如何管理工作中的电子邮件过载

已发表: 2022-03-22

电子邮件过载是全球知识工作者面临的一个日益严重的问题，尤其是随着越来越多的公司转向远程工作。当我们努力处理每天堆积如山的新消息时，数以百万计的请求没有得到答复。幸运的是，您可以通过以下方式更有效地处理电子邮件。

在本指南中，我们将重点介绍如何管理电子邮件过载。我们研究证据以提供十种在工作中采用的电子邮件管理最佳实践，包括久经考验的电子邮件策略，以帮助您停止发送过多的电子邮件并应对收到的大量邮件。

什么是电子邮件过载？

电子邮件过载是由收件箱中未答复的电子邮件引起的压力和焦虑感。

电子邮件超载现象并不新鲜。事实上，早在 2011 年，研究人员就警告过多电子邮件的危险。学者们发现，使我们收件箱变得混乱的大量通信并不是“关键业务”。简单来说，就是垃圾。

研究人员发现，在收件箱中挣扎会产生强烈的负面情绪。在一项研究中，发现电子邮件过载会导致“更高程度的倦怠和低工作投入”。工人们发现，电子邮件过载会影响他们在工作之外的工作，即使我们没有得到报酬，也会产生压力。

由于电子邮件在我们的收件箱中堆积如山，因此可能无法识别您必须立即回复的电子邮件和可以等待的电子邮件。我们对什么是必要的，什么是可以忽略的失去了看法。

研究员 Amy Zadow 在 The Conversation 中写道，随着家庭和混合工作的增加，情况变得越来越糟。在她对学术交流的研究中，55% 的学者在周末发送了信件。更令人担忧的是，30% 的人在周末发送了电子邮件，并希望在同一天得到回复。

她警告说，这种 24/7 全天候沟通的文化——在许多情况下是由电子邮件过载引起的——正在损害我们的身心健康。

如何发现电子邮件过载的迹象

您正在为电子邮件过载而苦苦挣扎的最明显迹象是您的收件箱中有数百封未答复的电子邮件。正如我们所见，这会对我们产生心理甚至生理上的影响。

《纽约时报》的 Cal Newport 说，电子邮件让我们很痛苦。根据纽波特的说法，未回复的电子邮件会导致一定程度的“背景焦虑”，这种焦虑会随时随地跟随你。

在极端情况下，电子邮件过载会产生工作压力的迹象，包括感觉自己无法应对。工作场所压力的其他症状可能包括：

情绪波动
被撤回
失去动力、承诺和信心
情绪反应增加——变得更流泪、更敏感或更具攻击性

您是否感到压力，或者每封电子邮件都让您感到更痛苦？以下是一些管理电子邮件过载的方法。

处理电子邮件超载的 10 种方法

以下是处理电子邮件过载的十种循证策略。如果电子邮件过度影响您的表现，请查看我们关于 10 大电子邮件生产力技巧的文章。

如果您在工作中遇到严重的压力或焦虑，与某人交谈并寻求帮助至关重要。这里的提示和建议是提供帮助的策略，但不是长期解决方案。如果您需要帮助，请寻求帮助。

1. 了解您如何使用电子邮件

在我们深入研究提示之前，请考虑一下您如何使用电子邮件。 Business Insider 中的 Shana Lebowitz 和 Allana Akhtar 说，你处理收件箱的方式反映了你的个性。

他们将世界上的工人分为三种类型：

电子邮件归档者/删除者（立即回复的人）
电子邮件保护程序（快速响应，但从不删除电子邮件）
忽略者（那些从不阅读或回复电子邮件的人）

你是一个必须回复每封电子邮件并且正在努力应对的人吗？还是您忽略电子邮件并将其存储起来？

通过了解您如何使用电子邮件，您可以确定成功机会最高的策略。

我们使用电子邮件的方式也可以解释为什么您当前处理电子邮件的策略不太可能奏效。事实上，我们管理电子邮件的许多根深蒂固的习惯——比如关闭警报——会对我们产生负面影响，Emma Russell 博士警告说。

