关于商务写作你需要知道的一切

已发表: 2022-12-04

如果你在一家企业工作，并且给同事和客户写信，那么你就是一名商业作家。 在这篇文章中，我们会告诉您关于商务写作您需要知道的一切。

商业写作描述了进入（或退出）企业的任何书面文字。

所有作家都应该知道商业写作的来龙去脉，即使他们不认为自己是传统的商业或企业作家。 许多作家已经在使用“商业写作”——每次他们联系客户或推销他们的写作时。

将写作作为一项业务进行管理时，您将需要商业写作。 在撰写有关业务、业务内部或业务的文章时，您将使用的是业务写作。

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关于商业写作你需要知道的一切

这是一份清晰而全面的指南，涵盖了作家应了解的有关商务写作的所有知识以及更多内容。

什么是商业写作？

商业写作使用正式的语气和严格的结构。 这是官方的。 它简短而切题。 它遍及商业出版物、官方电子邮件、网站内容和其他旨在供拥有、经营或管理企业的人阅读的书面文字。

“商务写作”的定义很广泛，但当你看到它时你就会知道。

它的存在是为了在开展业务时将事物从一端传递到另一端，但它也存在于为业务或企业运行过程中发生的事情创建正式的书面记录。

（某些）商业写作类型

这可以包括（尽管不限于）：

  1. 广告
  2. 议程
  3. 博文
  4. 商业计划书
  5. 商业信函
  6. 商业故事
  7. 实例探究
  8. 公司简介
  9. 合约
  10. 求职信
  11. 简历
  12. 电子邮件
  13. 备忘录
  14. 分钟
  15. 注意事项
  16. 新闻稿
  17. 报告
  18. 社交媒体帖子
  19. 网站内容

为什么要学习它？

被出售、推销或付费的作品意味着你已经不仅仅是一个作家。 现在，您是一名企业主 - 从现在开始，您所写的一切就是企业。

即使你写的是纯粹的短篇小说或新闻，你仍然需要出售这篇文章。 那是商业写作，这就是为什么所有作家都熟悉它可能有益的原因。

它还可以包括合同和其他形式的合法公司书面文件。

谁阅读商业写作？

这种写法是：

  1. 对于企业；
  2. 或关于企业。

它传达统计数据、传递事实、传达观点、通知“公司阶梯”或与客户和其他企业联系。

通常，它适用于时间不多但可能需要吸收大量重要信息的读者。

它不应该包含错误。 它应该回避口语或非正式语言，始终避免花哨的字体，并说出该说的话。

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关于如何为商业写作的简要指南

无论您是在撰写新闻稿、博客文章还是公司通知，总体基调都是相同的（而且作者必须牢记许多相同的事情）。 以下是商业作家在准备动笔写作时应始终记住的一些事项的快速指南。

1. 英国、美国、南非或澳大利亚

将您的文字处理器设置为标准语言，并确保在整个文档中都设置为这种方式。 （全选 > 工具 > 语言）您可以选择英国英语或美国英语。 只要在选择上保持一致。 您的公司可能有一个需要特定设置的风格指南。 在开始写作之前检查一下。

2. 拼写检查（并检查，再检查）

拼写和语法错误可能会让人觉得粗心或不专业。 彻底检查拼写和语法，然后仔细检查任何专有名词（如人名和企业名称）。 阅读：提高写作水平的必备清单

3.正式地址

商业写作最好用正式的语气来写。 如果您要与任何直接收件人（例如电子邮件）通话，则应在开始时使用正式地址。 “亲爱的”比“嘿那里”好。 阅读：25 个电子邮件礼仪提示

4. 商业流行语和行话

企业使用特定的流行语，有时甚至使用与企业类型相关的更具体的术语。 例如，如果行业是汽车，我们会使用“股息”、“中断”、“协同”等词，以及“售后市场”或“防抱死制动系统”等词。 只有在为该市场的内部人士写作时才使用这些。 否则，坚持使用通俗易懂的语言。

5. 一般公司语言

直接和正式的语气最适合商务。 （对此几乎没有例外。）使用官方、正式的语言。 它应该是你在与权威人士交谈时使用的语言，而不是你与朋友或家人交谈时使用的语言类型。

6. 保持简短

写作长度取决于你在写什么。 例如，信件比新闻稿短。 但总的来说，企业写作应该始终简明扼要。 使用电梯推销和倒金字塔来帮助您做到这一点。 总是问，“我能用更少的话说吗？” 商业读者没有太多时间可以浪费。 提示：避免冗余并缩短句子。

