如何写任何类型的信件

每个人都应该知道如何写信，无论是商业询问、电子邮件、私人信件还是信件格式的社交媒体帖子。写信是一项有用的技能，不仅可以清晰地沟通，而且可以给人留下良好的印象，尤其是第一印象。

下面我们将解释如何写一封合适的信件，无论您需要什么类型。我们将介绍正式信件的正确格式，例如求职信或工作询问，以及撰写私人信件的技巧，并提供一些有用的示例。

如何写一封信

以下是如何写信的一些快速步骤：

1. 选择您的格式（电子邮件、纸质文件和邮件等）
2. 如果您使用块样式，请在顶部写下您的联系信息和日期（见下文）。
3. 在新行上写下称呼，例如“亲爱的史密斯女士”或“致可能关心的人”。
4. 以标准段落格式写信的正文。
5. 在新的一行中写上一个赞美的结束语，例如“真诚的”或“最好的”
6. 在结束语下签上您的名字。

你应该写什么类型的信？

没有硬性规定。最合适的信件格式取决于您的受众。对于朋友或近亲来说，一封随意的消息或非正式的信件通常是最好的方式。有多种类型的信件适合这种格式。其中一些包括：

• 手写的信件
• 通过电子邮件发送的信件
• 输入社交媒体消息

然而，对于业务联系人或不太熟悉的人来说，打字的正式信件几乎总是最合适的选择。当用于专业目的时，写一封正式的信函对以下方面有效：

• 求职信
• 意向书
• 价值主张信
• 商业备忘录信函
• 促销信函
• 推荐信
• 辞职信
• 感谢信

这些只是您在休闲或专业环境中可能需要写的一些信件类型。在写信之前，请考虑您需要的信函类型：正式还是非正式。每个都有您需要遵循的独特格式。

正式信函写作：块体风格与 AMS 风格

正式信件（例如求职信、业务询问和紧急通知）是您必须写的一些最重要的信件。因为它们有时被用作官方文件，所以正式信件具有非常精确的结构和特定的格式。事实上，有几种不同的“正确格式”可供选择。

正式信件写作最常见的格式是块格式和美国数学会（AMS）格式。在下面的示例中，我们使用块样式，特别是完整块样式，因为它是最流行的。块样式的特点是所有元素都在页面的左边距对齐。这包括不使用缩进的段落的第一行。

AMS 非常相似，遵循许多与块样式相同的规则。然而，还是有一些差异，我们将在下一节中简要介绍。

如何用正楷写一封正式的信函

第 1 步：写下联系信息和日期

所有正式信件均以联系信息和日期开头。在完整的块样式中，它位于左上角。

首先，作为发件人，输入您的全名和地址，并与左侧对齐，就像在信封上写地址一样。这不仅仅是一种形式，而是一种有用的包含内容，以便收件人在想要回复时可以轻松找到您的联系信息。

如果您使用已包含此信息的官方公司信笺书写，则无需重写联系信息。

在地址之后，跳过一行，然后添加您写信的日期。

最后，再次跳行并添加收件人的姓名和完整地址。如果相关的话，请随意在姓名下方添加他们的职称。在写称呼之前，在联系信息后面留一个空行。

第二步：写称呼

正式信件总是在书面内容的开头有一句问候语，作为您的信息即将开始的提示。这称为称呼。

大多数问候语都以“亲爱的”开头，然后是收件人的名字。所有称呼都使用标题大写并以逗号结尾。

如果您不知道收件人的姓名，您也可以使用职务甚至部门名称，例如“亲爱的人力资源代表”。作为最后的手段，您可以在任何情况下使用通用称呼“To Whom It May Concern”。尽量避免使用“亲爱的先生或女士”，因为它有点过时了。

第三步：写信的正文

这是您写消息的地方。信件正文遵循正常的语法规则，因此请像编写任何其他正式文件一样书写。完整块样式的一个例外是不缩进段落的第一行。

与私人信件不同，正式信件简单直接，所以不要害怕开门见山。有些正式信件只有一两句话长，但如果有很多信息要传达，其他信件可以用几段文字来表达。重要的是你要保持专注并避免无关紧要的话题。

尽管不同的公司文化有不同的沟通标准，但避免随意的措辞和笑话是安全的；有些人甚至建议不要使用缩写。这应该是不言而喻的，但不要使用俚语、脏话或其他不恰当的语言。

如果您的信件涵盖很多内容，最好在末尾添加一个结束段落来总结收件人需要了解的所有内容。与往常一样，不要忘记在发送之前编辑和校对信件正文。

第四步：写下结束语

正式信件还使用标准的赞美结束语或结束语，类似于称呼，然后以真实的签名结束。

最常见的结束语之一是“真诚的”，包括一些变体，例如“真诚的感激”或“真诚的您的”。其他常见的结束语包括“最好的”和“你的”。与称呼不同，结束语使用句子大写。结束语的第一个字母一定要大写，但只能是第一个字母。就像称呼一样，始终以逗号结尾。

如果您要发送纸质信件，请在结束语后跳过几行——这是您签名的地方。此外，请务必在签名下方输入您的姓名以及您的职位（如果相关）。发送电子邮件或其他数字信件时，在输入全名之前不必留空行。

