给老师发邮件时要考虑的 5 件事

已发表: 2021-03-31

虽然有时有必要通过电子邮件向您的老师澄清您的问题，但有一些最佳实践需要遵守。一方面，尊重老师的时间很重要。没有人愿意收到包含九个完整正文段落的电子邮件。给你的老师写一封长长的电子邮件小说可能不是拖延他们给你的作业的最好方法。

通过保持简短和重点，您的信息将清晰而周到，这将使您的老师更有可能回应并回答您的所有疑虑。

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事实上，任何时候您向老师或教授发送电子邮件时，都需要牢记一些事项，例如形式、使用的语言和长度。

与其用一封需要整个下午才能完整解决的电子邮件轰炸你的老师，一个好的经验法则是坚持总字数不超过 150 个字（或更少）。关键是提供尽可能多的上下文，例如您的课程编号或部分。记住：你不是他们唯一的学生！

给老师发电子邮件的另一种方法是坚持这一原则：如果我不明确和直接，我的老师也不会。 没错——你如何写你的第一封电子邮件将直接影响你的老师如何回应。

继续阅读以了解发送写得好、有礼貌的电子邮件的技巧，这将提高您收到有用回复的机会。

从详细的主题行开始

您的电子邮件的主题行是您的老师除了您的姓名之外首先会看到的内容。与其用“你好”或“问题”这样的主题行让你的老师一头雾水，不如用具体的术语告诉他们你的电子邮件的重点。现在不是含糊其辞的时候。

准确概述您通过电子邮件向老师发送的内容不仅会引起他们的注意，而且可以让他们快速而充分地做出回应。

以下是给教师的几个强有力的、详细的主题行示例：

生物学 101：关于周三实验室解剖的问题

论文的引文页面：芝加哥还是 APA？

周五会议：上午 11:30

所有这些主题行都用十个字或更少的字将您的电子邮件的要点传达给您的老师。通过包含识别信息（例如您所在的班级单元，例如生物学 101，或即将举行的班级或会议的日期），您的老师可以在他们的世界中无数其他学生、同事和管理员中确定您的身份。

使用正式的问候和签字

用正式和尊重的问候语，让你的老师认真对待你。以“嘿”开头的电子邮件正好相反。像“亲爱的李先生”或“你好 Bonnell 教授”这样的正式问候不仅礼貌而且友好。你的老师可能会因为过于随意的问候而被推迟——或者根本没有问候！

除非您的老师另有指示，否则您应该始终以他们的正式名称称呼他们。有时，大学教师更愿意与学生同名。您通常可以通过他们在课堂上交流或签署电子邮件的方式来衡量这一点。如果你正在给一个你没见过的老师发邮件（如果你希望转课或注册他们的），你肯定会希望你的问候保持正式。

同样，您的签字或签名也应该在正式方面犯错。除了你的名字，这里有几条适合教师的结束语：

亲切的问候，

感谢您的时间，

真挚地，

好好休息一天/一周。

我很感激你的建议。

一切顺利，

尽管这甚至不需要说，但给老师的电子邮件不是表情符号、模因、缩写或文本语言的地方。

格式化电子邮件的“肉”

您的信息（或正文段落）的“内容”应该以一种快速阅读且直截了当的方式进行格式化。将其保持在五个或更少的句子将产生清晰而直接的信息。

如果你有很多事情要解决并且知道你会超过 150 个单词，请使用要点。每个问题使用一个要点；这样，您的老师就可以轻松回应每个问题。（Grammarly 也可以通过提出将您的电子邮件转换为更易读的格式的建议来帮助解决这个问题，例如将列出信息的段落重写为项目符号，并将关键信息（如截止日期）加粗。）

您还想确保您的段落不会太长或太笨重。将文本分成可消化的块，以便您的教师可以轻而易举地通过它。您不希望他们有任何混淆，因为这可能会延迟他们的回复。

除了考虑正文段落的可读性之外，您还可以考虑从重申主题行的句子开始。提供一个符合电子邮件要点的“概述”句子可以为您的老师提供有用的指导。一些例子：

我给你发电子邮件是因为 . . .

我想跟进我们关于 . . .

我今天伸出手是因为。 . .

我写信问一下。 . .

总结并表示感谢

写完电子邮件的正文后，用最后一句话总结所有内容，其中包含给老师的行动项目。就像电子邮件开头的“概述”句子一样，这个摘要句子应该直接而简洁，概述您对他们的回复的期望。

例如：

我期待您对我的参考书目结构的回复。

在安排会议之前，我将等待您的确认。

提前感谢您对我的论文主题的反馈。

有时，这句话可能不是完全必要的，但它可能有助于激发更快的回复。确保在总结时感谢老师。（是的，甚至在他们回应之前！）通过说“感谢您的宝贵时间”或“非常感谢您的帮助”来表达对他们的感激之情将大大影响他们如何消化您的信息，并将您视为学生。

另一个给人留下深刻印象的聪明方法是，如果您最近在办公时间访问过他们或进行了一对一的会议，那么您可以通过电子邮件跟进“谢谢”。每个人都感谢被感谢，这只是表达感激之情的最简单方式。

别忘了校对！

最后但同样重要的是：校对，校对，校对！通过语法编辑器运行您的电子邮件或安装语法浏览器扩展程序，以确保您的电子邮件没有任何语法、标点符号或拼写错误。

即使你没有给你的英语老师发邮件，这些类型的错误也可能暗示你的老师你不太关心这门课。大声朗读电子邮件是识别冗余和任何听起来生硬或不清楚的部分的好方法。

需要特别注意的是，在发送之前，请在不同的程序（如 Microsoft Word 或 Google Docs）中输入您的电子邮件，这样您就可以多次查看它，而不会过早点击发送。（Grammarly 在这两个程序中都有效，让您更加放心，任何错误都会被捕获。）

知道如何给老师写一封好的电子邮件不仅仅是你在学校需要的技能。当您与经理、同事和其他专业人士交流时，您将在整个生活和职业生涯中都拥有这项技能。

以这些技巧为指导，您将准备好向像您的老师这样的上级发送一封有效的电子邮件，他们一定会对您的尊重、中肯的信息做出积极的反应。