如何撰写业务报告：分步指南

通过这份专业且富有洞察力的分步指南，了解如何撰写业务报告。

如果您被要求撰写业务报告，您可能很难知道从哪里开始。 从确定报告的目的到制作附录列表，当您试图决定在报告编写过程中包含哪些相关信息时，感到不知所措是很正常的。 当您的主管信任您编写业务报告时，他们信任您参与公司的决策过程。

商业中的正式和非正式报告都用于帮助企业就以下步骤做出明智的决定，以推动公司向前发展。 虽然编写业务文件是许多工作的关键部分，但当老板或主管要求您提供业务报告时，您可能很难知道他们想要什么。 在这里，我们将回顾整个报告的结构，带您从报告开头的标题页到您希望在结尾包含的附加信息（也称为附录）。 让我们开始吧。

所需材料

• 与您的报告目的相关的公司数据
• 由同事完成的报告副本，让您可以遵循贵公司的首选格式
• 你的电脑
• 用于记下想法的记事本

步骤 1. 理解商业报告的目的

商业报告有一个特定的目的：帮助为公司内部的未来决策提供信息。 一些业务报告很紧急，需要员工报告其部门的信息，以便收集数据并用于解决危机。 其他业务报告不那么紧迫，可用于确定公司来年的发展方向。 在编写业务报告时，您需要遵循标准的业务报告表。

这不同于学术研究报告或叙述性写作格式。 业务报告是具有明确定义的部分的正式报告。 如果这是您第一次在工作中编写业务报告，明智的做法是在开始之前与您的主管核实，以确保您的公司使用标准的业务报告格式。

您可能还会发现定期与您的主管核对以确保您走在正确的轨道上很有帮助。 一次概述一个部分可以帮助您朝着正确的方向开始，您的主管将能够为您提供指导，以确保您正在努力为公司提供前进所需的信息。

步骤 2. 确定报告类型

虽然业务报告遵循相同的通用格式，但业务报告有不同类型，关键是您要知道您的公司希望您提供哪种类型的报告。 所有类型的业务报告都提供有助于推动公司前进的信息； 了解你的主管期望的报告类型可以确保你提供必要的信息来为你的报告正在努力帮助解决的问题制定解决方案。 不同类型的业务报告包括：

• 研究报告：与学术研究报告不同，商业研究报告通常在公司或组织致力于开发新产品或服务时使用。 虽然一名员工可能是商业研究报告的关键人物，但通常会有很多人参与完成这项工作。 例如，科学家、研究人员和分析师可以作为一个团队来获取必要的信息，以帮助公司决定是否继续推出产品、服务或其他新产品。 研究报告中的信息非常详细，通常提供定量和定性信息。 分析报告和信息报告通常用于制定研究报告的过程。
• 分析报告：当公司决定如何推进决策时，分析报告可以提供帮助。 分析报告侧重于解决特定问题，并提供描述问题背景和公司内部现状的信息。 分析报告还可以提供针对问题的不同解决方案的可能结果，帮助公司预测其情况可能会如何变化，具体取决于他们选择如何推进问题解决过程。 这份商业报告非常详细，需要时间来完善。 但是，在时间紧迫的情况下，通常会要求提供分析报告，因为它们用于解决需要做出重要决策的紧迫问题。
• 解释性报告：有时，对于管理层专业人士来说，了解公司的基本细节可能具有挑战性，尤其是在涉及详细研究时。 解释性报告可以解释有助于为未来决策提供信息的研究或其他发现。 如果您正在撰写解释性报告，那么了解您的听众至关重要，这样您就不会过多或过少地解释复杂的概念。
• 进度报告：公司内的许多项目需要数年才能完成，提供进度报告可以成为向管理层展示事情进展情况的一种方式。 此类报告可能不包含数据或其他发现（取决于项目阶段）； 相反，它是一种让听众或主管了解事情进展情况的方式。 当项目正在进行时，可能会定期收到进度报告。
• 信息报告：这种类型的商业报告为观众提供了深入了解公司信息的无偏见、客观的信息。 此信息纯粹基于事实，可能包括公司统计数据（公司在上一财政年度收入的金额、公司员工人数等）。

