如何撰写商务信函：16 个重要步骤

想知道如何写商业信函吗？ 继续阅读以获取分步指导。

在大多数企业中，每天都有数百份书面通信从一个部门发送到另一个部门、发送给客户、发送给外部供应商或其他实体。 因此，学习如何写商业信函是作家工具箱中必不可少的，因为这是一种常见的交流方式。 你可能需要写一封商业信函，即使你不是在组织中担任管理角色。 例如，这是您使用的格式：

• 求职信
• 备忘录
• 意向书或意向书
• 推荐信
• 面试跟进
• 录取通知书
• 辞职信
• 感谢信
• 投诉信
• 道歉信

知道如何写好这些类型的字母在许多不同的情况下都很方便。 商务信函具有特定的格式、风格和语气。 它们直接简洁，礼貌专业，格式仔细。 通过学习如何写作，您将使自己成为专业工作场所需求量很大的作家。 您将在下面找到有关如何撰写商业信函的分步指南。 按照它来学习这种格式并创建能够很好地将您的信息传达给目标受众的信件。

第 1 步：选择正确的格式

在写信之前，您必须设置页边距并选择字体。 您的信笺抬头可能会决定页边距的大小。 例如，商务信函使用 8 1/2 x 11 英寸的纸张发送。 选择用黑色墨水打印的 Times New Roman 大小 12 字体作为您的字体。 有时类似的字体，如 Arial，也是可以接受的。 目标是确保目标读者可以阅读这封信，因此您不希望花哨的字体对信件的可访问性产生负面影响。 商业信函以块格式而非段落格式书写。 因此，修改字母以在顶部留出两英寸边距，在所有侧面留出一英寸边距。

第 2 步：格式化标题

商业信函模板将以页面顶部的特定标题开头。 虽然有一些差异，但它几乎总是这样：

• 发件人姓名
• 公司名称，如果适用
• 发件人的邮寄地址
• 日期以月、日、年格式
• 收件人的姓名
• 收件人的邮寄地址

每个名称和地址都是单倍行距的。 但是，您将在发件人地址、日期和收件人地址之间跳过一行。 如果您使用正式的公司信头来发送信件，它可能在顶部包含发件人姓名或公司名称和地址。 在这种情况下，从日期开始，跳过一行，然后添加收件人。

第 3 步：输入称呼

商业信函格式的下一步是对收件人的称呼或问候。 在称呼之后，在开始字母之前加倍空格。 通常，您会像这样格式化称呼：

• 亲爱的先生/女士。 （收件人的姓氏）：

如果您不知道此人的首选性别或人称代词，请使用他们的全名，而不是先生/女士。 标题。 同样，不要假设此人的婚姻状况。

如果您知道此人的头衔，例如 Doctor，则可以使用该头衔代替 Mr./Ms. 始终以冒号而不是逗号结束称呼。 在您不知道此人姓名的情况下，您可以说明他们的头衔，例如：

• 尊敬的人力资源总监：

如果您对收件人一无所知，请说：

• 亲爱的先生或女士：

有时，如果您对收件人一无所知，您会使用“To Whom It May Concern”这样的称呼。 否则，请使用“尊敬的先生/女士：”或“尊敬的（角色或部门）：”如果可以的话，最好始终使用更具体的称呼，但这在以下类型的商业信函中是可以接受的：

• 推荐信
• 正式的投诉信
• 介绍信
• 感兴趣的信件

第四步：写第一段

现在你可以开始写第一段了。 在写商业信函时，这一段是必不可少的。 第一段要简明扼要，不要超过三句话。 说明信的目的。 你甚至可以说，“我正在写信给。 . ” 清楚你为什么要写信，但不要在信的这一部分添加太多华丽的细节。 以下是写给部门解决着装违规问题的开头段落示例：

