从问候到结束：如何撰写有效的正式电子邮件

在大多数情况下，专业电子邮件是正式电子邮件。 正式电子邮件是专业人士或学者之间的电子邮件，其中包含与其工作相关的信息。 正式电子邮件使用专业语言并遵循特定的正式电子邮件格式。

什么是正式电子邮件？

正式电子邮件是使用专业语言并传达专业或学术信息的电子邮件。

随着时间的推移，您可能会与同事或同学相处得更加融洽，可以发送更多随意的电子邮件。 这取决于您与他们的关系以及您的行业、领域或公司的文化。 在大多数情况下，发送给新联系人、高层和组织外部个人的电子邮件都是正式电子邮件。

何时写正式电子邮件

正式电子邮件用于以下情况：

• 业务查询
• 辞职
• 工作邀请
• 推销宣传
• 终止
• 道歉
• 专业介绍
• 专业和学术讨论
• 后续行动

正式电子邮件的结构如何？

正式电子邮件格式是您在发送和接收的几乎所有正式电子邮件中都会遇到的一致结构。 尽管不同的电子邮件可能存在细微差别，但标准的正式电子邮件格式包括以下元素：

• 主题行
• 称呼
• 身体
• 闭幕式
• 签名

撰写正式电子邮件的 6 个步骤

1写一个直接的主题行

强有力的主题行可以吸引收件人的注意力，让他们想要阅读更多内容。 对于正式电子邮件，主题行准确说明电子邮件的主题以及任何相关详细信息，例如日期、时间或需求。 例如，要求安排通话的电子邮件的主题行可能如下所示：

• 这个星期四你有十五分钟的时间打电话吗？

2向收件人致意并致辞

通过正确称呼收件人来开始您的电子邮件。 如果您只称呼一个人，请使用他们的全名或带有适当敬语的姓氏。 如果您要向一群人发送电子邮件，请使用“亲爱的团队”等问候语。

由于专业的语气是任何正式电子邮件的关键，因此请坚持使用专业的问候语。 适当的正式电子邮件问候语包括以下内容：

• 亲爱的
• 你好
• 你好

3明确你的观点

在电子邮件的开头段落中，明确说明您的目的。 例如，如果您要查询职位列表，请在前几行中提及该职位以及您找到职位列表的位置。 如果是辞职电子邮件，请在第一段中明确说明。

4保持简洁

关注每封电子邮件中的一个主题。 通过这样做，您可以减少收件人产生任何误解的可能性。

5保持专业的语气

在正式电子邮件中，始终使用专业的语气。 避免随意的语言、连续的句子和不标准的语法。

6以专业的结束语结束

就像您以专业的问候开始正式的电子邮件一样，也以专业的结束语结束您的电子邮件。 其中包括以下签字：

• 真挚地
• 此致
• 最好的
• 谢谢

结尾处有您的专业签名：这可以是您的姓名、职务和联系信息，也可以是包含您的社交媒体链接、公司徽标和励志名言的签名块。 大多数电子邮件签名都介于这两者之间； 重点是向收件人提供他们制定回复所需的所有信息。

正式电子邮件中不应包含哪些内容

当您撰写正式电子邮件时，请避免使用任何可能令人困惑的语言或术语，例如行业术语（如果收件人不在您的工作领域）。

其他需要避免的事情包括：

• 昵称
• 非正式的问候（“嘿”、“怎么样”等）
• 表情符号
• 间接措辞
• 俚语
• 密码和帐号等敏感信息（电子邮件不是安全的通信方式）

当然，还要避免拼写和语法错误。 这就是为什么在发送之前校对每封电子邮件如此重要的原因——一个简单的拼写错误可能会破坏您的信息。

正式电子邮件示例

亲爱的汉德勒先生，

非常感谢您昨天接受我们的采访。 感谢您抽出时间与我会面，让我清楚地了解 Keyloxxi 的日常运营情况。

我希望您能考虑我担任这个职位。 凭借我在网络安全方面的背景，我知道我非常适合 Keyloxxi。 如果您对我有任何后续问题，请随时与我联系。

最佳，纳塔利娅·科多内 (555) 555-5555

你好团队，

我决定辞去首席财务官的职务。 这不是一个容易做出的选择，但在这个时候，我需要优先考虑我的健康和福祉。

我们尚未确定我的继任者，但请放心，搜寻工作正在进行中。 一旦候选人被选中，您将是第一个知道的人。

感谢你们成为一个如此优秀的团队。 过去的十年非常棒，我期待看到公司的下一步发展。

此致， 弗朗西斯·塞德霍姆

需要帮助开始您的正式电子邮件吗？ 您可以使用语法提示生成任何类型的电子邮件。 尝试使用“写一封引人入胜的介绍性电子邮件”或“分享公司动态”等提示。 Grammarly 可以帮助您编写可定制的电子邮件，以便您发送完美的消息。

正式电子邮件常见问题解答

什么是正式电子邮件？

正式电子邮件是专业人士或学者之间的电子邮件，其中包含与其工作相关的信息。 正式电子邮件应直接、简洁并使用正式语言。 他们应该避免使用非正式语言、俚语和行话。

正式电子邮件应该多长？

一般来说，正式的电子邮件不应超过 200 字。

正式电子邮件中应该包含哪些内容？

• 直接的主题行
• 适当的称呼
• 一两段简洁、重点突出的正文段落
• 礼貌的结束语
• 一个签名