这 4 个技巧将节省您的会议时间

厌倦了注意力不集中、效率低下的会议？ 普通的办公室会议是一种现代的折磨工具，当每个人都围着圈子说话时，你的烦人的同事（是的，每个人群中都有一个）用他的漫无边际的方式劫持了会议。

但它不必是这样的。 一个运行良好的会议将持续一段可以忍受的时间，让每个人都保持一致并在同一页面上，并为你想要共同实现的目标制定明确的后续步骤。

因此，如果您准备好停止浪费时间并开始充分发挥会议的潜力，这里有四个提示，可帮助您节省会议时间并最大限度地提高工作效率：

1总是有一个议程

通过提前创建会议议程，节省会议时间并让每个人都在同一页面上（字面意思）。

确保您的议程清楚地说明了您希望在会议结束时完成的一个或多个目标——无论是做出关键决定、集思广益还是组织行动计划。

提前发送议程，以便您的与会者有时间提出问题、准备好任何材料并开始思考解决方案。

在会议期间，将您的议程用作路线图，以保持对话的主题，以便您可以有效地利用您的时间并实现您的目标。

2指定主持人

结束毫无意义、漫无边际的演讲、不必要的辩论和抢风头的兔子足迹。 让与会者充当主持人，负责让小组按照议程完成任务并减少非生产性行为。

一个好的主持人会善意而坚定地打断 Jorge-from-Marketing 的长篇大论，并鼓励 Latifa-from-Design 分享她的想法。房间里最响亮的声音不一定是最好的想法，所以这很重要为我们当中那些对分享缺乏信心的害羞和内向的人腾出空间。

如果对话停滞不前，有主持人有助于指导小组进行头脑风暴或重回正轨。 最重要的是，主持人不仅可以在会议期间节省时间，还可以利用他们的权力确保会议按时结束！

3准时结束会议

现在你可能认为这是不可能的。 “哦，是的，”你说，“会议将准时结束——届时独角兽将再次腾跃穿过林间空地！”

有信心——这是可能的。

首先，批判性地考虑会议需要多长时间。 许多日程安排日历的标准是一小时，但您可能只需要三十或四十五分钟即可完成所有工作。 较短的会议可以营造一种紧迫感和专注感，从而提高效率。

准时开始会议。 在出发时间前 30 分钟发送提醒消息，并鼓励人们提前 5 分钟到达，以便他们可以喝咖啡并安顿下来。

在原始邀请、提醒和会议开始时清楚地说明会议的结束时间。 明确表示会议将在指定时间结束，之后可以根据需要通过 Slack 或电子邮件继续对话。

设置一个倒计时时钟，这样每个人都可以看到还剩多少时间，并注意有效地使用它。 （如果有人在浪费时间，这也很明显。）

在你的议程上，留出最后五到十分钟来讨论会后每个人的下一步行动。 确保您带着行动步骤离开会议。 否则，一开始进房间有什么意义？ 主持人可以主动结束会议并确保每个人都知道他们负责哪些行动项目。

如果会议奇迹般地提前结束，不要让人们等待，让每个人继续他们的快乐之路！

4仅包括基本人员

你喜欢拥挤的会议，每个人都有意见，但什么都无法决定？ 不，你没有。 没人做到。

事实证明，提高生产力和有效利用时间的一个好方法是让你的会议保持小规模。 只邀请那些在会议目的中发挥关键作用并且有真正重要理由出席会议的人。

邀请任何关系模糊的人可能很诱人（“当然，你能去那里对你有好处！”），但如果他们不是关键参与者或决策者，他们可能无法为会议。 事实上，他们甚至可能会破坏它。

因此，请保持您的宾客名单独占。 房间里的人越少，每个人的责任感就越大。 尝试将其保持在 5 到 10 人之间以进行决策和计划，如果您需要头脑风暴会议，请扩大该人数以包括其他声音。