步骤 3. 发展要点

当您被要求撰写业务报告时，与您的主管合作以了解报告的目的至关重要。 如果没有明确的方向，您可能会花时间收集对公司没有帮助的信息。 在深入研究数据之前，为您的报告制定一个清晰的框架有助于确保您为您的公司提供前进所需的信息。 在您了解您的商业报告的目的之后，您将想要阐述您的要点。

稍后您将能够充实这些内容，但首先，制定一个大纲让您开始研究是至关重要的。 一旦制定了大纲，您就会知道是否需要与公司其他部门的人员进行面谈、自行研究、查找有关贵公司近年来表现的信息等等。 在开始撰写报告之前进行研究还可以帮助您发现大纲中是否存在任何漏洞。

如果您发现您正在努力寻找完成报告所需的信息，请联系您的主管以确定您的后续步骤。 最好尽早完成此操作，这样你们就可以在必要时共同改变报告的方向。

第 4 步。创建小节

您的业​​务报告将分为多个子标题，以易于理解的方式分解报告。 在第 5 步到第 13 步中，我们将审核您需要包含在报告中的每个部分。

第 5 步。创建您的标题页

您的业​​务报告应以清晰、干净的标题页开头。 如果您不确定您的公司通常如何排版其业务报告的扉页，请向您的主管索取一份以前提交的报告作为参考。 通常，大多数标题页都包括业务报告的标题、撰写报告的人（或多人）以及报告的撰写时间。 您可能还想在标题页上包括报告的受众。 请务必将信息放在扉页的中央，不要使用任何不寻常的字体或不必要的格式。 保持干净和简单。

第 6 步。创建执行摘要

您的业​​务报告的执行摘要部分将告诉您的读者在继续阅读报告正文时将要了解的内容。 你的执行摘要应该足够短，不会泄露报告中的所有内容，但也应该足够长，让读者无需阅读整篇文章就可以了解报告的基础知识。

把你的执行摘要想象成你报告的电梯演讲：你有 30 秒的时间来表达你的主要观点。 请记住，执行摘要中未完全解释的任何信息都将在您的报告中进行扩展，因此无需在每一个细节中塞满内容。 没有固定的执行摘要长度，因为报告这一部分的适当长度主要取决于报告的整体长度。

第 7 步。制定目录

您的目录应从新页面开始，并清楚地概述报告中的内容。 您需要列出报告的每个子标题。 您可能还想列出较小的部分。 在目录中包含页码，而不仅仅是按顺序列出部分。 当您进行业务报告演示时，这可以帮助您的听众关注。

步骤 8. 写简介

在这里，您将能够让您的听众更详细地了解您的报告的预期内容。 注意不要重复你在执行摘要中所说的话。 在介绍中，您可能想深入了解为什么首先需要业务报告。 谈论报告旨在解决的问题可以帮助您的听众进入正确的顶空，欣赏报告正文中即将描述的研究。

请记住，商业报告中的介绍不同于叙述性文章中的介绍。 无需吸引读者来保持他们的兴趣。 保持聪明和正式，不要太过诗意（除非这在你的公司文化中有意义）。

第 9 步。创建正文

在这里，您将能够深入研究您的研究或发现。 您不想跳过报告的这一部分——尽可能详细。 不要担心提供太多信息或让您的听众感到厌烦。 那些没有时间阅读您的业务报告正文的人可以阅读执行摘要或结论以获得必要的信息。

在报告的主体部分，您有机会深入了解您已完成的研究或工作的细节。 您的业​​务报告的正文可能包括图表和图形。 一定要用向读者解释细节的信息来标记每个图表或图形。 如果您在正文部分包含图像，请为每张照片添加一个标题。 在编写正文部分时，请牢记您的听众。 如果您知道您正在为没有技术背景的读者写作并且是关于技术主题的，请解释行话和不熟悉的术语，以便您的读者能够跟上您的写作。

第 10 步。总结一下

与商业报告的执行摘要部分类似，您的结论将回顾您在报告中讨论的内容，并提醒读者他们需要了解的内容。 您可能想要突出重点或回顾令人惊讶的发现。 但是，再次强调，要让你的结论简短而甜美。

