电子邮件主题：定义和管理它们的 4 种方法
已发表: 2023-11-01在专业领域，电子邮件线程是生活中的一个事实。 这通常是一件好事：当您与同事正在进行对话、正在制定计划或想要将重复出现的对话主题分开时，电子邮件线程就是实现这一目标的方法。
什么是电子邮件线程？
电子邮件线程是记录对原始电子邮件的所有回复的一系列电子邮件。 将电子邮件线程想象成群聊：多个人都会收到每条消息，无论他们参与对话的频率如何，并且每个人都可以轻松地按时间顺序查看线程的进度。
通常，电子邮件线程以“嵌套”格式显示在收件人的收件箱中，当收件人打开线程时首先显示最近的回复，并按从最新到最旧的顺序显示每个先前的回复，最后显示原始邮件。
并非所有电子邮件客户端都支持电子邮件线程，并且在支持电子邮件线程的客户端中，并非所有客户端都默认启用它们。 他们也不总是将该功能称为“线程” ——一个值得注意的例子是 Gmail，它将电子邮件线程称为“对话视图” 。
您可能熟悉“电子邮件链”一词，并发现自己想知道“它是电子邮件线程还是电子邮件链？” 电子邮件链与电子邮件线程不同。 电子邮件链是转发或以其他方式链接的电子邮件的集合，这些电子邮件不一定按主题链接。
主题行、抄送和密件抄送在电子邮件线程中如何工作？
主题行
在电子邮件线程中，每个回复都具有与原始电子邮件相同的主题行，以RE:开头。RE：是关于或参考的缩写，它表示该电子邮件是对上一封电子邮件的回复。 以下是线程内电子邮件回复的主题行示例：
RE: 12 月 14 日星期四假日派对
为您的电子邮件主题选择主题行时，请遵循与任何其他主题行相同的准则。 它应该简洁并清楚地传达电子邮件的目的。
抄送和密件抄送
许多人对电子邮件中的抄送和密件抄送功能感到困惑，因此区别如下：抄送或抄送将收件人添加到电子邮件中，而不将其设为电子邮件的主要收件人。 换句话说，当您将电子邮件地址添加到抄送字段时，您将该人包含在线程中，而不期望他们会回复您的电子邮件。 抄送通常用于确保个人（例如收件人的主管）拥有可以在必要时参考的邮件记录。 当您在电子邮件中抄送某人时，无需在电子邮件的问候语中称呼他们。
电子邮件的所有收件人都可以看到电子邮件中抄送的地址。 当收件人需要能够看到此信息时，例如在他们可能必须相互讨论电子邮件主题的情况下，请选择cc而不是bcc。
密件抄送（或密件抄送）的功能与抄送类似，但有一个关键区别：电子邮件的收件人无法看到电子邮件中密件抄送的地址。 此外，任何抄送或密送的电子邮件地址都无法看到电子邮件中密送的地址。 当您发送需要发送给多个收件人但又不想让他们知道还有谁收到了该邮件的电子邮件时，这使得密件抄送成为一个不错的选择。 例如，当与您的主管澄清工作场所政策时，您可能会在电子邮件中密件抄送HR。
电子邮件线程的优点
电子邮件线程在很多方面都有帮助。 通过将对话中的所有电子邮件分组在一起，电子邮件线程：
- 减少收件箱中的混乱。
- 轻松跟踪对话进度，这对于后续电子邮件很有帮助。
- 让所有参与者了解该主题，而无需发送多封电子邮件。
电子邮件线程的缺点
尽管电子邮件线程有很多好处，但也有一些缺点。 这些包括：
- 接收不相关的电子邮件：如果您处于电子邮件线程对话的外围，则您有可能会收到不需要您注意的电子邮件。
- 它们可以很长。 线程收到的响应越多，它的时间就越长，这使得您在需要时很难在线程中找到特定的消息。
有效使用电子邮件线程的 4 个技巧
电子邮件线程可能是一个有用的工具，但也可能会犯错误。 了解如何有效地使用它们是专业沟通的关键部分。 以下是正确有效地使用电子邮件线程的一些技巧：
1推迟简短的回复
为短信和 Slack 等聊天应用程序保存简短的单字回复（以及他们可以充分回答的问题）。 这些简短的互动，尤其是当它们与电子邮件线程中除了您询问或回复的人之外的任何人都无关时，并不保证电子邮件的存在。 事实上，在电子邮件线程中发送它们会不必要地占用收件人收件箱中的空间并发送通知，这可能会很烦人和糟糕的电子邮件礼仪。
2知道何时使用回复与全部回复
当您单击回复电子邮件时，您的回复只会发送给发件人。 无论发件人是发起电子邮件的人还是回复者之一，回复都是对个人的直接回复。 另一方面，回复全部，回复电子邮件线程中的每个人，包括通过抄送和密件抄送包含的人。 如果您在某个话题中被密件抄送，单击全部回复将会向每个参与者显示您的电子邮件地址。
3确定是否需要您的回复
如果您不是讨论或项目的积极参与者，您可能不必回应或权衡您的想法。 不必要地添加您的声音会增加线程的长度，因此在回复之前请确保您要说的内容是值得的。
4紧扣主题
您可能会想在主题中包含与主题无关但不直接涉及主题的问题、评论或见解。 提出无关的问题可能会使电子邮件线程变得笨拙并掩盖其他人需要查找的关键信息。 如果您想提出另一个主题，即使它很相似，也请发送一封带有新主题行的新电子邮件。
电子邮件线程示例
主题： GrammarCon 的旅行计划，10/20–10/22
大家好，
请使用以下链接预订飞往 GrammarCon 的航班：www.exampletravel.link。
如果您有任何疑问，请尽快与我联系，因为我明天和周三不在办公室。
最好的，米里亚姆
主题: RE: GrammarCon 旅行计划，10/20–10/22
嗨米里亚姆，
我以为 GrammarCon 直到 12 月才举行？ 请指教。
谢谢，
马可
主题：回复：GrammarCon 旅行计划，10/20–10/22
嘿，马可，
那是去年12月的事。 但今年他们把它提高了。
希望有帮助！
最好的，伊坦
电子邮件主题常见问题解答
什么是电子邮件线程？
电子邮件线程是嵌套的电子邮件组，是对单个原始消息的响应。
它们如何工作？
电子邮件线程将收件人收件箱中的电子邮件分组在一起，将线程显示为一封电子邮件。 当您打开线程时，您通常会看到最新的消息以及以前回复的压缩版本。
有效使用电子邮件线程的三个技巧是什么？
有效使用电子邮件线程的三个技巧包括：
- 避免将电子邮件线程视为短信。 为其他平台保存简短的一对一互动。
- 选择一个简洁的主题行来传达电子邮件的目的
- 仅当您确实需要将消息发送给线程中的每个人时，才使用全部回复。 要仅回复一位参与者，请使用回复。