关于如何发送正式电子邮件的 6 个示例

正式电子邮件在我们的业务、职业和个人生活中清晰无误地传达信息方面发挥着至关重要的作用。 因此，无论您是在询问机会、邀请某人参加活动还是辞职，知道如何写一封正式的电子邮件都是您需要了解的基本技能。

在本关于如何编写正式电子邮件的指南中，我们将过程分解为简单的步骤。 然后，我们描述了理想的正式电子邮件格式，并提供了一系列正式电子邮件示例，您可以将其用作通信的基础。

什么是正式电子邮件？

正式电子邮件是您发送给您不认识的人（或一群人）的电子邮件，或者是您发送给处于权威地位的人（例如您的老板）的重要电子邮件。

写一封正式的电子邮件类似于写一封正式的信函，具有相同的结构、称呼和签字。 它们没有拼写和语法错误，有明确的目的计划和编写。

正式的电子邮件礼貌、专业并且直截了当。 他们 100% 专注于结果，不留任何错误或误解的余地。

正式电子邮件的一些示例包括：

• 向不认识的专业人士介绍自己
• 投诉
• 辞职
• 道歉

您可能会问，为什么在数字世界中，我们仍然需要正式的电子邮件？

许多组织和个人确实已经转向不太正式的沟通方式。 然而，美国研究人员发现这可能会导致工作场所出现问题，从而导致他们所说的“不文明行为”的风险越来越大。 他们说，个人进行正式、礼貌和尊重交流的组织不太可能发生冲突。

正式的电子邮件有一些有影响力的朋友。 简明英语运动自 1979 年以来一直呼吁明确沟通。“请记住，如果你过于正式，人们不太可能被冒犯，但如果你过于非正式，有些人可能会认为你是无礼的，”他们建议。

解决方案？ “永远为读者着想。”

我们同意。 如果你认识你要写信的人，那么你就可以更随意地写信。 如果您不知道您发送的人或信息很重要，请保持正式。

我们之前写过关于专业沟通的重要性。 要了解更多信息，请查看我们关于如何撰写专业电子邮件的指南。

为什么要写一封正式的电子邮件？

美国心理学会的研究人员发现：“人们倾向于相信他们通过电子邮件进行交流的效率比实际要高。” 在 2005 年的一项研究中，他们进行了一系列实验并得出结论，很难通过电子邮件传达情感和语气。

原因？ 由于我们自己的“自我中心主义”，我们无法将自己从自己的观点中分离出来并看到别人的观点。

简而言之，如果我们在电子邮件中过于友好或非正式，很容易产生误解。 语气也可能不适合传达重要信息。

正式的电子邮件消除了误解和虚假陈述的可能性。 这一切都是为了遵守正确的商务电子邮件礼仪。

正式的电子邮件有明确的目的，并尊重读者。 它以跨越国界和文化的标准方式编写。

有影响力的福布斯专栏作家本杰明·莱克说，撰写正式的电子邮件可以使企业中的任何人受益，包括领导者。 电子邮件应该尊重情感并以同理心传递。 最重要的是，您的电子邮件中说了很多关于您的“个人品牌”的信息。 你想被怎样看待？

一封写得很好的正式电子邮件是礼貌和专业的，这两个强大的品牌属性将改善您的品牌并增加业务成功。

正式的电子邮件格式

创建出色的正式电子邮件非常简单。 完美的正式商务电子邮件格式只有五个部分：

1. 主题
2. 问候
3. 开场线和身体
4. 结束
5. 登出

每封信函都遵循相同的正式电子邮件结构，这意味着一旦您掌握了它，就永远不需要更改。

正式的电子邮件主题行

在商业中，时间就是金钱，所以要简短。

您的主题行应该简短易懂。 准确地告诉你的读者信息中的内容。 理想的正式电子邮件主题行是几个词：例如“请假请求”、“会议请求”或“客户投诉”。

正式的电子邮件主题行也不应该试图过于友好或有趣。

如何开始一封正式的电子邮件

开始一封电子邮件的正式方式是使用“亲爱的”。

如果你认识这个人，这可能会显得过时或奇怪，但它是关于遵循我们几代人用来正式交流的一些既定规则。 Dear 是一种正式的电子邮件称呼，至今仍在使用。

如果您知道对方的性别，您可以使用所谓的尊称——先生、夫人等——但如果您有全名，我们建议您直接使用全名。 这个建议似乎与一些较早的正式写作指南相矛盾，但它反映了社会更广泛的变化。

如果您想知道如何不打开正式电子邮件，请避免使用“尊敬的先生/女士”或听起来很闷的集体术语，例如“可能涉及的对象”。

没有名字的正式电子邮件问候

假设您担心如何在不知道姓名的情况下写一封正式的电子邮件。 在这种情况下，您可以使用“Dear Sir/Madam”作为合适的替代品。 如果您不知道如何向公司发送正式电子邮件，这种方法也很实用。

在决定如何向多个收件人发送正式电子邮件时，您有多种选择。 例如，您可以向团队（“Dear team”）、集体（“Dear all”、“Dear Colleagues”）或活动（“Greetings”）致辞。

