每天完成更多工作的 10 个电子邮件生产力技巧

我们大多数人都不会再考虑如何使用电子邮件。 消息每天都在不断涌入，我们一直在回复，但白天却没有太多收获。 感觉就像一个永无止境的循环。 几乎就像你会成为收件箱的奴隶一样。

但不一定是这样。

事实上，如果您下定决心，就很容易合理化您管理电子邮件的方式。 一些简单的指导方针、一些基本规则和一两个生产力技巧可以减少您每周电子邮件管理制度的时间。 ‍

不相信我们？ 通读这些电子邮件生产力提示，以便有机会被证明是错误的。

1.每天只检查两次电子邮件

每天查看 50 次电子邮件？ 你可能不应该。

在您开始任何需要深入关注的任务之前，在早上管理和回复您的电子邮件一次。 然后在下午你需要从其他任务中休息时再一次。

这将使剩下的时间用于更有成效的工作。 确保关闭来自传入电子邮件的通知，这样您就不会感到两个人更频繁地检查它们。

2.使用一键三句规则

根据您的工作流程，这些生产力技巧可能会或可能不会起作用，但它们绝对值得一试。

• 一键式规则：承诺只接触一次电子邮件。 您可以在打开电子邮件时执行多项操作，但规则规定您必须在打开电子邮件后执行某些操作。 您可以将其存档、回复或将其添加到您的任务列表中。
• 三句规则：所有回答应为三句话或更少。 就是这么简单。 更短的回复等于更少的电子邮件时间。 您可以将其修改为 2 到 5 句话，但要点保持不变：不要浪费数小时的时间来制作精美的回复。

如果 3 个句子仍然觉得太长，你为什么不试着用 Flowrite 只写 3 个要点呢？ 免责声明：我们的人工智能写作工具将把这些变成一个成熟的电子邮件。

3.不断退订

这是不可避免的。 在某些时候，这些海量电子邮件和时事通讯加起来并开始使您的收件箱变得混乱。 解决方案：每次收到不需要的电子邮件时，点击邮件底部的取消订阅按钮。

一致性付费：一两周后，您将取消订阅 80-90% 的不必要电子邮件。

或者，如果您不想浪费时间手动执行此操作，可以使用 Unroll.me 等服务为您执行取消订阅过程。

4.学习键盘快捷键

PSA：您不必使用 Superhuman 即可从键盘快捷键中受益。 我们以 Gmail 为例。

首先，从 Gmail 设置中检查键盘快捷键是否已实际打开：设置 → 常规 → 键盘快捷键打开 → 保存更改。

然后只需记住最有价值的快捷方式（以下是针对 macOS 的）：

• 上下 = 在您的收件箱中移动。 按 Enter 键打开对话。 按 X 选择对话。
• P/N = 在对话中选择上一条或下一条消息。 按回车键打开一条消息。
• Shift + C = 在新窗口中撰写
• Shift + 3 = 选择对话时，会将其移至垃圾箱。
• S = 开始对话
  

有关更多信息，请查看有关 Gmail 键盘快捷键的文章。

5. 尝试 2 分钟规则

为快速处理的消息设置规则。 如果反应时间不到 2 分钟，请立即进行。

当然，这个电子邮件生产力提示并不意味着您应该整天打开收件箱并在收到新邮件时做出反应！

相反，当您确实为处理电子邮件预留时间时，请先处理快速的事情。

它对你有用吗？ 我们很想知道。

6.设置过滤器和别名

过滤器是自动化规则，可在您的电子邮件到达收件箱时将它们重定向到正确的文件夹。 它们为您节省了手动整理消息的工作。

例如，您可以根据发件人地址、主题行、正文中包含的单词、大小、日期等创建规则。 要了解更多信息，请查看本指南以在 Gmail 中设置过滤器。

别名是一项有用的功能，可以轻松过滤电子邮件。 Gmail 允许您使用电子邮件地址中的加号和点来设置别名。

例如，假设您有一个名为 [email protected] 的电子邮件地址。 您想订阅 Flowrite 的时事通讯并将收到的时事通讯过滤到专用文件夹。 然后，您可以使用地址 [email protected] 进行订阅，并且时事通讯问题仍会进入您的收件箱。 然后，您可以创建一个过滤规则，将所有发往该地址的电子邮件指向“Newsletters”文件夹。

7.使用全屏

这个电子邮件生产力提示之一非常简单，但有效。

如果您同时打开了 50 个标签，则几乎可以肯定会有通知会打断您的注意力。 或者您只是决定现在是检查您的 Twitter 提要和昨天的加密模因的最佳时机。

消除分心的可能性。 将浏览器窗口设置为全屏并使其他选项卡不可见。

• 窗户：按 F11
• macOS：按 CMD + Shift + F

您可以稍后感谢我们。

8. 安排稍后发送的电子邮件

有时在预定时间而不是现在发送电子邮件是实际和礼貌的。 发送时间也会影响打开率。

Gmail 让这一切变得简单。 撰写电子邮件时，只需单击“发送”按钮旁边的箭头，然后选择日期和时间。 就这么简单！ 大多数电子邮件客户端都具有类似的功能，如果您运气不好，有很多方便的扩展可以为您完成。

9. 使用电子邮件做会议记录

这是一个令人兴奋的生产力黑客（但又如此简单）。 无论何时在 Zoom 或 Teams 会议中，打开一个空的电子邮件模板并开始做笔记。

在会议中快速写出要点。

提前 5-10 分钟完成会议并快速润色笔记以提高可读性。

然后，将它们发送给任何相关人员。

到此为止：您无需花费 30 分钟的时间编写备忘录，即可为下一个任务或会议做好准备。

10. 删除您的电子邮件

当然不是全部！ 使用艾森豪威尔矩阵将您的电子邮件分为四类。 您可以为每个类别创建一个文件夹以便于处理。

• 紧急且重要 = 立即处理这些电子邮件。 但不是在您对其余的电子邮件进行排序之前。
• 紧急且不重要=如果可能，请在处理完第 1 类的消息后立即处理这些消息。如果不是，请在当天结束后预留一些时间。
• 非紧急且重要 = 你可以稍后处理，但记得为他们预留时间，所以他们不可避免地会被处理。
• 非紧急和非重要 =删除或忽略这些消息。
  

就是这样，伙计们！ 剩下要做的就是将这些电子邮件生产力提示中的一些应用到您的工作流程中，看看下周您可以节省多少小时。