如何开始一封专业的电子邮件 - 为每一种情况提供最好的问候和避免的称呼

想知道如何开始一封电子邮件？ 别担心你并不孤单。 过度考虑电子邮件的专业问候语可能非常容易，尤其是当您对另一端的人不太熟悉时。 甚至在您解决外展的原因之前，您已经浪费时间分心是说“嘿汤姆”、“你好史密斯先生”还是“亲爱的先生”。

当你做出决定时，你已经对编写信息本身失去了信心，总的来说它真的让你放慢了速度。 找到完美的称呼真的可以让你失去它！

也就是说，更令人惊讶的是，有多少人没有充分考虑他们的电子邮件问候。 你如何开始一封电子邮件为接下来的一切定下了基调，并影响了一个人对你作为专业人士的第一印象。

这就是为什么我们概述了您在开始使用任何类型的专业电子邮件时需要考虑的每一个步骤、场景和情况。 以下是开始专业对话的最佳方式，以及这样做时要避免的一些最关键的事情。

为了让这个超级有用，我们将列出开始专业电子邮件的好方法示例，并指出在专业问候某人时不应该做什么。

为什么了解专业的电子邮件问候语很重要？

从理论上讲，开始一封电子邮件应该是交流中最简单的部分！ “你好”是我们用母语学习的第一件事。 然而，很多时候，当在专业环境中问候某人时，我们*真的*弄错了。 我们向所有人和所有事物问好——公交车司机、电梯里的人、一只可爱的狗——那么当我们坐在电脑屏幕后面时，缺少什么？

答案是了解工作环境。 正确导航在何时、何地和与谁使用什么问候语是关键——在你到达主要信息之前，没有人想设置错误的语气。 自然，您想给人留下良好的第一印象。 弄错这个可能会让你失去尊重、回复甚至阅读你的电子邮件的人。 例如，当人力资源团队审查大量的工作申请时，如果你看起来没有足够的能力说“你好”，那么第一句话就会严重损害你的面试机会。

以下是在专业打招呼时需要考虑的一些事项。 ‍

你需要设置什么音调？

‍ 面对面交流使我们能够观察到书面交流所没有的音频、视觉和物理线索。 考虑环境和情绪，就好像您亲自传递电子邮件信息一样，然后消除这些暗示。 您的电子邮件的语气是您的业务特征如何与您的文字相结合，在没有这些其他有用提示的情况下说明您的情感观点。 ‍

你想被怎样看待？ ‍

如前所述，当我们给人留下良好的第一印象时，生活通常会更轻松。 因此，通过适当地开始您的通信，您只需几句话即可展示您的专业轻松、专业知识和能力。 听起来不错，对吧？

《社会心理与人格科学》杂志的一项研究与面对面交流进行了比较：“第一印象受微笑等情绪表达的影响很大。在面对面的接触中，微笑的人被认为更热情，更有能力比不爱笑的人。

当您深入了解工作场所通信的世界时，请记住这一点，它会让您在选择完美的电子邮件问候语时保持直截了当。 ‍

此人会继续阅读您的电子邮件吗？

有很多关于在日常通信中回复电子邮件的一般可能性的研究。 Boomerang 的产品设计师 Mai-Chi Vu 说，通常是一些简单的事情，比如礼貌——“礼貌方面的电子邮件得到更高的回复率”。

在人类注意力持续时间比以往任何时候都短的时代，礼貌水平确实有很长的路要走。 正确拼写某人的名字、反映他们使用的问候语、确认回复中的互动语气等基本考虑因素在确保您不会冒犯或疏远收件人方面大有帮助。

通过考虑如何开始通信，您可以避免从错误的角度开始 - 节省自己的时间和被彻底忽视的潜在尴尬。 ‍

所以你问，如何开始一封电子邮件？ 让我们看一些您需要注意的场景和示例。

专业电子邮件的正式电子邮件问候语

首先，我们可以将专业交流领域划分为“更正式、更友好”的范围。 正如在如何专业地结束电子邮件中所强调的那样，大多数商务电子邮件都存在于正式和休闲之间难以捉摸的中间地带。 因此，在按“发送”之前暂停并查看您所写的内容很重要。 这是我们的首选。

1. 你好<姓名>

就是这么简单。 如有疑问，请保持直接和友好，您实际上不会做错任何事。

2. 你好 <姓名>

是的，再一次，不要想太多。 调查显示，简单而有礼貌的人总是能胜出。

3. 亲爱的<姓名>

这可能感觉有点不自然。 但是，这种专业的问候语肯定还是有最合适的。 尤其是在向更老式的机构或像政府官员这样的传统代表讲话时。 如果您知道此人的姓名，那么在申请工作时这也是一种很好的接触。 根据经验，第一次联系某人时，请使用 Dear Ms./Mrs./Mr. <Last name> – 如果您是基于名字的，请随意使用。

开始专业电子邮件的友好方式

在许多情况下，您的电子邮件上下文不是那么正式，或者友好的接触是合适的。 也许这是给同事或长期客户的内部邮件。 你既可以放松一点，也可以让事情变得美好而有能力。 有时这是一个很好的平衡。 尽管如今许多工作场所往往更加随意，但请保持礼貌、友好和专业的基本原则。

