击发送并大喊“不！”后的一瞬间意识到这一点。 希望我们能把它拿回来。

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这是电子邮件礼仪中最公然的犯规。

1使用 CC 发送群发电子邮件

当我担任视频游戏记者时，有一位公关代表因使用 CC 向大量记者发送公关电子邮件而臭名昭著，其中透露了每个记者精心保护的电子邮件地址。 然后，记者们兴高采烈地使用“全部回复”来主持一场无情地嘲弄他的线程对话。

不要将 CC 用于群发电子邮件。 相信我。 你真的不需要那种恶名。

2当你应该点击回复时点击全部回复

当有两个以上的人需要参与对话时，“全部回复”是一个方便的功能，但要小心。 我参与了一封群组电子邮件，其中一个成员回复了，认为她只给我发电子邮件，承认她迷恋电子邮件群组的另一位成员。 她不小心使用了“全部回复”。 在这种情况下，暗恋的对象受宠若惊。 但 。 . . 您意外的全部回复可能不会导致童话般的结局。

3假设电子邮件是私人和机密的

您在电子邮件中写的任何内容都可以共享，无论是有意还是无意。 （见上文。）不要在电子邮件中，尤其是在办公室里，说你不会公开说的话。 尤其是不要写任何可能回来困扰你的东西。 电子邮件甚至可能在法庭上被接受。

4生气时发邮件

有时你只是想告诉某人。 我们都去过那里。 将这些感受写下来比进行艰难的面对面交谈要容易得多。 但抵制冲动。 愤怒的电子邮件提高了收件人的防御能力，而这并不高效。

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如果您必须写一封愤怒的电子邮件，请不要在“收件人：”字段中添加收件人，或者将其写在您的文字处理器中，您不会想点击发送。 然后让草稿静置二十四小时。 当你回来时，你很有可能会平静下来，并且你将能够提供头脑清醒的反馈，而不是激烈的谩骂。

5没说到点子上

我不知道有多少次我读了一封漫无边际的电子邮件，最后却在想，“好吧，但是这个人想从我这里得到什么？” 对于所有电子事物的热爱，不要使用电子邮件作为进行大脑转储的手段。 相反，请在写电子邮件之前进行头脑风暴。 然后，决定你的目标是什么——你希望发送这封电子邮件的结果是什么？ 记住这一点，写一个简短、清晰的信息。 如果您的电子邮件的目标是说服，请将其设计为电梯推销。

十二个必须使用的电子邮件礼仪技巧

既然我们已经解决了电子邮件中最令人发指的违规行为，让我们来看看一些电子邮件礼仪指南，它们总是会让你看起来像一个优雅的专业人士。

1使用描述性主题行

保存您培养的神秘气氛，以便在 Facebook 上进行模糊预订。 （好吧，你也不应该这样做。）假设你写信的每个人都有一个被淹没的收件箱，并使用你的主题行来描述你的电子邮件内容，这样收件人就会马上知道为什么你的电子邮件应该是优先。

2不要全部大写

在互联网术语中，全部大写的输入看起来像是在大喊大叫。 需要进一步的激励来解除大写锁定？ 您可能会触发垃圾邮件过滤器。

3去掉感叹号

我知道你很兴奋！ 严重地！！！ 但是你可以不用感叹号来表达兴奋。 （天哪！把它们留到你真正惊呼的时候。）感叹号狂热是另一个垃圾邮件过滤器触发器，所以要谨慎使用它们，永远不要在句末使用两个或更多。 除非你是青春期前的。 然后就可以了。

4保持简单

理想的电子邮件是简短的，直截了当。 写这样的电子邮件，每个人都会爱你，你会非常受欢迎。 （好吧，也许不是。但至少没有人会抱怨你讨厌的电子邮件习惯。）如果你的信息很复杂，有很多活动的部分，考虑写一份详细的简报并将其作为谷歌文档或 pdf 附件。 但 。 . .

5发送附件前询问

这些天来，我们都对打开电子邮件附件持谨慎态度，即使是来自已知来源的附件。 我们有充分的理由这样做。 如果您必须发送附件，请提醒收件人，让他们知道附件即将发送。

6谨慎使用自动回复

假期自动回复很好。 （只是不要忘记让它们“自动”关闭，或者当你回到办公室时手动关闭它们。）但是自动回复器会说“嘿，我收到了你的电子邮件。 我会尽快回复你的！” 是没有意义的。 他们还可能让垃圾邮件发送者知道他们已经到达了一个有效的电子邮件地址——双重麻烦！

7使用专业的问候语

除非你非常了解收件人，而且这是你们都习惯的风格，否则不要以“嘿”或“哟”之类的问候语开始专业电子邮件。 “你好”或“嗨”通常没问题。 在正式的商务信函中使用“亲爱的”。

8使用听起来专业的签收

保持优雅。 以下是一些最佳实践。

9谨慎使用幽默

适时的幽默可以使电子邮件令人难忘。 它也可以像泰坦尼克号一样沉没。 您可能认为您提供了一个聪明的俏皮话，但您的机智可能会在翻译中丢失。 把有趣的东西留给你熟悉的人——他们会得到你。

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10不要对后续行动感到厌烦

避免发送一连串的后续电子邮件。 如果联系人没有回复而您确实需要回复，请考虑在可能的情况下拨打电话。 在所有其他问题上，如果您精心设计的后续行动在一两次尝试后没有得到回应，则假设收件人不感兴趣。

11小心你转发的内容

在某些情况下，可以转发电子邮件——例如，如果发件人找到了错误的联系人，或者您需要将某人添加到对话中。 但不要转发敏感或机密的电子邮件。 如果您对发件人是否希望共享对话有任何疑问，请在将其他人带入循环之前征求许可。

12校对

在 Grammarly 的一项民意调查中，67% 的人表示工作电子邮件中的拼写错误是禁忌。 为了避免看起来你缺乏对细节的关注，请在点击发送之前彻底校对。 没有人会后悔花一点额外的时间来完善他们的写作。

你做过任何令人尴尬的电子邮件失礼吗？ 你有任何电子邮件礼仪的抱怨吗？ 在下面分享评论。