关于如何校对电子邮件的 7 个绝妙技巧

您刚刚在电子邮件中犯的错字或语法错误可能会给人留下不好的印象。 这可能表明你缺乏对细节的关注。 在最坏的情况下，它可能会让你看起来不那么聪明、认真和值得信赖。

尽管电子邮件拼写错误发生在每个人身上，但在那些需要额外时间校对的人身上发生的频率较低。 这是一个万无一失的分步指南，可在您点击发送之前正确完成。

1正确填写联系人姓名。

您是否正确拼写了联系人的名字和姓氏？ 这一点很重要。 而且，如果您对此表示怀疑，请回想一下您上一次收到您的名字错误的人的电子邮件。 至少，你可能会呻吟或翻白眼。 当人们拼错我们的名字时，我们会感到恼火，因为我们认为他们对我们不够关心，无法关注那些基本细节。

如果您不确定联系人姓名的拼写，请进行一些研究，看看您是否可以通过 Google 或社交媒体找到它。 如果一切都失败了，请使用不使用名字的通用问候语，例如“您好”。

2检查你的语气。

您的电子邮件听起来是冷酷还是简洁？ 它可能。 通常，在我们脑海中听起来不错的东西在文本中并不好。 如果您在发送电子邮件之前不停地查看和校对您的电子邮件，您就有被误解的风险。

这里的诀窍是应用一些同理心。 清空你的头脑，想象你正在接收你的电子邮件，而不是发送它。 你写的任何东西听起来都是负面的甚至是敌对的吗？ “我很期待和你聊天”和“我会期待你的电话”之间有很大的不同。 一个是友好和积极的； 其他的听起来好像你在说“你最好打电话，否则。”

3确保你会被理解。

确保您的收件人有足够的详细信息来理解您所写的内容。 请记住，您和您的接收者可能不会拥有所有相同的信息——您了解的事情不一定是您的接收者会知道的事情。 牢记这一点，重新阅读您的电子邮件，并根据需要填写空白。

4检查清晰度。

确保您所写的内容读起来流畅并传达了您的准确含义。 寻找不明确的代词参考。

扫描您的电子邮件以查找类似的词，然后确保您的文本传达了这些词所指的内容。 如果没有，请重写以用具体的东西替换这些代词。

在主题演讲之后举行什么？ 出勤率高是什么？

更好的。 但是我们可以改写来简化句子，避免重复workshop这个词。

保持你的句子简单直接。 以三年级阅读水平编写的电子邮件具有明显更好的响应率。 长而复杂的句子和大字会让你的文本更难阅读，因为忙碌的人正在匆忙浏览电子邮件。 但是，请考虑您的听众。 如果您正在写信给社会学博士要求面试，请继续使用丰富的语言和更复杂的结构。 否则，将“简单更好”作为默认设置。

5注意冗长。

简化文本的一部分涉及精简它。 消除填充词和短语。 摆脱副词并使用更强的动词。 （与其难以置信的高兴，不如尝试欣喜若狂、激动或欣喜若狂。与其迅速奔跑，不如冲刺或冲刺？）

考虑乔治奥威尔的六大写作规则：

1. 切勿使用您习惯于在印刷品中看到的隐喻、明喻或其他修辞手法。
2. 永远不要在短的地方使用长的词。
3. 如果可以删掉一个词，请务必删掉它。
4. 永远不要在可以使用主动的地方使用被动。
5. 如果您能想到日常英语中的对应词，切勿使用外来词组、科学词或行话词。
6. 打破任何这些规则，不要说任何野蛮的话。 *

*关于奥威尔的规则#6，请参阅我们的规则#2。

6仔细校对。

到目前为止，我们一直在讨论更广泛的发展编辑的校对。 现在，是时候深入了解细节并逐行校对了。 您是否正确拼写了所有内容？ 你使用了正确的同音异义词吗？ （当您打算输入他们是时，您是否输入了“ There going to the festival”？）您的标点符号是否正确？

像 Grammarly 这样的应用程序将帮助您发现并修复错误。 但请记住，它是一种提高校对能力的工具，而不是完全取代校对的需要。 使用校对应用程序的优势在于，该应用程序发现的每一个错误都会教你一些关于写作的知识，并最终让你成为一个更好的作家。

7坐在上面。

有些电子邮件需要一段时间来酝酿，特别是如果它们很敏感。 假设您必须写一封电子邮件来报告同事的不当行为，或者您必须为表现并不出色的人起草一份绩效评估。 情绪可以让你写出你以后会后悔的东西。

在您的文字处理器而不是您的电子邮件客户端中起草您的电子邮件，这样您就不会在彻底审查之前冲动地发送它。 如果您可以稍等片刻，请在发送前一天等待该电子邮件。 当您在新的一天重新阅读您的电子邮件时，您经常会发现需要修改的地方，尤其是在语气和清晰度方面。

至少，确保在您的电子邮件客户端中启用了未发送功能。 （这里是如何在 Gmail 中执行此操作。）在您点击“发送”后它会购买的几秒钟时间偶尔会帮助您免于被明显的拼写错误完全拥有。 我曾经收到一封电子邮件，主题是“这个学习玩具让我的孩子高兴得发疯！”

我很确定这不是发件人的意思。