撰写成功后续电子邮件的 6 个技巧

在专业领域，对话经常涉及后续电子邮件。您可能需要重新审视会议主题，提醒同事您正在开展的项目，或者通过与潜在客户多次接触来联系他们。

什么是后续电子邮件？

后续电子邮件是为了让收件人保持参与而发送的电子邮件。几乎在任何需要引起收件人注意对话的情况下，您都可以编写后续电子邮件。以下是一些示例：

• 面试后跟进工作
• 跟进您提交的申请
• 跟进您提出的请求或问题
• 检查项目的状态

在大多数情况下，后续电子邮件应该直接、简洁并使用专业的语气。

还可以在电话、消息或面对面交谈后发送后续电子邮件以重新吸引人。在口头对话后发送后续电子邮件以书面形式记录其主题的情况并不罕见。

后续电子邮件的目的是什么？

有时，电子邮件会从缝隙中溜走而无人回复。在其他情况下，您需要通过电子邮件继续进行口头对话。在这两种情况下，一封写得好的、自信的后续电子邮件都能让主题成为人们的首要考虑。

后续电子邮件有多种目的，包括：

• 提高转化率
• 与潜在客户互动
• 安排通话和会议
• 管理项目

后续电子邮件格式

主题行

电子邮件的主题行是收件人打开电子邮件之前在收件箱中看到的简短文本行。这就是为什么它需要简洁且吸引人。

开幕

电子邮件的开头是其第一部分。它有两个组成部分：

• 问候语
• 第一段

电子邮件的问候语是对收件人进行称呼的部分。将他们的名字与称呼配对：

• 你好[姓名]
• 亲爱的[姓名]
• 你好[姓名]

一般来说，仅以个人姓名开头的电子邮件被认为是随意的，或者在某些情况下被认为是粗鲁的。当您不确定使用什么称呼时，最好的选择是坚持使用“亲爱的”或“您好”。

接下来是一个简短的介绍性段落，可以是一两句话。快速提醒收件人当前的主题，并让他们有足够的兴趣阅读接下来的文字。

身体

您可以在此处提供有关后续行动的更多信息。例如，您可以提醒潜在客户为什么您的报价很划算，或者快速回顾一下您正在跟进的会议。

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号召性用语 (CTA) 是后续电子邮件的一部分，用于告诉收件人下一步该做什么。以下是号召性用语的示例：

• 给我回电话
• 如果您有兴趣请告诉我
• 安排会议
• 确认任务已完成

闭幕式

您的电子邮件的结尾部分重申了您跟进的原因，并包含您的号召性用语。

请务必注明您的姓名以及收件人可能需要的任何联系信息，例如您的电话号码。

撰写后续电子邮件：6 个提示和技巧

1确定目标（有明确的意图）

后续电子邮件的作用是引起回复。在写电子​​邮件之前，请确定您希望得到的回复是什么。以下是一些示例：

• 安排通话或会议
• 购买产品或服务
• 回答问题

牢记目标后，您可以更轻松地撰写后续电子邮件，清楚地传达您的需求。

2撰写引人注目的主题行

虽然主题行不应该成为点击诱饵，但它们需要吸引收件人的注意力并促使他们点击。人们每天都会收到大量电子邮件，因此您的主题行需要足够大声，以避免迷失在噪音中。

一般来说，主题行应控制在 60 个字符或更少。

3在开场白中提供上下文

在后续电子邮件中，开头行应快速告诉收件人您跟进的原因。请记住，人们每天都会收到大量电子邮件，因此您的收件人可以使用提醒。

4为信息增加价值——这对他们有什么好处？

您的后续电子邮件应提供收件人应回复您的原因。例如，在对潜在销售线索的跟进中，您可能会提到如果他们不在特定时间范围内购买，他们就会错过限时优惠。

5以号召性用语结束

号召性用语应该明确而直接。避免回避语言和不必要的细节或选项。例如，不要“有机会时随时给我打电话或发电子邮件”，而是写“请在您方便的时候尽早给我打电话”。使用清晰、直接的语言，收件人不太可能误解您的信息。

6在点击发送之前校对

写完后续电子邮件后，请仔细阅读以确保其中不包含任何错误，例如拼写错误或不清楚的单词选择。

后续电子邮件示例

亲爱的约翰，

上周四与你交谈真是太好了。我想跟进我们关于您下个月在我的 Econ 200 课程中进行演讲的讨论。

如果您仍然可以发言，请告诉我。本周任何一天下午 2 点到 4 点我都可以闲聊

最好的，

玛丽莎

嗨，雷安妮，

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后续电子邮件常见问题解答

什么是后续电子邮件？

后续电子邮件是在上次对话后发送的用于重新吸引某人的电子邮件。

后续电子邮件的目的是什么？

后续电子邮件的目的是让收件人重新注意到某个主题。这可能是继续您之前开始的对话，提醒他们某个问题或请求，或者询问他们对您之前提交的内容（例如申请或面试）的答复。

我如何获得后续电子邮件的回复？

以下是增加后续电子邮件得到回复的可能性的两种方法：

• 明确您的要求
• 告诉收件人为什么回复最符合他们的利益