如何用示例开始一封正式的电子邮件

用英语开始一封正式的电子邮件可能会很棘手，因为它需要遵循一些严格的规则和惯例。 除非您熟悉它们，否则决定如何开始一封正式的电子邮件可能会令人困惑——但没必要如此。

这篇详细的文章将解释如何使用正确的正式电子邮件问候语、称呼和开场白。 在这篇文章的结尾，您将知道如何在您的个人和职业生活中开始写一封正式的电子邮件。

什么是正式电子邮件？

正式电子邮件是以正确格式编写的电子邮件。 正式的电子邮件遵循所有读者都会理解的久经考验的公式。

一封写得好、专业且有礼貌的电子邮件可以开始一段成功而富有成效的关系。 相反，在某些情况下，一封写得不好的电子邮件可能会破坏人际关系，使收件人感到困惑甚至不安。

每封正式电子邮件应包括：

• 主题行
• 问候或问候
• 正文副本
• 登出

正式的电子邮件是尊重的，使用礼貌的术语来称呼收件人。 它们以易于理解的格式编写，清楚地说明您想要什么以及为什么。

英语在全球范围内被企业使用，但我们的沟通方式存在文化差异。 正式的电子邮件可以减少任何误解或沟通不畅的可能性。

在大多数情况下，写得不好的电子邮件不会损害你的职业生涯，哈佛商业评论的杰夫苏说。 相比之下，“撰写专业的电子邮件会影响你在同事眼中的能力。”

例如，在您的个人生活中，与学校联系时，您会希望确保您的沟通清晰、专业且有礼貌。 在这种情况下，正式的电子邮件是必不可少的。

在我们的指南中，我们已经深入研究了构成出色正式电子邮件的详细信息，因此，如果您想了解更多信息，请查看。

现在，让我们看一下如何在正式电子邮件中打招呼的一些基本知识。

开始电子邮件的正式方式

我们已经在之前的文章中介绍了如何开始使用专业的电子邮件，但这次，我们将深入探讨在使用英语开始正式电子邮件时需要了解的两个关键事项：

1. 正式的问候和称呼
2. 正式的电子邮件开场白

在稍后将它们应用于一系列示例之前，我们将详细讨论这两个部分。

正式的电子邮件问候和称呼

关于正式电子邮件中的问候，您需要了解的第一件事是使用正确的称呼。

随着电子邮件中适当的正式问候方式发生变化，这可能会让人感到困惑，具体取决于您是否认识要写信的人。 第一条规则是：如果您知道某人的姓名，请直接使用该人的全名称呼该人。

过去，你会使用所谓的敬语——比如先生和夫人——和姓氏。 然而，我们必须意识到哈佛所谓的“性别错误”的风险。

除非我们确定某人的性别（即使在我们认为我们知道的情况下，我们也不应该做出假设），否则我们应该避免使用性别术语。

相反，尽可能使用一个人的全名。 这既专业又尊重。<

举个例子，给一个叫 Robert Johnson 的人发电子邮件。

而不是说：

• 亲爱的约翰逊先生

我们会说：

• 亲爱的罗伯特·约翰逊

经常会出现哪种问候语适合正式电子邮件的问题。 我们在下面提供了一些正式的电子邮件称呼示例，说明了如何在正式的电子邮件中打招呼。 尽管如此，我们也敦促您也使用您的判断力。

在发送电子邮件之前，请花一些时间尝试识别您正在写信的人。 使用一个人的全名可以建立比正式的方法更牢固的联系，例如 Dear Sir/Madam。

我们在这里介绍了您需要了解的很多内容，但要进一步了解如何开始专业电子邮件，请阅读我们的详细博客。

正式的电子邮件开场白

关于如何在正式电子邮件中称呼收件人的规则相对简单。 但是，在开始正式电子邮件的正文时，您有更大的自由度。

最好的正式电子邮件开场白是直截了当的。 在大多数情况下，您要求某些东西（信息、参加活动或付款）； 或正式回应请求。

如果您认识某人或过去曾与他们交谈过，您可以直接了解您的请求的详细信息。

合适的正式电子邮件开头行的一些示例包括：

• 我写信是想向贵公司索取一些信息。
• 我正在与您联系以邀请您参加我的活动
• 感谢您对我们公司的兴趣。 我附上要求的信息。

假设你正在写信给一个你以前从未联系过的人。 在这种情况下，解释您是谁以及您联系他们的原因是有礼貌的。 例如，简单地说，“我叫 XX，我从 YY 联系你”对读者来说就足够了。 这很快就会告诉他们您是谁以及您向他们发送消息的原因。

以下是它在实践中的工作方式：

• 我是（公司名称）的营销总监，我有兴趣进一步了解您的业务。
• 我正在（公司名称）与您联系，提供一些独家新优惠的详细信息
• 我将于 9 月 25 日离开（公司），并想邀请您参加在（插入详细信息）举行的离职活动。
  