承认管理电子邮件存在问题是做出积极改变的第一步。

2. 留出时间回复邮件

回复电子邮件是您角色的核心部分，应该这样对待。定期留出一些时间来回复电子邮件。

这可以是早上、下午或任何适合您的时间。将此添加到您的日历中，并将其视为一项重要任务。不要在晚上和周末留下回复电子邮件。在你的空闲时间工作不仅是不可接受的，而且它也可能效率低下。它可能会导致比它解决的更多的压力。

为电子邮件留出时间可以让您做好心理准备。波特兰州立大学的研究人员发现，我们能够提前为他们的工作做好准备的经理和领导“体验到了更高的积极情绪和工作重点，这反过来又让他们在一天中更加成功”。

当您回复电子邮件时，不要这样做。科学家们发现，同时处理多项任务是不切实际的。留出一些时间来回复电子邮件，并专注于任务以获得最佳结果。

3. 分类电子邮件

电子邮件过载是未能有效归档和优先处理电子邮件的症状。对电子邮件进行分类是一种可以用来处理大量信件的策略。

虽然您每天可能会收到数百（甚至数千）封电子邮件，但哈佛商业评论中的 Amy Gallow 建议只有三种方法可以处理每封电子邮件：

删除：您可以快速查看那些不需要阅读或回复的电子邮件。这可能包括邀请、垃圾邮件和广告。尽快删除它们以节省空间并减轻压力。
回复：紧急邮件会跳出来，你应该立即回复。这包括关键业务通信，例如来自老板的消息。
文件：如果您不能立即回复，请在时间允许的情况下（例如，在您的受保护时间内）安全地归档消息，以便可以处理这些消息。

Outlook 和 Gmail 等流行的电子邮件包使您能够快速识别重要的电子邮件（例如红色标记或加星标）。这可以提供一种简单的方法来识别紧急和重要的电子邮件。

我们建议您花一点时间来了解您的电子邮件程序的工作原理，看看是否有更有效的使用方法。

4.构建一些标准模板

事实上，我们大多数人每天都在处理相同或相似的任务和请求。我们收到的电子邮件和我们创建的回复基本相同——自然遵循良好的电子邮件礼仪规则。创建一系列经过专业编写和预先格式化的标准请求和响应模板可以节省大量时间。

归档在可访问的地方，我们可以在需要时调用这些模板，在必要时剪切和粘贴它们。

事实上，您仍然需要编辑、修改和个性化它们，这并不理想。

需要一些帮助？我们创建了一系列带有模板的深入文章，重点关注专业商务沟通的各个方面，包括：

如何写一封正式的电子邮件
如何写一封跟进邮件
如何撰写业务查询电子邮件

更好的是，阅读下一个技巧，看看我们 Flowrite 如何在人工智能的帮助下将电子邮件模板的概念不仅提前了一步，而且提前了一百步。

5. 使用人工智能和技术来转换电子邮件

模板可以为您节省一些时间，但它们可能会让人觉得不礼貌和没有人情味。复制粘贴和手动填写模板中的空白仍然很耗时。幸运的是，一项利用 AI 力量的激动人心的新技术正在改变我们编写电子邮件的方式。您可以在几秒钟内创建有针对性、专业且有效的电子邮件，从而获得结果。

Flowrite 人工智能驱动的写作效率工具可以帮助任何人节省时间，以令人难以置信的准确性制作个性化的电子邮件。如果您陷入困境或时间紧迫，我们的产品可以帮助刷新和完善您的电子邮件，将您的想法和想法转化为达到正确结果的专业信件。

这不仅仅是人工智能写作；有许多新技术解决方案和工具可以提高工作场所的生产力并帮助您减轻电子邮件负担。

6.删除、屏蔽、退订

垃圾邮件、不请自来的邮件、垃圾邮件。无论您想怎么称呼它，我们都会收到大量我们不想要或不需要的电子邮件。每天，都会发送令人难以置信（或可怕）的 3200 亿封垃圾邮件。这是每天发送的所有电子邮件的 80% 以上。

