如何撰写后续电子邮件 - 带有示例和模板
已发表: 2022-03-22如果您的电子邮件被忽略，后续电子邮件可以帮助您重回正轨。 但是，在没有收到回复后如何撰写后续电子邮件可能会很棘手，因为您需要决定在后续电子邮件中说什么以及如何措辞。
如果您正在努力寻找一种专业且礼貌的方式来提醒某人做出回应，请不要担心。 在这个详细的指南中，我们描述了如何在没有回复后编写后续电子邮件，并提供一些您可以使用的实际示例。 最后，我们将向您介绍我们的跟进电子邮件模板，该模板可让您在保持礼貌的同时比以往更快地跟进电子邮件。
什么是跟进电子邮件？
后续电子邮件是发送给您之前已经联系过一次的收件人的电子邮件。
您可能想要发送后续电子邮件的原因有很多，包括：
- 提醒收件人注意以前发送的电子邮件
- 请求信息、回复或响应
- 提醒某人重要的时间或日期（例如，对于事件）
后续电子邮件的目的是提醒或提示您之前发送的电子邮件。 这不是发起对话，而是重振对话并产生回应。
最有效的后续邮件是简短、温馨、专业且（最重要的是）中肯的邮件。
不要浪费时间或言语； 专家建议：美国研究团队分析了超过 20 亿封电子邮件，发现读者倾向于浏览过长的电子邮件。
虽然他们发现一半 (50%) 的电子邮件会在一小时内收到回复，但其他电子邮件可能会被留下很长时间。 最严重的罪犯？ 老年人需要最长的时间来回复和写最长的电子邮件。
研究人员还发现，在工作日上午发送的电子邮件最有可能收到回复。 然而，那些在下午和周末发送的邮件不太可能收到回复。 为什么？ 研究人员可能已经找到了答案……
为什么人们不回复电子邮件？
有没有想过为什么人们不立即回复您的电子邮件？
研究人员说，我们收到了很多电子邮件，以至于我们对它们进行“分类”。 这包括快速检查它们，然后将它们推迟到可以适当处理的时间。
收件人可以标记或标记电子邮件，将它们归档或简单地将它们留在收件箱中未打开。 员工将多达 28% 的时间用于阅读和回复电子邮件，因此我们制定了加快流程的策略是可以理解的。 学者们发现，我们中有 16% 的人每天至少推迟一次回复电子邮件。
我们忽略了哪些类型的电子邮件？ “在处理涉及回复、仔细阅读或点击链接和附件的电子邮件时，用户更有可能推迟发送电子邮件，”作者说。
关键的学习点是：如果您的电子邮件已送达，则它已被看到。
该研究的研究人员确定了电子邮件被忽略的五个核心原因：
- 处理电子邮件所涉及的时间或精力
- 发件人的身份；
- 线程上的收件人数
- 用户的工作量和上下文
- 电子邮件的紧迫性
在草拟回复之前，请尝试了解收件人面临的这些压力。 例如，发送后续电子邮件（无论多么礼貌）会给收件人带来额外的压力，Adaira Landry 和 Resa E. Lewiss 在哈佛商业评论中写道。
完美的跟进电子邮件格式
因此，我们探讨了您可能需要发送后续电子邮件的原因（以及您可能尚未收到回复的原因）。 是时候详细了解如何起草后续电子邮件了。
- 电子邮件主题
- 问候
- 身体
- 结束
- 签字/签字
我们已经在之前的博客文章中介绍了如何创建专业的业务查询电子邮件，因此我们将遵循我们的建议并保持本节的重点。
主题行
哈佛商业评论中的丽贝卡·扎克建议，保持主题行简短、甜美和简单是必不可少的。 她建议 47% 的电子邮件会因为糟糕的主题行而被丢弃。 不要犯那个错误！
您应该转发原始电子邮件吗？ 我们建议你不要。
问候
在专业领域，注重形式。 这意味着始终使用专业的问候语，除非您与收件人有名字关系。 想学习如何专业而充分地开始电子邮件吗？ 查看我们关于如何开始发送电子邮件的功能。
身体
提醒电子邮件是提高对您之前发送的电子邮件的认识的一种快速而正式的方式。
您需要在电子邮件的开头提供一些背景信息，我们将在我们的部分中介绍如何启动后续电子邮件。
我们假设上一封电子邮件包含您希望收件人看到的重要信息。
有几种方法可以解决这个问题：
- 转发原始电子邮件（请参阅上面为什么这不是一个好主意的原因）
- 提供初始电子邮件（作为附件，或粘贴在您的后续电子邮件下方）
- 提供关键点的提醒（例如会议细节）
- 提供指向基本信息的外部链接（活动网站或邀请）
如何中继电子邮件或信息的选择取决于您。 你如何选择这样做将影响你的电子邮件的结构、重点和长度。
结束
您已经礼貌地请求回复，但您也应该让对方知道您将如何使用这些信息以及如果没有回复，您将如何处理。
例如，如果您要求他们参加会议，您会通过电话与他们联系，还是这是您将收到的最后一封信？
在另一个示例中，例如，如果您要求某人回复发票请求，如果您没有收到回复，您会采取进一步的行动吗？
让您的读者对您的下一步没有困惑。
签字/签字
礼貌和专业的签字是必不可少的。 不知道如何正确结束电子邮件？ 请阅读我们关于如何结束电子邮件的指南。
如何开始跟进电子邮件
开头的短语可以说是电子邮件中最重要的部分之一。 那么让我们看看一些最常见的电子邮件打开器，看看它们是否合适：
正式的电子邮件介绍行：
- 我想跟进我之前的电子邮件。
- 我想跟进我的会议请求。
这些是听起来很正式的方法。 我们在这里假设您不认识此人并且正在专业背景下写作。 这些是适用于所有上下文的标准行（电子邮件回复提醒、会议提醒等）。
非正式电子邮件介绍行：
- 我想追...