7. 假定保密协议

在为业务撰写内部文件或信件时，请始终假设您是根据保密协议这样做的，这通常是暗示的。 专业人士不会在会议室之外发言。

8.保留资源

将所有与业务相关的资源（如访谈和原始资源文件）与写作作品一起保存。 有时，您可能需要参考以前的采访或联系人，并且您以后会想知道在哪里可以找到这些资源。

9. 做草稿

一旦你完成了一篇文章，这就是初稿。 很可能（读作：非常有可能）第一稿会变成第二稿，而第二稿会变成第三稿。 当您认为自己快完成时，请始终进行编辑、润色和完善。

10. 学习格式化

格式化也很重要。 阅读这些帖子以获取提示：

  1. 专业作家的格式提示
  2. 使您的在线文本更加用户友好的 10 个格式提示
  3. 为什么写作时需要留白（以及创建留白的 5 种方法）

11. 学习基本语法

我们关于标点符号和词性的帖子非常适合所有商业作家：

  1. 初学者标点符号
  2. 关于词性的一切

12.包括号召性用语

我们使用号召性用语来引起回应或鼓励销售。 阅读：如何编写可转换的号召性用语

13.使用有说服力的写作

有说服力的写作说服您的听众倾听或采取行动。 伟大的商业作家每天都在使用有说服力的写作。

  1. 有说服力的写作的 3 大支柱——精神、标志、悲情
  2. 有说服力的写作头脑风暴模板
  3. 写一篇精彩观点文章的 7 个技巧
  4. 有说服力的写作——情感与理智的话语
  5. 有说服力的写作清单

大企业写作错误

好的，现在你对这种类型的写作以及如何去做有了更多的了解。

不做怎么办？

以下是现代商务写作中的一些最大错误。

1. 匆匆写一份文件

在开始编写文档之前，您需要考虑要说什么以及如何说。 阅读：编写业务文档之前需要做的 9 件事

2. 没有花哨的字体

如果他们只使用大小交替变化的彩虹色 Comic Sans 来编写所有电子邮件，您会相信您的银行吗？ 不要在商业写作中使用花哨的字体。 没有专业的。 （边框、颜色和花哨的、不必要的图形也是如此。）

3. 没有八卦、谣言或个人幽默

嘿，这不是很有趣吗……？ 不。 始终远离八卦、谣言和幽默。 （留下它通常会导致尴尬、诉讼和纪律听证会。）

4. 无粗口

如果你研究商业相关写作的例子，你会发现完全没有 f-bombs 和其他四个字母的单词。 粗话（和脾气暴躁的语气）最好不要出现在与业务相关的写作或信件中。

5. 没有不必要的花哨语言

我们需要直接的事实。避免使用不必要的复杂语言、明喻、比较或分散文章要点的色彩缤纷的语言。 一封电子邮件可以用 200 个字来表示，为什么还要用 2, 000 个字呢？ 简化你的写作。

6.（所有）小事

最严重的商业写作错误之一也是最小的错误之一。 在您点击发送或发布之前，眼睛（和一些拼写检查器）可能会错过所有这些微小的东西。 通常，这些元素包括遗漏的逗号、拼错的名字以及以“kind retards”结尾的字母。 总是寻找小东西。 [如果你想提高你的商务写作，请购买The Complete Grammar Workbook 。]

7. 禁止转发失礼

回复电子邮件（或发送有多个收件人的电子邮件）时，请检查“收件人”和“抄送”行以确保您回复的是正确的人——而不是回复到线程中的所有人。 这是最常见的商业写作错误之一，最好通过检查来避免。

8. 使用过多的名词化

名词也称为“nouning”，当我们将动词或词的另一部分更改为名词时，就会发生名词化。 当我们写清楚时，我们会尽量避免名词化，因为它们会弄乱我们的句子并使它们不清楚。 阅读：为什么写作时应避免名词化

9.使用过多的被动语态

在之前的一篇文章中，我们解释说：“在 Writers Write，我们更喜欢阅读被动内容低于 5% 的小说和非小说类作品，包括商业写作，被动内容低于 10%。 如果我们过度使用被动语态，我们的写作就会变得不那么用户友好，我们的可读性统计数据也会下降。 这违背了我们的目的，即沟通。 阅读：从被动语态到主动语态——如何发现它以及如何改变它

10. 可读性差的统计数据

如果我们要交流，我们必须使用读者友好的风格。 运行可读性统计是测试您是否清晰书写的绝佳方法。

商业作家分步指南

在成为更好的商业作家方面需要帮助吗？ Writers Write 将您的整个工具包集中在一个地方，从为什么以书面形式写东西很重要到以下指南：

  1. 帮助您格式化电子邮件的分步指南
  2. 帮助您撰写简历的分步指南
  3. 帮助您编写议程的分步指南
  4. 帮助您编写备忘录的分步指南
  5. 帮助您编写会议记录的分步指南
  6. 帮助您撰写通知的分步指南
  7. 帮助您撰写商业信函的分步指南

我们还有一个帖子：

  1. 如何撰写有效的业务简介
  2. 如何通过 3 个简单步骤编写案例研究
  3. 做笔记的 10 步指南
  4. 完整的演讲写作系列

风格指南

大多数公司都有供作家遵循的风格指南。 这定义了管理层希望员工如何写作。

  1. 什么是风格指南，为什么我需要一个？
  2. 风格指南将彻底改变您组织的写作的 4 种方式
  3. 您不应从公司风格指南中排除的 10 件事
  4. 通过 10 个步骤为您的公司创建风格指南

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亚历克斯·科尼 (Alex J. Coyne)。 亚历克斯是一名作家、校对员和常客。 他关于纸牌、桥牌和纸牌游戏的特写出现在 Great Bridge Links、Gifts for Card Players、Bridge Canada Magazine 和 Caribbean Compass 中。 联系 alexcoyneofficial.com。

如果您喜欢这篇文章，请阅读他的其他帖子：

  1. 关于论文（以及如何写一篇伟大的论文）
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