1. 你好 <姓名>

当我们说此选项始终是赢家时，您听到了我们的声音，对吗？ 伟大的。 一旦您与收件人建立了友好的关系，您就不必过度考虑问候 - 您可以直接进入电子邮件的重点，同时保持友好和专业的举止。

2. 你好

当您不知道收件人的姓名或其拼写时，这是处理专业电子邮件的最安全方法，不会显得过于正式或间接。

3.早上好/下午好/晚上好

这可以为您的电子邮件问候语增添友好、随意但仍然有礼貌的感觉。 不过，它绝对是偶尔使用而不是持续使用。 不用说，如果有不同的时区，你应该明智地使用这个问候语。

4. 嘿<名字>

小心这个。 有支持和反对“嘿”的案例，但反馈表明，只有在您与朋友或亲密同事等有融洽关系的情况下，才应该真正使用它。

回复某人时，您可以反映收件人的语气，并选择使用类似的问候语或与正式程度和熟悉程度相匹配的替代方式打开电子邮件——某些原则也适用于选择正确的电子邮件签字。

工作中要避免的电子邮件称呼

1. 与谁有关

许多消息来源说不要使用这个。 在对近 2,000 人进行的一项调查中，37% 的受访者发现这种问候是最糟糕的方式来开始一封专业的电子邮件。 它被描述为烦人、含糊、不恰当、过时，而且不胜枚举。 毫无疑问，它是如何不开始发送电子邮件的第一名。 说服？ 我们是。

2.嘿嘿

如果您不确定如何、在何处以及何时使用“嘿”，通常最好避免这种情况。 如上所述，它有时间和地点，但不值得冒着过于非正式的风险。

3. 问候

最佳实践表明这已经过时了。 现在有更恰当的方式来解决一组未知收件人的问题，例如最喜欢的“Hi there”或“Hi all”。 这不是最大的失礼，但尽量坚持经过验证的赢家。

4. <日>快乐！

这使群众有点分裂。 总体而言，了解您的受众是关键。 虽然许多报告说这给人的印象是不成熟和不专业，但也许在内部，你的公司文化接受了这种问候方式。

5.没有问候

一个很大的禁忌。 您很可能会收到一封没有问候的电子邮件，但这通常会以错误的方式惹恼人们，所以这是一种不应该反映的行为。

6.笑脸或表情符号

对于许多人来说，这是一个棘手的问题，因为笑脸和表情符号被广泛用于更多视觉交流渠道中，以在书面文字之外表达。 不幸的是，它仍然没有被普遍认为足够专业，可以在工作场所使用，所以最好在所有情况下将这些从您的电子邮件中删除...... :(

7. 拼写错误的名字

这是可以避免的，所以在写问候语时要注意。 在你按下发送之前仔细检查一下，你就会明白了。 如果您真的不确定拼写，那么稍微复制和粘贴他们的签名或电子邮件地址应该会让您放心。

如何轻松应对不同的场景

专业的电子邮件问候语是一个涵盖各种上下文和场景的空间。 这里还有一些示例情况，可确保您对所有电子邮件通信都充满信心。

确定您要向谁发送电子邮件

你认识这个人吗？ 这是你第一次通信吗？ 他们是您公司的外部还是内部？ 在选择完美的电子邮件问候语时，请牢记所有这些。 然后，您可以决定是正式的还是友好的专业互动。

我们关于写一封冷电子邮件的博客文章是关于这种外展的一个很好的分步指南。

这是后续吗？

您是在尝试提示回复还是在重要的事情上寻求答案？ 查看我们关于销售跟进电子邮件的提示，这些提示有助于找到完美的方式来推动急需的响应，同时保持愉快、礼貌和专业。 如果您不习惯跟进您的电子邮件，我们还创建了一个完整的指南，说明如何在没有回复后编写后续电子邮件。

介绍

通过练习，这会变得更容易，但肯定是一个难以自信的人。 找到一种让您感觉自然的流畅风格，同时勾选我们在此处概述的所有框。 花时间阅读这篇关于如何通过电子邮件介绍两个人的文章应该是不费吹灰之力的。

集体问候

好消息！ 当您处理多个收件人时，可以应用上述所有指导。 相同的原则，只是不包括个人名称。 使用“大家好”、“大家好”或“大家好”等等。

如果线程中有 2-3 人，您绝对可以使用“Hi Name 1, Name 2, Name 3”来称呼这些人，但我们通常不建议在 3 人以上继续使用。

结论

在 2020 年的一份报告中，73% 的人表示电子邮件是他们在工作中首选的沟通方式。 随着人类在交互和交流方面的进化，毫无疑问，仍然对电子邮件世界表示敬意！ 很棒的是，通过阅读这篇博文中的专业电子邮件问候语，您已经迈出了第一步。

让我们提醒自己的关键要点。

1. 不要低估第一印象的重要性。

确定这一点会使接下来的一切变得更容易。

2. 当有疑问时，倾向于光谱的正式结束。

礼貌被证明是经典是有原因的。 只要您不进入宏伟的领域，这对于您的专业电子邮件来说是一种防故​​障措施。

3.阅读房间

接受您在这篇博文中学到的知识，并确保您了解您的受众。 收件人的通讯始终是一个有用的指标，所以不要回避模仿他们的语气。

你有它！ 现在，您应该对开始一封专业的电子邮件并克服所有工作场所的信件充满信心。 要继续这种技能提升，为什么不学习如何专业地结束电子邮件呢？