- 我只是追...
这些是不太正式的方法，建议您认识要写信的人。 在联系您从未见过或交谈过的人时，我们会告诫不要使用这些。
包含电子邮件时合适的介绍性行：
- 我正在跟进下面的电子邮件。
- 我正在跟进我之前的电子邮件。
这些示例适用于在您提供原始通信后请求回复，方法是转发回复、将其粘贴到新电子邮件下方或作为附件。 为您的后续邮件寻找更有创意的电子邮件开头句子？ 您会在我们的 100 条最佳电子邮件开场行中找到另外 10 个示例。
如何撰写后续电子邮件主题行
如何编写能够获得结果的后续电子邮件主题行具有挑战性。 如果我们遵循之前的建议，我们应该（在可能的情况下）将其包含在五个字以下。 原因是 56% 的电子邮件是在手机上阅读的，字数越少越好。
您可以明确说明您的请求，也可以不明确说明。 以下是一些后续电子邮件主题行示例：
- 跟进：在 XXX 上发送的电子邮件——这是一封严肃电子邮件的超级正式主题行。
- 需要回复：电子邮件已发送 XXX
再次，严肃电子邮件的严肃主题行。
- 提醒注册XXX – 这是针对活动的礼貌电子邮件提醒。
- 很高兴收到您的来信——这是一种轻松且非正式的方法，您只能与您认识的人一起使用。
- 网络事件提醒... 关于事件的另一个礼貌的后续行动。
- 感谢我们的会面——这是跟进您已经认识的人的另一种方式。 你不是要求回应，而是建立联系。
在决定后续电子邮件的主题标题时，不要使用您之前使用的标题。 收件人错过（或忽略）您之前的电子邮件可能是有原因的。 再次发送相同的主题行可能会导致它再次被忽略。
发送后续电子邮件可能会很尴尬，但要避免在后续电子邮件的主题标题中搞笑。 有些人可能不会分享你的幽默感，甚至觉得它令人反感。
一些糟糕的跟进电子邮件主题示例包括：
- 你为什么不回应？
- 你收到我最后一封邮件了吗？
- 我在等待你的答复…
- 我知道你很忙，但是……
- 只需检查...
何时发送后续电子邮件？
在我们描述如何撰写后续电子邮件之前，您应该多久发送一封后续电子邮件？
一个重要的考虑因素是电子邮件响应是否具有时间敏感性。 举个例子； 您正在邀请某人参加活动。 您可能有一个答复的最后期限。 在这种情况下，您可能需要快速发送一封礼貌的后续电子邮件，这是可以接受的。
如果您在专业上认识此人，那么在跟进电子邮件时您将拥有更大的自由。 您可以选择快速发送专业请求，但要知道这不会损害您的声誉或关系。
假设您要向从未见过或没有专业关系的人发送后续邮件。 在这种情况下，我们建议等待大约五天（一个工作周）。
虽然等待回复可能会令人沮丧，但请考虑一下我们对电子邮件分类的了解并耐心等待。
跟进电子邮件样本
我们提供了如何跟进电子邮件的框架； 现在，是时候将其付诸实践了。 在这里，我们将举例说明如何创建礼貌的跟进电子邮件、温和的跟进电子邮件以及更正式的回复请求。
这些示例说明了最佳实践，但应作为您沟通的基础。 如果您难以找到合适的词语，Flowrite 可以帮助您创建礼貌和专业的电子邮件，确保每次都能得到及时回复。
礼貌的跟进电子邮件样本
这是一个礼貌的后续电子邮件示例，您可以在未收到回复后发送。 在决定如何礼貌地跟进电子邮件时，请考虑该人并了解他们可能没有阅读您的电子邮件的原因。 在这个礼貌的后续电子邮件示例中，我们已经承认了为什么有人可能没有回复电子邮件——“我知道你很忙”。
无回复后跟进电子邮件样本
以下是未收到回复后发送的后续电子邮件示例。 它不会拐弯抹角，而是直截了当。 这封电子邮件不是发给您认识的人，而是一个通用的电子邮件地址或未命名的收件人。
温和的跟进电子邮件样本
如果您正在寻找一个温和的后续电子邮件样本，这里有一个。 这比以前的正式得多。
后续电子邮件模板 – Flowrite 方式
Flowrite 是一种人工智能写作工具，可以将简短的指令转化为可以发送的电子邮件和信息。 但是，对于没有回复后的后续邮件等电子邮件，它可以为您编写整封电子邮件。 请查看下面的示例，了解如何通过单击按钮来跟进电子邮件，感谢我们的跟进电子邮件模板。
阅读博客文章后，您是否对如何跟进电子邮件更有信心？ 我们希望如此。 下次您需要在未收到回复后编写后续电子邮件时，只需记住我们在本指南中介绍的最佳实践或转到我们的后续电子邮件示例。 更好的是，试试 Flowrite 和我们的后续电子邮件模板。