电子邮件语气：定义和打造专业语气的技巧
已发表: 2024-02-06电子邮件是大多数企业和员工在工作场所沟通的主要方式。 知道如何写一封有效的电子邮件可以带来好处，比如与你的经理建立良好的关系，这可以带来晋升，或者成功地建立人际网络，这可以带来一份薪水更高的工作。 另一方面，不知道如何做到这一点可能会损害您成功的能力，并且在最坏的情况下，可能会导致您的同事认为您粗鲁且不讨人喜欢。
电子邮件的有效性取决于其语气。 在电子邮件中使用礼貌而清晰的语气既可以加速你的职业生涯，也可以阻碍你的发展。 以下是如何理解和使用电子邮件中的语气，以便您可以以最专业的方式展示自己。
电子邮件中的语气是什么？
电子邮件的语气是电子邮件传达的感觉或态度。 电子邮件的语气可以是自信、热情、严肃、正式、直接或更多，具体取决于消息的上下文和目标。 它与语音不同，因为书面语音不会根据上下文或情况而改变。 品牌的声音使声音与其他公司不同。
有助于语气的元素
语气说明了电子邮件的情感核心。 与面对面交流不同，在书面交流中，您不能依靠面部特征或身体动作等元素来表达您对某事的感受。 与面对面交流的许多身体暗示（例如，双臂交叉、皱眉）类似，许多其他暗示也有助于书面电子邮件的语气。 这些包括：
选词
某些单词和短语，例如“请”、“我很抱歉”和“谢谢”，是友好且有礼貌的——这两种属性是您在工作场所始终希望拥有的。 这些话让你的读者感到被欣赏和被关注，这使得他们更有可能想要与你合作。
句子长度
仅由短句事实组成的电子邮件看起来断断续续，可能会刺耳读者的耳朵或显得不必要的要求。 另一方面，很长的句子可能会显得杂乱无章，让读者很难理解你的主要观点。
标点
句子末尾的句号突然结束了整个句子，可能会显得粗鲁。 另一方面，感叹号意味着兴奋，但电子邮件中过多的感叹号可能会显得不专业。
签核
电子邮件结束语是电子邮件的最后几行，也是传达语气的最后机会。 更正式的结束语包括“此致”、“此致”和“此致”。 更随意的包括“谢谢！” “干杯”和“快说。” 你应该避免发送给朋友的结束语，比如“稍后”、“再见”或“拥抱和亲吻！” 其他要避免的结束语包括“希望有意义”（可能会显得被动攻击）、“祝你有美好的一天”（暗示宗教，在工作场所应该避免）和“真诚的”（过于亲密） ）。
问候
某些电子邮件问候语，例如“早上好”、“星期一快乐！” 和“我希望你周末过得愉快！” 可以让你的读者觉得你关心他们作为一个整体。 用这些短语开始电子邮件可以帮助读者轻松地进入对话，而不是直接进入正题，这可能会让人感到唐突。
表情符号和表情符号
表情符号和表情符号可以传达情感，可以用来照亮电子邮件中的文字。 如果您给熟悉的同事写信，可以使用笑脸，但使用太多可能会显得过于随意，尤其是当您给经理或客户写信时。
电子邮件长度
包含几个关键点的较长电子邮件往往是严肃且更加正式的。 非正式电子邮件很短，因为它们通常是快速编写和发送的。
识别专业电子邮件中的语气
专业电子邮件的语气稍微正式一些。 它也可以是自信的、紧急的、友好的或争论性的，具体取决于电子邮件的上下文和目标。 此外，电子邮件的语气可以而且应该适应不同的收件人。 面向企业受众（例如金融公司的最高管理层）的电子邮件通常更为正式。 那些为创意行业（例如视频制作机构）的设计师受众编写的内容可能会稍微非正式一些。
语气错误的影响
语气错误的发生是因为你的邮件的读者认为你有一种感觉，但实际上你在写电子邮件时根本没有这种感觉。 当这种情况发生时，那就是你（作者）的失败。
常见的语气错误包括出现的电子邮件：
- 敌对的
- 挑衅的
- 要求严格
发生这种情况的原因可能是一些小错误，例如在句子末尾使用了很多句号而不是其他标点符号，或者忘记释放“Caps Lock”键并全部大写书写。
