风格指南如何帮助您的团队保持专业

经营小型企业或团队可以获得巨大的回报。您享有灵活性，没有官僚作风，可以独立于大型母公司做出决策。您可以精心打造您的产品或个性化您的服务，因为您知道每个客户都很重要。代价是小团队并不总是有时间、人员或预算来监督和改进业务的各个方面（包括沟通）。风格指南可以帮助小型团队向客户传递清晰、一致的信息。

如果执行得当，风格指南可以充当公司在内部和外部保持一致形象的指南针。不知道从哪里开始？以下是您需要了解的有关风格指南的所有信息，以及如何为您的公司创建和实施风格指南。

什么是风格指南？

风格指南是包含公司书面沟通规则和指南的文档。该指南包含多种类型的规则，包括语音、语气、风格等。假设您的团队成员想要创建和发布内容。风格指南可帮助他们在与业务相关人员沟通时保持一致的声音。

为什么您的企业需要风格指南？

将风格指南视为您的团队在所有面向客户的沟通中可以依赖的北极星。

风格指南可以帮助您的业务保持一致，这很关键，原因有几个。结构良好的风格指南可以帮助您在竞争中脱颖而出，统一的声音可以帮助客户感觉他们了解您的业务。当员工保持一致且一致时，客户每次都会知道对您的业务有何期望。

风格指南对于与自由职业者或第三方机构合作的小型团队也很有用。风格指南可帮助自由职业者和承包商熟悉您的写作风格，以创建无缝内容，从而节省您宝贵的编辑时间。了解该团队如何将编辑时间比以前的同行评审流程减少高达 66% 。

风格指南应包含哪些元素？

创建有效的风格指南需要特定的元素。每个风格指南要想成功都需要包含以下七个关键要素。

1全公司范围内的访问

一个常见的误解是风格指南仅适用于营销或写作团队。不完全是——风格指南应该在全公司范围内共享。在一个小团队中，每个人都在业务中发挥着至关重要的作用，包括彼此之间以及与客户的沟通，因此整个团队能够访问并理解规则和准则非常重要。领导者应该鼓励他们的团队使用风格指南，解释其重要性，并分享在哪里可以找到文档（即共享文件驱动器、Google 文档等）。围绕风格指南召集您的团队，将其作为为您的企业写作时激发信心的工具。

2语法规则

即使是最专业的作家有时也会犯语法错误。使用非常简洁的段落来引导作者了解您的企业认为正确使用的语法规则。无论您使用《美联社风格手册》还是《芝加哥风格手册》，都应在所选手册的基础知识中包含三到四页。这可以包括经常被误用的词语之间的差异，例如“影响”和“效果”、“谁”和“谁”、“坏”和“坏”、“太”和“到”等等。

3标点符号

标点符号规则可能因风格而异。例如，不同的公司可能会使用带有或不带有连字符的复合词，并且可以通过几种正确的方式来实现日期的标记。不同的人和公司都有自己的风格，因此风格指南是建立标准的好地方。确保样式指南解释了牛津逗号、如何使用引号以及长破折号和短破折号的使用。

4声音和语气

声音和语气是专业沟通的核心原则。沟通中一致的声音和语气可以帮助您给客户留下良好的印象。无论您是编写登陆页面还是创建博客文章，清晰概述的语音和语气指南都可以将不同的内容片段连接在一起。

风格指南可以帮助团队明确说明哪些语气是可以接受的或首选的，以及应该避免使用哪些语言。在您的风格指南中，定义您理想的声音和语气。也许您想显得友好而专业，或者脚踏实地且信息丰富。即使您刚刚开始组建团队，从长远来看，尽早确定您希望自己的业务听起来如何以及给他人带来怎样的感受，也会对您有利。

5渠道指南

根据您为其编写内容的频道，风格和格式会有所不同。例如，有时您只能写 280 个字符，这可能会改变您是否有空间拼写组织的名称或诉诸使用其缩写词。如果您有多个社交媒体渠道，请确保您的风格指南为每个渠道提供了不同的说明。无论您的公司使用非正式语言和表情符号，还是在网上总是保守而专业，都应该在您的风格指南中注明。

6目标客户信息

小团队通常拥有一些有关目标客户的信息，但也可能处于发现阶段，正在试验和完善其核心受众。定义您的目标受众或买家（他们是谁、他们在哪里工作以及他们使用什么渠道）有助于个性化沟通以满足他们的需求。例如，一些公司在与客户沟通时倾向于使用行业术语。定义您的受众可以为您的风格指南提供信息，并敦促您在撰写电子邮件或社交媒体帖子时避免使用行业流行语。它可以使您的作家和团队成员了解他们正在交谈的受众。当团队了解他们的受众时，他们可以创建定制体验来打动并吸引新客户。

如何为您的团队创建风格指南

现在您已经了解了样式指南中的元素，下面概述了创建样式指南时要包含的内容。

• 使命和价值观：首先明确定义您企业的使命宣言和价值观。

• 受众：说明您的受众、您希望与之互动的人以及原因。考虑您的目标客户。

• 声音和语气：解释您公司的声音和语气，并用它来定义您希望观众如何看待您。

• 差异化因素：分享您的业务的独特之处以及您为何在您的工作领域表现出色。

• 竞争对手：这可能是一个快速的部分。对您的竞争对手有一个基本的了解有助于保持您独特的价值主张。

• 一般复制样式：定义您想要遵守的样式手册。无论您是从《芝加哥文体手册》（支持牛津逗号）还是《美联社文体手册》（省略牛津逗号）中提取，文体手册都可以帮助团队掌握单词使用、语法和标点符号。

Grammarly Business 如何提供帮助

正如您所看到的，从头开始创建风格指南并不是一件容易的事。创建和实施可能非常耗时。那么，小团队在带宽不足的情况下如何开发实用且可扩展的风格指南呢？通过利用 Grammarly Business 等智能解决方案来消除麻烦和猜测。

Grammarly Business 为小型企业领导者提供动态风格指南解决方案，为员工提供实时建议。您可以放心，您的业务将以专业、一致的方式得到代表，而无需监督与客户或订阅者进行的每一条通信。

通过添加特定的单词选择、名称、商标、语法规范等，在 Grammarly Business 平台中自定义风格指南的内容。风格指南功能为员工提供保持一致性的建议，同时提高清晰度、正确性、参与度和语气。

管理来自不同承包商的通信时节省写作和编辑时间。借助Grammarly Business 的风格指南，您的小团队可以简化沟通工作，您可以专注于实现业务目标并吸引更多客户。