写好通讯的 13 个步骤：远离垃圾邮件文件夹并找到您的下一个客户

学习如何撰写出色的时事通讯将使您能够以独特而有效的方式接触和吸引目标受众。 本指南介绍如何撰写出色的时事通讯，将帮助您掌握这项技能。

时事通讯是一种电子邮件营销，不断通过电子邮件发送。 电子邮件通讯的内容可能包括新闻、事件、优惠或一般内容。 电子邮件通讯是与目标受众建立关系的绝佳方法。 时事通讯的目的是让读者了解特定主题、主题或您的业务或团队的最新信息。

通常，时事通讯与销售无关。 但是，它们也可用于推广产品或服务以促进销售。 他们通常是为了提高品牌知名度和增加追随者。

如何写一篇好的时事通讯

现在您已经了解了有关最佳实践、新闻稿格式以及使用电子邮件新闻稿平台自动化新闻稿的好处的更多信息，您已经准备好进入最佳部分； 学习如何写一篇好的时事通讯。

这包括几个易于掌握的步骤。

1.自动化流程

在早期，您可能更愿意手动发送电子邮件，如果您只有少数订阅者，这可能很实用。 大多数电子邮件客户端，例如 Outlook、Gmail 和 Mac Mail，都可以轻松地处理多个收件人——在一定程度上。 但是，一旦您的电子邮件列表增加，出于多种原因您将希望自动化该过程。 自动化您的时事通讯让您：

• 一次发送数以千计或更多的时事通讯
• 为其他任务腾出时间
• 监控收件人行为
• 培养潜在客户
• 有效地履行选择退出请求
• 轻松进行 A/B 测试

2. 决定你想使用哪种格式

关于您希望以何种格式发送时事通讯，您有几种选择。它们包括：

HTML

HTML 是一种格式，无论收件人在什么设备上打开它，都可以控制时事通讯的布局。 HTML 时事通讯很有吸引力，因为它们可以发送带有图片、线条、框等图形的时事通讯。 它们还支持复杂的文本格式设置，例如粗体、颜色、斜体等。无论收件人的偏好如何，HTML 格式的时事通讯看起来都是一样的。 这对您来说是一个巨大的好处，因为您可以控制从设计时事通讯到收件人阅读时事通讯的外观。

HTML 的缺点是电子邮件用户可以在他们的电子邮件客户端中关闭 HTML 支持。 如果收件人的电子邮件客户端中的 HTML 已被关闭，则无法预测您的时事通讯在被查看时的外观。

纯文本

纯文本新闻通讯将以一种看起来很像传统电子邮件的格式发送。 一些收件人可能更有可能打开您的时事通讯电子邮件，因为它可能类似于普通电子邮件，而不是营销材料。

3. 查看电子邮件通讯的最佳做法

如果您使用电子邮件通讯营销平台，他们将确保您遵循电子邮件通讯的最佳做法。 他们制定了特定的协议，以防止您做任何可能让您陷入困境的事情。 一方面，违反最佳做法会使您的时事通讯直接发送到收件人的垃圾邮件文件夹。 不过，在使用时事通讯进行营销时，您应该了解电子邮件的最佳做法。

4.研究遵守政府法规

一些法律管辖商业电子邮件营销。 FTC（联邦贸易委员会）颁布了 CAN-Spam 法案。 该法案适用于电子邮件通讯以及其他形式的数字营销。 违反该法案包括每次违规最高 46,517 美元的罚款。 去掉政府术语，这里是最佳实践的概要，将帮助您遵守 CAN-SPAM 法案。

提供退出方法

在你的电子邮件中的某个地方，给你的收件人一个简单明了的方式来“说不”。 通常，此按钮位于电子邮件的页脚中，但您可以将其放在您确定会注意到的任何位置。 你如何表达它取决于你。 例子包括：

• 在这里退订
• 我不再希望收到此新闻通讯
• 把我从你的邮件列表中删除

提供您的联系地址

您必须提供可以接收普通邮件的实际地址。 同样，这通常放在页脚中，通常是邮政信箱或私人邮箱地址。

避免欺骗性的主题行

您的主题行应该传达电子邮件的内容。 你仍然可以使用预告片和创意，但你不能欺骗。

不要使用虚假或误导性的“发件人”地址

不要在您的电子邮件中使用恶意策略，使电子邮件看起来像是来自其他人。 您的收件人应该能够立即知道您的电子邮件来自何处以及在需要时如何回复。 这是 CAN-SPAM 法案中规定的合规性的另一个方面。

寻找优质的电子邮件通讯平台

当您使用优质的电子邮件通讯平台时，设计精美的电子邮件通讯会容易得多。 这些平台中的大多数都提供了一系列有吸引力的模板，您可以根据自己的商业品牌进行自定义。 您可以选择颜色、文本样式和布局，让时事通讯看起来像是您公司内部亲自设计的。 使用模板可以让您专注于时事通讯的内容。 使用电子邮件通讯平台的另一个好处是您可以在该平台上管理您的订阅者列表。

5. 决定你的意图

在制作您的时事通讯消息之前，您必须确定您希望实现的目标。 时事通讯的共同目标是：

• 提高品牌知名度
• 让读者购买产品或服务
• 将流量吸引到网站
• 增强对某个主题的权威

请记住，无论您的最终目标是什么，您都需要告知、教育或娱乐您的读者。 这些是读者参与的关键，最终可以实现您的目标。

6.设计主题行

主题行应该让您的收件人想要点击并阅读您的时事通讯。 您的主题行越好，打开率就越高。 在制作主题行时，请首先考虑移动设备。 这意味着该行应该足够短，以便移动阅读器阅读。 据统计，54% 的电子邮件是使用移动设备访问的。 随着时间的推移，这个数字可能会增加。 移动设备缩短了主题行。 目标是大约 50 个字符，以避免在主题行的精简版本中丢失您的信息。