• 我注意到，营销部门的一些人在遵守公司有关着装的政策方面变得松懈了。 因此，我写信提醒您有关着装要求，以确保您所在部门的每个人都遵守这些准则。

这个开头说明了这封信的目的，并显示了正文的其余部分将包含什么。 它直接而直接。

第 5 步：使用正确的语气

商业信函是专业的，用第一人称写的。 全程使用这种语气，不要害怕第一人称代词。 这封信也应该简明扼要，所以只包括必要的内容。 你不必不礼貌，但如果对这封信的意思和目的没有必要，你也不需要解释。

第 6 步：继续身体

在开头一段之后，您需要继续写信的正文。 再次重申，即使您的信件涉及负面内容，也要保持礼貌、专业的语气。 正文段落支持目的，提供更多细节，或提供新声明或规则的推理。 每一段之间应该有一个空行，你不需要缩进。 例如，如果您写信讨论组织特定部门的着装违规行为，您可能会粗鲁无礼，或者坚定而礼貌。 以下是不该做的事的例子：

• 我不敢相信完全无视公司政策。 你不能凌驾于规则之上，只是因为你认为你的部门是最重要的。 如果您不能立即遵守规定的着装要求，就会有人摇头。

这一段居高临下，粗鲁无礼。 它确实传达了你的目的，但没有必要使用刺耳的语气。 相反，你可以坚定而直接，但仍然有礼貌，就像这样：

• 为了保持整个组织的一致性，每个人都必须遵守规定的着装要求。 因此，我需要你的部门确保在本周末之前完全合规。 具体来说，管理层讨论了未能穿合适的不露趾鞋以及短裤和裙子的长度作为特殊问题。 未能在此截止日期前遵守可能会导致纪律处分。

在这个示例段落中，需求很明确，信息以礼貌但坚定的语气呈现。 读者知道你在期待什么，但没有人因阅读这封信的这一部分而受到侮辱。 这封信可以有尽可能多的正文段落。 但是，如果可能的话，您应该尽量将其保留在一个打印页面上，因此请保持这些内容简洁。 大多数信件都有三个内部段落，每个段落不超过三到四个句子。 段落之间的过渡不是必需的。 附加信息通常作为附件单独发送。

第 7 步：选择主动语态

在商务信函的所有部分，都用主动语态而不是被动语态书写。 主动语态更直接、更简洁，让你的话语更有力量。 例如，在上一段中，你可以说：

• 明确地说，你们部门没有穿合适的不露趾鞋，而且短裤和裙子的长度已经成为一个问题。

“It's been noted”是被动语态。 它不会告诉您是谁做的记录，因此没有直接实体对该行为负责。

相反，说：

• 具体来说，管理层讨论了未能穿合适的不露趾鞋以及短裤和裙子的长度作为特殊问题。

因为是主动语态，所以更清晰、更直接、更简洁。

第 8 步：使用人称代词

即使商业信函是正式的，您也可以使用任意数量的人称代词。 例如，第一人称和第二人称代词都可以接受。 假设您代表一个组织而不是您个人写作。 在这种情况下，在将公司或部门称为发件人时，您将使用第一人称复数代词，例如“我们”或“我们”。 另一方面，如果您只是代表自己写作，请使用第一人称单数，例如“我”和“我的”。

第 9 步：使用第二页信头

如果您的信件确实需要进入第二页（这种情况很少见），请确保使用“第二页”信笺。 此信笺上没有完整的商业街道地址，而是一个缩写地址。 这篇论文需要与第一页相同，但标题中的信息较少。 将页码添加到所有后续页面，以便读者可以保持清晰。 同样，大多数商业信函都可以放在一页上，因此请在此处自行决定，但如果需要，请正确格式化第二页。

第 10 步：结束你的信

商业信函的最后一段包含摘要和行动号召。 首先，简洁礼貌地总结您的观点，如下所示：

• 我们需要确保公司的每个人都遵守着装规定，因为这有助于为我们的客户提供正确的专业形象。 预先感谢您对此事的关注。

然后，邀请读者采取行动。 您可以明确说明您需要他们执行特定操作，或者将这封信留给与您联系并提出问题的人。 在这一段中，包括您的联系信息，例如您的电话号码和电子邮件地址。 在着装违规信的情况下，打开问题之门可能是最好的选择：