您可以查看我们的指南，了解如何开始发送​​电子邮件。

正式的电子邮件开场白

没有标准的正式电子邮件打开方式。 相反，您必须决定适合沟通和上下文的内容。

如果您不认识要写信的人（或组织），请先自我介绍一下。 但是，如果您认识此人，则无需执行此操作，可以直接进入您的信息内容。

我们在下面提供了几个正式的电子邮件开头句子的示例。 如果您需要更多电子邮件介绍灵感，请阅读我们关于最佳电子邮件开头行的文章。

我们建议不要在正式电子邮件中使用诸如“我希望你做得很好”之类的空话。 这样的短语是陈词滥调，不会给消息添加任何内容，您应该避免使用它们。

正式的电子邮件正文

因此，您已经聘请了收件人并介绍了自己（如果需要），现在是时候进入正题了。

我们在下面提供了一些示例，但正式的电子邮件通信应遵循金字塔原则。 由麦肯锡的一位高管开发的金字塔原则指出，您应该首先从答案开始，并构建其下方的信息以支持您的论点。

在正式的电子邮件中，收件人会想知道邮件是关于什么的，以及他们为什么要关心它。 所以，告诉他们！

您可以在下面看到我们如何处理几个示例的一些示例。 我们还说明了如何结束正式电子邮件，包括常见的正式电子邮件结束语。

正式的电子邮件签字

正式的电子邮件结尾使用特定的结尾（或告别词来为其提供正式名称）。 读者将熟悉（并期望）结束电子邮件的正式方式。

在大多数情况下，如果您知道要写信的人的姓名，您将使用以“Yours sincerely”结尾的正式电子邮件。

如果您不这样做（例如，或者正在给一群人写信），您通常会在一封正式的电子邮件中以“您的忠实”结尾。

但是，正式结束电子邮件的方式有所变化。 可接受的正式结尾的示例包括“真诚”、“问候”和“怀着最美好的祝愿”。

结束正式电子邮件的最佳方式取决于个人、上下文以及您所交流的内容。 在大多数情况下，我们建议坚持使用“Yours sincerely”或“yours sincerely”。

你还在为寻找合适的结局而苦恼吗？ 请参阅我们关于如何结束电子邮件的深入指南。

正式的电子邮件示例

为了说明上述几点，我们为您可能遇到的情况创建了一系列正式的电子邮件写作示例。

虽然查看正式电子邮件的示例可能会有所帮助，但我们不建议您剪切和粘贴这些并自己使用它们。 您应该根据您的具体情况定制每封正式电子邮件。 相反，在创建自己的电子邮件或使用 Flowrite 为您编写电子邮件之前，请将这些用作增加理解的基本指南。

正式介绍邮件

您可能想正式介绍自己有几个原因。 例如，您可能会询问职位空缺、研究机会或联系您想寻求建议的人。 如果您正在为如何通过电子邮件正式介绍自己而苦苦挣扎，那么这个适合您。

查看下面的正式介绍电子邮件示例以获取示例。

正式的感谢电子邮件

在出色的服务或支持之后，表示感谢是有礼貌的，但如何在正式的电子邮件中表示感谢？

在这个 正式的感谢电子邮件样本，我们演示了如何构建可以在组织内部和外部与其他客户或客户共享的个人和积极的回复。

正式辞职邮件

辞职时，发送正式的辞职电子邮件至关重要。 辞职不仅通知您的雇主您要离开，而且还可以作为您辞职日期的证明。

正式的电子邮件辞职可能很短——在某些情况下，只有一行。 但是，正如您将在这份正式的辞职电子邮件样本中看到的那样，我们已经花时间向我们的雇主表示感谢。

活动的正式邀请电子邮件

这是发送给一组同事的正式邀请电子邮件示例。 每封正式邀请电子邮件都应包含明确的主题行、有关活动的所有详细信息（包括日期、时间和地点），以及人们如何回复。

这是商务晚间活动的正式邀请电子邮件。

正式投诉电子邮件

如果您收到糟糕的服务或对产品感到失望，正式的投诉电子邮件可以提高您对问题的认识。 在正式的电子邮件中，陈述事实很重要，但要避免过于情绪化。

这是正式投诉电子邮件的示例。

正式的道歉邮件

撰写正式的道歉电子邮件可能具有挑战性，但承认错误对于限制损害和恢复关系至关重要。

这是来自一家公司的直截了当的正式道歉电子邮件样本，用于处理提出投诉的客户。

想写出更好的正式电子邮件吗？ 试试 Flowrite

如果您遵循我们的流程，编写正式的电子邮件很简单。 此博客文章中包含的正式电子邮件模板应提供指南，但应始终进行调整和更新以反映您的具体情况。 但是，还有一种更简单的方法。 Flowrite 是一种人工智能写作工具，可以将简短的指令转化为可以发送的电子邮件和信息。 如果您仍在努力寻找合适的词来编写正式电子邮件，Flowrite 可以帮助您入门并提供一些灵感——甚至只需单击一个按钮即可为您编写整封电子邮件。 从下面的示例中可以看出，只需单击一下按钮即可。

您是否还在想如何发送正式的电子邮件？ 我们希望不会。 下次你写一封正式的电子邮件时，只要记住这些例子，你就可以自信地交流。