此类错误的影响可能很严重，特别是如果您的工作场所强调书面沟通。 如果你的同事抱怨你的电子邮件礼仪，你可能会被视为办公室混蛋。 你将很难建立信任、实现你的目标以及结交工作朋友。 在极端的情况下，经理或重要客户可能会认为你不服从命令，这可能会让你丢掉工作。
获得正确语气的 8 个技巧
如果你想博得别人的好感，要有效地写作才能获得良好的印象，这并不像知道不要当面皱眉或对别人大喊大叫那么容易。 以下是一些提示，可帮助您在每次撰写专业电子邮件时保持正确的语气：
1确定受众
您选择的语气主要取决于将阅读您的消息的人。 对于亲密的同事，你可以更加随意和非正式，但对于经理或客户，请采取尊重和正式的语气。 如果您不确定最好的语气，请模仿他们给您发送电子邮件的电子邮件语气，因为这将为他们如何看待收到的电子邮件提供最佳线索。
2考虑上下文
语气应适应不同的场景。 例如，如果您正在写一封电子邮件来谴责某人迟交的工作，请直接而正式，而不是开玩笑和友好。 如果您祝贺您的团队最近取得了重大胜利，请使用热情且非正式的语气。
3切勿使用攻击性语言
与工作场所中的所有书面沟通一样，切勿使用煽动性或歧视性语言，即使您批评一项举措。 不要全部大写，因为这可能会被解释为咄咄逼人。
4、不要乱跑
写意识流电子邮件会让你显得心不在焉、注意力不集中。 冗长且持续时间过长的电子邮件也表明您不尊重读者的时间。 为了避免这种情况，请保持电子邮件简洁并突出显示您希望读者了解的几个关键点。
5直接一点
没有人愿意费力地阅读堆积如山的文字来了解你的要点。 避免使用过于华丽的语言，以免混淆你想要表达的观点。 说出你的意思，并且做到清晰简洁。
6限制感叹号和表情符号
这些元素可能会让电子邮件显得过于随意。 仔细检查并仅包含一个感叹号和一个表情符号（如果您觉得有必要做后者，请将其保留为笑脸）。
7校对和修改电子邮件
在发送电子邮件之前，请务必对其进行校对，然后大声朗读，以再次检查语气是否是您想要传达的内容。 修改任何可能导致读者困惑的内容。 对于重要的电子邮件（例如发送给大型团体、高管或客户的电子邮件），让公正的朋友或同事阅读它们并在您点击发送之前充当第二双眼睛会很有帮助。
8保持积极和礼貌
如有疑问，这是撰写专业电子邮件时最好的语气。 即使在困难的情况下（例如与同事意见不同，或向直接下属提供负面反馈），保持礼貌、对他们的意见表示感谢并尊重地陈述您的意见也很重要。 如果您第五次跟进某件事，选择直接、温和的提醒仍然很有价值。
重要见解
- 撰写专业电子邮件时，请使用暗示积极、尊重和热情的词语。
- 了解电子邮件中的语气非常重要，因为电子邮件语气错误可能会损害工作关系，并使您更难在工作场所脱颖而出。
- 实现专业语气的一种方法是模仿工作场所其他人的电子邮件语气。 他们的写作方式将反映整体的职场文化。
- 多写电子邮件。 你练习得越多，你的沟通能力就越好，你就越容易掌握在电子邮件中使用正确语气的艺术。 语法可以提供帮助。
电子邮件中的提示音常见问题解答
如何确定专业电子邮件的适当语气？
专业电子邮件的适当语气取决于该电子邮件的受众和目的。 给经理和客户的电子邮件应该使用更正式、更尊重的语气。 发送给亲密同事或团队其他成员的邮件可以采用更非正式的语气。
电子邮件中语气误解的例子有哪些？
电子邮件中的误解示例包括：“您完成报告了吗？” 这给人的印象是不友好和粗鲁。 另一个是“下周的会议将于周五下午 2 点举行！！！” 表示过度兴奋和紧迫感。
电子邮件的语气会影响业务关系吗？
是的，电子邮件的语气可能会让您显得粗鲁、咄咄逼人或不专业，从而对业务关系产生负面影响，而这可能不是您的本意。
为了保持专业的语气，是否需要避免使用任何特定的短语或单词？
为了保持专业的语气，请勿使用脏话和口语俚语。 此外，避免使用给人紧急印象的短语和单词，例如“此时此刻”或“立即”。 最后，不要使用表达极端情绪的短语，例如“非常失望”或“非常兴奋”。