关于如何在假期后赶上电子邮件的 6 个绝妙技巧

收件箱的恐惧是真实的。

上次放假时，我几乎不想离开，因为担心我回来后收件箱会变成什么样子。 （提示：不是很漂亮。）在您上班的第一天，没有什么比打开您的电子邮件客户端看到您有 1,487 封电子邮件等待更令人发指的了。

我从事的工作是每天收到大量电子邮件是常态，这意味着离开一周会导致数字雪崩。 这是我如何准备然后挖出来的。

1离开前设置外出留言。

拥有假期自动回复不会减少与您联系的人数，但会减少他们发送的后续消息的数量。 当您无法回答他们时，让人们知道也是一种很好的形式。

您的外出消息可以很简单。 只是让人们知道你不在，你什么时候回来，以及在你离开时他们应该与谁联系以解决任何紧急需求。 如果您想让您的消息更有趣，这里有一些选项。

2首先清除广告和其他不必要的东西。

当我回到我的 Gmail 收件箱，发现有大量电子邮件在等待时，我要做的第一件事就是清除垃圾邮件。 广告当然是最先出现的。 但是，当您尝试回到零收件箱时，即使是您订阅的时事通讯也会妨碍您。

Gmail 的标签系统很方便。 当我的电子邮件信息已经预先排序后，我可以快速浏览社交和促销选项卡，并通过选择所有电子邮件，浏览主题行以确保没有任何内容看起来很重要，然后点击存档，从而立即消除大部分电子邮件或删除。

3对高优先级发件人使用过滤器。

您的联系人列表中可能有几个人不想错过他们的电子邮件。 我有一个名为 Priority Senders 的 Gmail 文件夹，用于存储需要立即采取行动的重要邮件。

您可以使用过滤器让邮件自动排序到此文件夹，这是我离开办公室一段时间后所做的。 然后，当我回来时，我知道首先要解决什么问题。

您还可以在对收件箱的其余部分进行排序时，通过将邮件移动到“优先发件人”文件夹进行保护来进行追溯过滤。

4制作一个补充文件夹。

现在您已将高优先级电子邮件分类到一个单独的文件夹中，您可以处理其余的 . . . 通过推迟它。 至少暂时。

回到办公室的第一天盯着一个满溢的收件箱会带来足够的压力，从而抵消假期的放松效果。 然而，一个空的收件箱是幸福的！ 这种解决方案可能感觉像是在作弊，但相信我，这是减轻处理数百封电子邮件而没有时间处理它们的压力的好方法。

创建一个追赶文件夹。 就这么简单。 您可以随意命名，从“Email to Process”到“Abandon all hope ye who enter here”。 然后，只需选择全部并将您的假期电子邮件移动到追赶文件夹中。 它会消失在视线之外，而不是觉得你的收件箱是一个你永远不会从中出现的无底洞，你可以冒险进入你的虚拟储藏室，并在你有时间的时候整理那些不太重要的电子邮件腾出。

很有可能，如果您已经对高优先级的电子邮件进行了排序，那么您的追赶文件夹中的任何内容都不会是至关重要的。 如果您不小心错过了一些重要的事情（嘿，这发生在我们中最好的人身上），您一定会收到一封后续电子邮件，届时您可以处理该问题。 如果一个月后任何电子邮件仍保留在您的追赶文件夹中，则删除或归档它可能是安全的。

5练习“后进先出”。

到现在为止，您的收件箱应该看起来不那么不堪重负了。 是时候处理更高优先级的消息了。 采取“后进先出”的方法会有所帮助。

在您离开时，您收到的一些电子邮件已经自行整理好。 当您首先阅读最近的电子邮件时，您可以快速找出需要立即关注的内容以及可以过滤到追查文件夹中以供以后使用的内容。 因此，开始挖掘您最近收到的电子邮件，并记住 . . .

6抵制拖延反应的冲动。

一旦您确定了重要的电子邮件，请回复它们。 像现在。

我们都去过那里。 你正盯着一封绝对需要回复的电子邮件，只是你目前缺乏处理它的精神能量。 推迟这些类型的电子邮件的诱惑是强烈的。 抵抗！ 您忽略它们的时间越长，烦人的电子邮件就会变成更强大的怪物。 当你开始浏览你的紧急邮件时，向自己保证你会在打开它时处理每一封邮件。 从长远来看，你会感谢自己。

稍加考虑并进行一些组织，您就可以防止收件箱雪崩淹没您。 现在，不要管你的办公室电子邮件，直到你回来，然后去享受那个假期。 这是你应得的！