步骤 11. 提出建议

在这里，您将讨论公司如何使用您提供的信息来解决本节报告针对的问题； 您可能想讨论公司可以采取的几种可能的行动方案，以及每项行动的潜在结果和后果。 假设您不在负责做出与您的报告相关的决策的部门工作。

在这种情况下，您可能希望与您的部门同事合作，以获得有关他们是否认为您的建议对公司有帮助的反馈。 最后，在本节中，请务必提供明确的后续行动步骤，公司可以根据您报告中的信息继续前进。

第 12 步。列出您的参考资料

许多商业报告使用其他公司进行的研究来支持他们的发现。 如果您使用他人进行的研究，请务必在参考部分正确注明研究来源。 此外，您还需要包含一些信息，告诉您的听众他们如何才能更多地了解您的偏好（例如您在报告中找到引用信息的书籍或网站）。

第 13 步。添加附录部分

在您的业务报告的这一部分，您将包含任何额外信息，这些信息将使您的读者更容易理解您的文章。 这可能包括您用来为您的报告收集信息的访谈记录，以及解释您用来描述您的研究或报告中使用的财务信息的术语的词汇表。 如果您不需要向听众提供额外信息，则不需要包括附录部分。

第 14 步。校对您的报告

在您上交业务报告之前，给自己足够的时间来校对它是关键。 如果您的工作期限很紧，您可能会想在报告完成后立即将报告交给您的主管。 虽然快速的工作通常受到赞赏，但明智的做法是给自己一个晚上睡觉的时间，早上再读一遍，并在将其交给老板之前进行任何必要的更正。 当您以全新的眼光审视您的工作时，您会惊讶地发现有多少尴尬的短语和其他错误会突然出现。

假设您报告中的信息不是保密的。 在这种情况下，您可能希望在提交报告之前请同事或您所在行业的其他同事阅读您的报告。 这可以帮助您发现您不会以其他方式考虑的错误，并且可以让您深入了解如何添加到您的报告中以使其在上交之前更加完整。

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第 15 步。展示你的作品

您可能要做的不仅仅是将报告交给您的主管。 大多数公司会要求您在讨论您的发现时向一组高管提供您的报告。 您必须彻底了解您的报告，并可以让您的听众参考报告的特定部分来回答他们的问题。 除了准备业务报告外，您可能还需要准备视觉辅助工具（例如 PowerPoint 演示文稿）来帮助说明您的观点。

例如，您可以从您的报告中直接引用您的幻灯片，帮助您的观众在翻阅您的报告时跟进。 在演示结束时，您需要留出时间提问。 充分了解您的报告可以帮助您在董事会要求您更深入地研究您的发现时自信地站在他们面前。 如果您对就您的报告进行业务演示感到紧张，在您走进会议室之前在朋友或同事面前练习会很有帮助。

第 16 步。公开接收反馈

毫无疑问：编写您的第一份业务报告可能会让人伤脑筋，而且当您的老板打电话给您讨论他们对您的报告的看法时，这可能会特别可怕。 但是，尽量以开放的心态倾听，并确保记下下次如何创建更好的报告。 重要的是不要对商业报告提出针对个人的建设性批评，因为每个公司和主管都有偏好。 相反，记下你的主管希望你下次改变什么并继续前进。

商务沟通技巧

1. 清楚你的信息

您必须准确地知道您要在您的业务报告中传达什么信息或您正在努力解决什么问题。

2. 轻松开始

无需从业务报告的执行摘要或简介开始。 如果你不确定从哪里开始，让自己休息一下——从你知道的开始。 首先写下你已经完成的研究或你对公司的建议，然后充实你的报告。

3. 以简洁为目标

您的业​​务报告中的所有信息都应该保持重点，按部就班，并让您的读者感到有目的性。 当你校对你的商业报告时，不断地问自己你所写的信息是否正在把读者带到他们需要去的地方。

4.了解你的听众

如果您正在为一群在您的公司拥有财务股份的董事会成员写作，但不了解您所做工作的日常细节，那么您的写作方式将需要不同于为一个团体写作你的直接主管。 但是，再次强调，了解您的听众是撰写可读且有用的报告的关键。

5. 保持简单

当您在业务报告中遇到行话和技术语言时，问问自己是否可以使用其他词来使报告更容易让读者理解。 如果有更简单的表达方式，请选择该选项。

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