Grammarly 帮助您消除电子邮件过载的 5 种方法

在整个工作日中，您很容易会因源源不断的电子邮件和消息而感到不知所措。随着分散的团队和更多的远程工作，快速的桌边对话会减少，而来回的聊天消息和电子邮件会增加。哈里斯民意调查的研究表明，专业人士每周有近 25% 的工作时间用于回复电子邮件和聊天消息。这种信息超载使他们无法找到完成实际工作所需的时间，因此专业人士比以往任何时候都承受更大的压力也就不足为奇了。

电子邮件不应该让人觉得是生产力杀手，而应该是帮助专业人员推动工作的工具。这就是为什么 Grammarly 专注于创建多项功能，帮助专业人士快速、自信地处理日常电子邮件和消息。请继续阅读，了解 Grammarly 如何帮助制作能够在第一时间表达您的观点的电子邮件。

确保您的电子邮件第一次就易于理解

电子邮件超载通常是沟通不畅的症状。哈里斯民意调查还显示，100% 的知识工作者每周至少经历一次沟通不畅，四分之一的人报告每天多次遇到沟通不畅。想一想：如果您发送一封令人困惑的电子邮件，那么您很快就会收到另外五封电子邮件，您必须在其中澄清您的信息。

Grammarly 可以通过快速重写电子邮件的整个段落来减少这种不必要的来回。当 Grammarly 发现改进段落的机会时，您的写作左侧会出现一个红色侧边栏。您可以将鼠标悬停在侧边栏上以接受经过精心设计且清晰的段落的新版本。

瞬间润色您的消息

重新阅读和编辑每条消息需要时间。当你停下来清理拼写错误或纠正语法错误时，你的注意力就会分散。相反，想象一下如果您能够在打字时润色您的文字。通过快速修复，您可以通过一次按键来锐化句子。您的手指永远不会离开键盘，您的错误会在您书写时立即得到纠正。

回复电子邮件比以往更快

处理收件箱过载的最简单方法之一是立即回复电子邮件。如果您可以在短短几分钟内完成此操作，则可以防止电子邮件变成更大的待办事项列表项。然而，快速回复可能很困难，因为您需要时间阅读电子邮件，考虑如何最好地回复，然后实际撰写。

Grammarly 通过快速回复来帮助加速这一过程。 Grammarly 通过总结发件人的消息和语气，为您提供电子邮件的概述，使您能够快速决定如何回复。 Grammarly 还会根据电子邮件线程的上下文立即建议深思熟虑的回复选项。

通过包含正确的信息来减少后续行动

包含所有关键信息有助于避免不必要的来回沟通。这不仅可以帮助您接近收件箱为零，还意味着您的团队可以更快地协调一致。但弄清楚什么是引人注目的或有影响力的可能是一个挑战。

Grammarly 的战略建议可以通过预测读者的问题和疑虑来提供帮助。现在，您可以预先识别并填补这些空白，无论是提供足够的背景和数据、添加缺少的截止日期、共享“那又怎样”，还是提供问题的解决方案。

保持正轨，无需在选项卡之间切换

虽然发送会议后续电子邮件听起来很简单，但它很快就会变成一个多步骤和多应用程序的流程。您可以在 Outlook 中撰写电子邮件，同时切换到 Microsoft 365 以链接到正确的文档，导航到 Calendly 以提供后续会议的链接，或者转到项目管理工具以链接到任务。在所有这些不同的工具之间切换可能会导致一封快速发送的电子邮件变成一项 30 分钟的任务。

通过应用程序操作，您可以在编写电子邮件或聊天消息时访问关键应用程序。您不必通过切换到 Calendy、Asana 或 Google Drive 来分散您的注意力，而是可以从您正在写作的任何位置打开 Grammarly，并选择您在已写作的工作流程中执行下一步所需的集成应用程序操作。

使用 Grammarly 消除电子邮件过载

电子邮件和聊天消息始终是工作中沟通和取得进展的重要渠道。但这并不意味着电子邮件应该占据您的一天。有了 Grammarly 的帮助，您可以轻松浏览消息，以便回到最重要的工作。