如果您有一个电子邮件帐户，您将收到至少一条未经请求的消息。但是您每个月最多可以收到数千封邮件，尤其是当您的电子邮件地址在互联网上公开时。

回收收件箱的第一阶段是系统地检查、丢弃和删除任何垃圾邮件。但是，您还必须取消订阅以避免收到以后的电子邮件。

在每封电子邮件的底部，您都应该找到一个链接，您可以通过该链接取消订阅邮件列表。这是美国和欧洲的法律要求，尽管一些不道德的电子邮件发送者可以找到隐藏它的方法。如果邮件继续来，则阻止发件人。

将来，永远不要注册您不想要或不需要的东西。例如，如果您收到来自邮件列表的不请自来的电子邮件，请始终单击立即取消订阅。

7.考虑打电话

Message ping-pong 可以迅速增加收件箱中的电子邮件数量，但它是最好的交流方式吗？

根据心理学家的说法，有时通话在建立联系和沟通方面可能更有效（或“最佳”）。当我们可以通过电话或面对面更有效地进行面对面交流时，我们倾向于写电子邮件，以避免尴尬。

他们得出的结论是，“与包括文字（电子邮件、文字聊天）在内的互动相比，包括语音（电话、视频聊天和语音聊天）在内的互动创造了更强的社会纽带，并且不会增加尴尬。”

虽然并不总是可以面对面见面，但请考虑在发送电子邮件之前给某人打电话是否会更快。与处理处理细节时经常出现的大量电子邮件相比，简短的电话交谈可能会花费更少的时间。

8. 投资内部沟通工具

Slack 等即时消息服务促进了同事、客户和客户之间更快速的交流。假设您可以克服实施障碍；在这种情况下，即时消息可以成为消除工作中电子邮件过载的绝佳策略。

在实施即时通讯的实用指南中，哈佛商业评论建议使用员工的技术并制定基本规则。他们指出，IM 已经是技术团队的核心部分。例如，Slack 支持团队需要协作并成长为各种规模企业的关键工具所需的快速信息交换。

当然，简单地用 IM 代替电子邮件可能会导致消息过载的全新问题。但是，上述策略仍然适用。 HBR 表示，尊重工作/生活平衡的需求同样重要。

9. 将文档存储在云端

有多少电子邮件是文档请求，有多少缺少附件？

文档共享和存储正在发生变化，越来越多的企业转向云。通过采用云解决方案并提供足够的访问权限，您可以消除大量电子邮件流量。

任何人、任何地点、任何时间都可以存储和访问所有文档。技术杂志的威廉史密斯认为，在后疫情时代的工作世界中，云服务可以提供我们需要的生产力提升。

您不再需要发送电子邮件并等待回复（或者如果您在另一方，则发出回复。您可以假设每个人都可以在需要时访问他们需要的文档。

10. 休息一下

研究人员发现，这似乎适得其反，但从电子邮件中休息（电子邮件假期）可以减轻压力并提高注意力。

在测试中，科学家发现那些立即阅读电子邮件的人处于稳定的“高度警戒”状态，心率更加稳定。相比之下，五天不回复电子邮件的员工“体验到更自然、多变的心率”。

现在，在工作周关闭电子邮件是不切实际的。但是将回复电子邮件限制在工作日并在晚上和周末关闭可以减轻压力和电子邮件过载的感觉。

你认为这会影响你的工作前景吗？设定界限是领导者的一项关键技能，福布斯的 Jenn Lofgren 说。清楚地确定什么是可以的，什么是不可以的——包括在周末回复电子邮件——会发出强烈的信息。

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这里的提示应该提供一些关于如何管理电子邮件过载的方法。不幸的是，电子邮件过多的问题不会消失。事实是，随着我们更远程地工作并且在我们的空闲时间也花费更多时间在线上，电子邮件过载可能会成为更大的风险。

如果您正在为过多的电子邮件而苦苦挣扎，那么制定适合您的电子邮件管理策略至关重要。考虑使用 AI 电子邮件助手、即时消息等新技术，并在工作中实施电子邮件管理最佳实践。