给老师发电子邮件时要考虑的 5 件事

已发表: 2021-03-31

虽然有时需要向老师发送电子邮件来澄清您的问题，但有一些最佳实践需要遵守。一方面，尊重老师的时间很重要。没有人愿意收到一封包含九个完整正文段落的电子邮件。给你的老师写一篇长篇的电子邮件小说可能不是拖延他们交给你的作业的最好方法。

通过保持简短、切中要点，你的信息将变得清晰和周到，这将使你的老师更有可能回应并回答你所有的担忧。

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如何给老师发电子邮件

事实上，任何时候你给老师或教授发电子邮件时，都有一些事情需要记住，比如礼仪、使用的语言和长度。

与其用一封电子邮件轰炸你的老师，让他们花上整个下午的时间来完整地解决问题，一个好的经验法则是坚持将总字数控制在 150 个字（或更少）。关键是提供尽可能多的背景信息，例如课程编号或部分。请记住：您不是他们唯一的学生！

给老师发电子邮件的另一种方法是遵循这个原则：如果我不清晰和直接，我的老师也不会。没错——你写第一封电子邮件的方式将直接影响你老师的回应方式。

继续阅读以了解发送写得好的、有礼貌的电子邮件的技巧，这将提高您收到有用回复的机会。

从详细的主题行开始

除了你的名字之外，你的老师首先看到的就是你电子邮件的主题行。不要用“你好”或“问题”这样的主题行让你的老师一无所知，而是用具体的术语告诉他们你的电子邮件的要点。现在不是含糊其辞的时候。

准确地概述你给老师发电子邮件的内容不仅会引起他们的注意，还能让他们快速、充分地做出回应。

以下是一些向教师提供的强有力、详细的主题行的示例：

生物学101：关于周三实验室解剖的问题

论文引文页：MLA 还是 APA？

周五会议：上午 11:30

所有这些主题行都用十个或更少的单词向老师传达了电子邮件的要点。通过包含识别信息（例如您所在的课程单元，如生物学 101，或者即将举行的课程或会议的日期），您的老师可以在他们的宇宙中无数其他学生、同事和管理员中准确定位您。

使用正式的问候语和结束语

通过正式且尊重的问候语，为老师定下认真对待你的基调。以“嘿”开头的电子邮件则相反。诸如“亲爱的李先生”或“嗨邦内尔教授”之类的正式问候语不仅有礼貌而且友好。你的老师可能会因为过于随意的问候而感到厌烦——或者根本没有问候！

除非您的老师另有指示，否则您应该始终使用他们的正式姓名来称呼他们。有时，大学教师更愿意与学生直呼其名。您通常可以通过他们在课堂上交流或签署电子邮件的方式来衡量这一点。如果您给未曾见过的老师发电子邮件（如果您希望转班级或注册他们的班级），那么您肯定需要保持正式的问候语。

同样，您的签字或签名也应该在正式方面犯错。除了你的名字之外，这里还有几句适合教师的结束语：

亲切的问候，

谢谢您的宝贵时间，

真挚地，

祝您一天/一周好好休息。

我很感激你的建议。

一切顺利，

尽管这一点甚至不需要说，但给老师的电子邮件不是表情符号、模因、缩写或文本语言的地方。

格式化电子邮件的“内容”

邮件的“内容”（或正文段落）的格式应易于快速阅读并切中要点。将其控制在五句话或更少将产生清晰而直接的信息。

如果您有多个问题需要解决，并且知道您的字数会超过 150 个，请使用要点。每个问题使用一个要点；这样，您的老师就可以轻松回应每个问题。（Grammarly 也可以通过提出建议将您的电子邮件转换为更易读的格式来帮助解决此问题，例如将列出信息的段落重写为要点以及将截止日期等关键信息加粗。）

您还想确保您的段落不会太长或笨重。将文本分成易于理解的块，以便您的教师可以轻松阅读。您不希望他们有任何困惑，因为这可能会延迟他们的回复。

除了考虑正文段落的可读性之外，您还可以考虑从重申主题的句子开始。提供一个切中电子邮件要点的“概述”句子可以为您的老师提供有用的指南。一些例子：

我给你发电子邮件是因为。。。

我想跟进我们关于的谈话。。。

我今天伸出援手是因为。。。

我写信是想询问有关 . 。。

总结并表达感激之情

写完电子邮件正文后，用最后一句话总结内容，其中包含老师的行动项目。就像电子邮件开头的“概述”句子一样，这个摘要句子应该直接而简洁，概述您对他们的回复的期望。

例如：

我期待您对我的参考书目结构的答复。

我将等待您的确认后再安排会议。

预先感谢您对我的论文主题的反馈。

有时，这句话可能不是完全必要的，但它可能有助于激发更快的回复。确保当你结束事情时你感谢你的老师。（是的，甚至在他们回复之前！）通过说“谢谢您的时间”或“非常感谢您的帮助”来表达对他们的感激之情，将大大影响他们如何消化您的信息，并将您视为学生。

留下深刻印象的另一种明智方法是，如果您最近在办公时间拜访过他们或进行过一对一会议，请随后发送一封“谢谢”电子邮件。每个人都喜欢被感谢，这只是表达感激之情的最简单方式。

别忘了校对！

最后但同样重要的是：校对，校对，校对！通过语法编辑器运行您的电子邮件或安装语法浏览器扩展程序，以确保您的电子邮件不存在任何语法、标点符号或拼写错误。或者只是复制并粘贴您的写作来检查您的语法并获得有关您可能错过的其他错误的即时反馈。

即使您没有给英语老师发电子邮件，这些类型的错误也可能向您的老师暗示您不太关心课程。大声朗读电子邮件是识别冗余以及任何听起来生硬或不清楚的部分的好方法。

为了格外小心，请在发送之前在不同的程序（例如 Microsoft Word 或 Google Docs）中输入电子邮件，这样您就可以多次查看它，而不会有过早点击发送的风险。（Grammarly 在这两个程序中都适用，让您更加放心，任何错误都会被捕获。）

知道如何给老师写一封好的电子邮件不仅仅是您在学校时需要的技能。当您与经理、同事和其他专业人士沟通时，这种技能将伴随您一生和职业生涯。

以这些提示为指导，您将准备好向像您的老师这样的上级发送一封有效的电子邮件，他们一定会对您的尊重、中肯的信息做出积极的反应。