• 如有任何问题，请随时致电 555-555-5555 或发送电子邮件至 [email protected] 与我联系。

第 11 步：结束你的信

结束将有正式的尊重。 在结束段落后跳过一行并包括您的结束语，这可能是：

• 真挚地，
• 此致，
• 亲切地，
• 尊敬，
• 问候，
• 谢谢，

结束后加一个逗号。

第 12 步：签署信件

结束后，跳过大约四行。 这给了你签署这封信的空间。 如果您正在写信，请签名或使用签名图章添加您的签名。 在这里，您可以使用蓝色或黑色墨水。 如需代签，请在署名前加“pp:”。 这意味着“per procurationem”，表明您是在代表他人签字。 签名后，包括您键入的姓名、职位、电话号码和电子邮件地址。 每一个都得到它的线。

第 13 步：确认打字员

为您打字的人必须在签名栏下方注明他们姓名的首字母。 这些首字母是小写字母，如下所示：

• 客

如果有人在发件人旁边写了这封信，例如，如果行政专业人员代表他们的老板写信，他们也会写上他们的姓名首字母。 这些都是大写字母，在打字员姓名首字母前有一个反斜杠，如下所示：

• 氨氮/钾

第 13 步：记下所有外壳

如果您在商业信函中添加附件，请在页面底部做一个注释。 请注意外壳是什么以及总共有多少个外壳。 此注释可确保读者看到所有附件。 这可能是这样的：

• 附件（2）：着装要求复印件、违规表格。

记下它们后，确保在发送时将它们包含在信件中。 不要将附件钉在字母上； 相反，请使用回形针。

第 14 步：添加其他收件人姓名

如果你把信寄给几个人而不是整个部门，你会把它寄给主要的人。 然后，您将在附件声明下方的信函底部注明其他收件人。 首先，在“Enclosures”语句下方键入“cc:”。 然后，写下你寄信的其他人的姓名和头衔。 在使用复写纸进行字母复制的时代，字母“cc”曾代表“carbon copy”。 我们今天仍然使用这个名称，但它现在的意思是“礼貌的副本”。

这可能是这样的：

• 抄送：约翰·史密斯，人力资源部主管

第 15 步：校对信件

在发送任何备忘录或商业信函之前，请务必对其进行校对。 如果您发送的信中有错别字和其他问题，您会显得不够专业。 首先，对字母进行拼写检查和语法检查。 此步骤可能会出现您可能没有看到的任何明显问题。 但是，不要完全依赖这些工具。 在寄出这封信之前，请仔细阅读。 首先，考虑大声朗读以了解它的发音。 然后，使用此清单查找您必须解决的任何问题：

• 这封信听起来清楚吗？
• 简洁吗？
• 所有段落都是三到四句话或更少吗？
• 你看到任何冗长的部分吗？
• 你已经消除了所有被动语态的使用吗？
• 所有句子都以正确的结尾标点符号结尾吗？
• 称呼有冒号，结尾有逗号吗？

对于关键信件，您甚至可能希望让其他人校对和编辑信件。 作家往往会忽视他们在写作中犯的错误，而另一双眼睛会帮助你发现所有错误。

在编辑语法时，我们还建议在发布或提交之前花时间提高一篇文章的可读性分数

第 16 步：发送信件

现在您可以发送信件了。 如果您要邮寄信件，请确保信封上有准确的回信地址，以便收件人在收到信件时就知道是谁寄出的。 如果您通过电子邮件发送信件，请考虑在发送前将其另存为 PDF，因为这样可以保留格式。 然后，好好使用电子邮件的主题行。 主题行应说明这封信的内容和发件人，如下所示：

• Sarah McPhearson 的备注：违反着装规范

如果需要，请在主题行中添加“紧急”或类似内容。 如果您正在跟进上一封信，请在主题行中添加“跟进”。

如果您想使用最新的语法软件，请阅读我们的 AI 语法检查器使用指南。