7. 不要发送垃圾邮件

远离垃圾文件夹只是一个开始。 您在主题行中使用的实际词语将在很大程度上决定您的收件人是否决定打开您的时事通讯电子邮件。 您希望避免在主题行中听起来像垃圾邮件。 可以使用诱人的术语或短语，但不要使用垃圾词。 如果您不确定“垃圾邮件”的含义，请查看此常用短语列表。

8.个性化主题行

82% 的数字营销人员表示，当收件人觉得时事通讯是专门为他们发送的时，他们就更有可能打开它。 个性化主题行的最简单方法是使用收件人的名字。 如果您要手动执行此操作，那将非常麻烦。 但是电子邮件通讯平台使您只需单击几下按钮即可完成此操作。

个性化主题行的另一种方法是包括收件人刚刚完成的事情。 例如，如果这是他们收到的第二封时事通讯，您可以通过说“您觉得第一封电子邮件怎么样，凯特？”来引用第一封。 此主题行暗示正在进行的关系或对话，收件人可能更有可能继续这种关系或对话。

9. 写一个伟大的开场白

您的第一行可以成就或毁掉您的时事通讯。 如今，电子邮件介绍比以往任何时候都更加重要。 每天，都会发送数十亿封电子邮件。 收件箱竞争非常激烈，多家企业都在争夺您想要获得的同样关注。 因此，编写可靠的时事通讯开场白至关重要。 您必须迅速吸引收件人，说服他们继续阅读。

什么是伟大的开场白？ 它向读者传达了一些有趣的东西。 它应该是相关的，有趣的或有趣的。 时事通讯的开场白示例如下：

• 祝贺……
• 我们有非常令人振奋的消息要分享……
• [插入公司名称]的情况正在发生变化......
• 我们希望您第一个知道……
• 我们为您提供限时优惠……

10. 写信给你的读者

很明显，您想写信给您的读者，但很多人都没有做到这一点。 写给你的读者意味着写给你理想的订阅者； 不是一些通用的阅读器。 为他们量身定制您的内容。 这可能意味着使用幽默的语气或非常严肃和学术。 这可能意味着使用五年级学生容易理解的非常短的句子或吸引知识分子的较长句子。

只有您才能确定您的理想读者是谁。 您可以基于您的买家角色或使用基于之前对您电子邮件的回复的指标。 始终根据您发送给的人定制您所写的内容。

11.包括有趣的图形

就像您的网站一样，您的时事通讯应该包含引人注目的图形，这些图形可以分解内容或阐明文本的含义。 装饰和线条可以分解内容，帮助您避免臭名昭著的“文字墙”。 照片可以添加背景信息、注入幽默感或使电子邮件更具视觉吸引力。 从 Shutterstock、Pixabay 等库存照片平台获取图片。 您的电子邮件通讯营销平台甚至可以提供精选的库存图片。

12.相关

如果您始终停留在品牌和主题上，那将是最好的。 如果人们认为他们收到的内容无关紧要，他们往往会取消订阅电子邮件列表。 例如，假设您拥有一家面包店。 如果你写的是烘焙食品和烘焙用品，而不是家具、气候变化或任何与烘焙无关的东西，那将是最好的。

您可以对相关内容发挥创意。 它并不总是与您的公司直接相关。 您可能会撰写有关烘焙节目的文章，例如“美国烘焙大挑战”或有关烘焙的电影。 但内容应始终相关，这样您才能为观众提供他们在注册时事通讯时所期望的内容。

13.讲一个好故事

人们喜欢听好故事。 讲故事是写好时事通讯的好方法。 故事使您的时事通讯变得有趣。 一旦你用一个有趣的故事引起了观众的注意，他们就会继续阅读它以了解接下来会发生什么。 您可以写哪些类型的故事？ 几乎任何东西，只要它与您的品牌相关。 用你的想象力。

您可能会分享关于您自己的叙述或关于您的业务的故事。 它可以是关于发生在你的一名员工身上的事情的故事，也可以是发生在你身上的事情，或者它可以是一个案例研究。 这甚至可能是一个虚构的故事。 只要故事相关且讲得好，故事就可以成为吸引时事通讯读者的绝佳营销策略。

写时事通讯时不该做什么

1. 使用过于冗长的文字

时事通讯主要内容部分的字数与其被完整阅读的可能性之间存在相关性。 保持三个简短的段落是使这一点简单明了的最佳方法。 如果您想在电子邮件中添加更多实质性信息，您可以考虑包含指向博客文章或下载的链接，如果读者有兴趣阅读更多内容，他们可以访问该链接。

2. 让你的读者做不止一件事

如果您希望您的点击率有效，您应该坚持只使用一个号召性用语。 如果您清楚地知道您最想强调的任何号召性用语并努力激起听众的兴趣以响应它，那将是最好的。

3.不可预测

发送时事通讯有几个优点，其中之一是它可以帮助人们记住您的品牌。 但是，如果您偶尔发送时事通讯，您的读者可能会觉得您已经放弃了他们。 如果您打算开始发布时事通讯，您应该优先考虑每年至少发送 3 次。 如果您打算在将来的任何时候暂停分发您的时事通讯，请务必告知您的读者您将恢复向他们的收件箱发送消息的日期。

如果您想使用最新的语法软件，请阅读我们的 AI 语法检查器使用指南。