当然，您不受这些规则的约束。 但是，通过关注它们，您不会使读者感到困惑或不安。

你能在一封正式的电子邮件中使用“我希望你做得很好”吗？ 如果你认识这个人，那么以这种方式开始一封正式的电子邮件是不正确的。 如果您不了解个人，就不可能达到您想要的结果。 它可能看起来过于非正式和格格不入。

我们的建议是在您正式打开电子邮件时直奔主题。 我们在这篇详细的博客文章中解释了有关制作最佳电子邮件开头句子的更多信息。

关于如何开始正式电子邮件的 6 个示例

因此，我们将如何启动正式电子邮件的过程分为两个步骤； 现在，是时候将其付诸实践了。 在这里，我们提供了六个如何开始正式电子邮件的示例。 每个示例都附有对我们原因的简短解释。

在本节中，我们将包含一些具体示例来说明如何开始正式示例。 我们涵盖：

• 如何开始一封没有名字的正式电子邮件
• 如何为未知收件人选择正式的电子邮件问候语
• 如何向多个收件人发送正式电子邮件
• 如何开始向学校发送正式电子邮件
• 如何开始正式的商务电子邮件
• 如何为工作申请选择正式的电子邮件问候语

此处包含的这些模板用于说明如何处理每项任务。 我们建议您将这些作为开发最能代表您和您的业务的方法的基础。

如何开始一封没有名字的正式电子邮件

我们已经写过在向他们发送电子邮件时尝试找到一个人的姓名是多么重要，所以我们总是敦促您尽可能这样做。 但是，有时由于某种原因这是不可能的。

一些写作指南仍会鼓励您使用“Dear Sir/Madam”，虽然有点过时，但如果需要，仍然可以这样做。

虽然您可以根据需要随意使用它，但我们建议您寻找替代方案。 您可以进行更多研究以确定收件人。 如果没有，这里有一些其他选项：

• 亲爱的（职称）
• 亲爱的（部门或团队）

幸运的是，用英语开始一封正式的电子邮件非常简单。 这是一个如何开始没有名字的正式电子邮件的示例。

如何为未知收件人选择正式的电子邮件问候语

如果您正在努力为未知收件人确定正确的正式电子邮件问候语，那么您并不孤单。 找到正确的方法来向不认识的人发送正式电子邮件可能具有挑战性。

其他写作指南会建议您使用“可能关注的人”，但我们认为这不仅仅是正式的； 这对我们来说有点太挑剔了。 我们还建议打开一封带有“嗨”或“嘿”的正式电子邮件。 这是朝另一个方向迈出的一步太远了。

那么，如何为未知收件人选择正式的电子邮件问候语呢？ 这是一个久经考验的方法。

如何向多个收件人发送正式电子邮件

很明显，当您向一群人发送电子邮件时，会有不同的规则。 在决定向多个收件人发送正式电子邮件问候语时，规则较少。 如何向多个收件人发送正式电子邮件的问题取决于他们是谁。 我们建议您选择一个安全的集体术语。

如果他们是同事，可接受的正式电子邮件问候语包括：

• 亲爱的同事们
• 亲爱的团队

如果您要发送通用电子邮件地址（例如 customerservice@），您可以使用：

• 尊敬的客户服务团队

如果您正在向企业发送电子邮件，您可以简单地使用他们的公司名称。

• 亲爱的（公司名称）

这是一个简单的示例，说明如何向群组发送正式电子邮件。

如何开始向学校发送正式电子邮件

如果您想知道如何开始向大学教师或教授发送电子邮件，以下是方法。 重要的是确保你使用正确的敬语； 在这种情况下，我们正在向教授发送电子邮件。

看看这个例子，看看我们是如何处理这个任务的。

如何开始正式的商务电子邮件

在商业世界中，确保您的电子邮件格式正确且正式正式至关重要。 那些担心会被如何看待的人经常会问您如何开始正式的商务信函的问题。

我们下面的示例模板提供了一个示例，您可以根据自己的情况进行调整。 您可以在我们的深入指南中找到有关如何进行业务查询的更多详细信息。

如何为工作申请选择正式的电子邮件问候语

在发送求职信时，您通常会使用“亲爱的先生/女士”。 尽管如此，正如我们已经确定的那样，这可能不再合适了。

首先，您应该尝试找出招聘经理是谁并使用他们的全名。 如果找不到他们的名字，那么以下替代方案都是可以接受的：

• 亲爱的招聘经理
• 亲爱的招聘人员
• 亲爱的（公司名称）

这是开始向招聘人员发送正式电子邮件的示例。

开始一封正式的电子邮件对任何人来说都是一个挑战，但我们希望我们已经简化了这个过程。 关键的学习点是了解如何使用正式的电子邮件问候语和称呼，以及如何制作强有力的正式电子邮件开场白。 我们希望我们已经帮助您了解如何开始编写正式的电子邮件。 请务必查看我们的博客，其中包含有关如何编写正式电子邮件的更多文章。