第 5 步：提及随附的材料

仅当您随信函一起发送其他材料（例如简历、申请表、凭证等）时，才需要执行最后一步。如果您仅发送信函，请忽略此步骤。

在您打印的姓名和可选职位名称（在您的签名下方）之后，跳过一行，然后写上“附件：”，然后列出您所包含的材料列表。例如，如果您要包含一份简历，您可以写“附件：简历”。这只是一种预防措施，这样收件人就不会错过任何东西，或者，如果他们需要的话，可以验证是否有东西在运输过程中丢失。

正式信件示例（块状）

侦探督察 G·雷斯垂德

维多利亚堤岸35号

英国伦敦 SW1A 2JL，英国

1888 年 7 月 1 日

福尔摩斯先生

贝克街221B号

伦敦，英国 NW1 6XE，英国

亲爱的福尔摩斯先生，

我们代表伦敦警察局请求您尽早前往新苏格兰场。我们有一个案例需要您的特殊专业知识，考虑到信息的敏感性，我们更愿意亲自讨论细节。月底之前的任何时间都是可以接受的。

真挚地，

G·雷斯垂德

侦探督察

附件：访客通行证

如何以 AMS 风格撰写正式信件

在大多数情况下，AMS 样式使用与块样式相同的规则和指南（包括封装），因此无论您使用哪种样式，都可以按照上述步骤进行操作。但是，您需要注意 AMS 风格的两个主要差异：

1. 不要在发件人的完整地址和日期之间留空行。日期直接位于地址下方。
2. AMS 风格始终使用主题行代替称呼语或在称呼语之前。主题行应全部大写，并最多用一行总结信件的内容，例如“要求您出席苏格兰场”。与称呼一样，在主题行前后留一个空行。

正式信函示例（AMS 样式）

侦探督察 G·雷斯垂德

维多利亚堤岸35号

英国伦敦 SW1A 2JL，英国

1888 年 7 月 1 日

苏格兰场需要您的光临

亲爱的福尔摩斯先生，

[。 。 .]

如何写一封非正式的信函

顾名思义，非正式信件比正式信件随意得多。这意味着没有那么多的规则和指导方针，如果你不在正确的位置留下空白，没有人会介意。

尽管如此，仍然存在人们熟悉的正确格式，因此至少请遵循以下步骤。

第 1 步：将日期放在顶部（可选）

将日期放在信件顶部是一种习俗，源于写信是主要沟通方式的时代。如今，添加日期已不再是必需的，但由于传统，有些人仍然这样做。在非正式信件中，它完全是可选的。

第二步：写称呼

就像正式信件一样，非正式信件也以对收件人的礼貌问候开始。标准格式是相同的：单词“Dear”后面跟着人名，如“Dear Mr. Lestrade”，使用标题大写。

然而，非正式信件在问候语方面提供了更大的自由度，并且经常看到诸如“嗨[姓名]”或“你好[姓名]”之类的随意问候语。

与正式信件中的问候语一样，您通常以逗号结束问候语，然后在开始信件正文之前跳过一行。有时您会看到人们以感叹号结束称呼，这取决于他们与收件人的关系。

第三步：写信的正文

信件正文是您写信息的地方，非正式信件通常旨在分享新闻或保持联系。他们往往采用对话语气，这意味着您可以自由地使用俚语以及当面交谈时使用的任何语言。

虽然在非正式信件中更允许出现切题，但过度偏离主题仍然会困扰读者。尽量保持专注，但不要显得拘谨——毕竟，非正式信件应该是私人的。

第四步：写下结束语

非正式信件也在签名前使用恭维结束语，格式与正式信件相同。这包括使用句子大写（仅大写第一个字母），在末尾添加逗号，以及在发送纸质信件时留出足够的空间来签名。

但是，您不需要坚持使用“此致”等传统的结束语。如果您写的是私人信件，您可以根据与收件人的关系使用更感性的内容，例如“爱”、“热烈的问候”或“很快见”。

非正式信件示例

1888 年 7 月 2 日

怎么了，雷斯垂德！？

是夏洛克！收到你的信很兴奋。当然，我会尽快赶到苏格兰场，不用担心。

XOXO,

夏洛克“有史以来最好的侦探”福尔摩斯

什么是PS？

PS 代表附记。这是你在信件完成后最后一刻添加的东西，通常是小新闻或你在写信正文时忘记的小东西。通常，您不会在正式信件中使用附言；如果您需要添加某些内容，则必须修改整个文档以包含新信息。

撰写附言时，只需写上字母“PS”，然后写上您的信息。是否使用句点并不重要（“PS”和“PS”都可以接受），但这两个字母都应始终大写。

如果您有多个附记，只需在每个新 PS 的开头添加另一个P即可。例如，您的第二个附言应标记为“PPS”。你的第三个附言应该是“PPPS”。

附言。罗布获得了 Great Company 的职位！感谢他失业期间大家的支持。

聚苯硫醚。我不得不取消我的生日聚会，但如果你想来的话，那天晚上我们仍然会聚在一起喝酒。

信封

在美国，一级信件的最大重量为 3.5 盎司。如果您的信件超过三页或者您是用厚纸写的，您必须称重以确保其符合要求。信封的大小和形状也很重要。它必须是矩形且小于大约 6 x 11 英寸，否则您将面临被邮局退回的风险。

寄信

确定信封类型正确后，您只需邮寄即可。 （如果是私人信件，您可以自己投递。在这种情况下，只需在信封外面写上收件人的姓名即可。专人投递的好处？您可以使用任何您想要的尺寸或形状的信封！）

在左上角写下您的姓名和地址或附上邮寄标签。在信封中央，仔细写下收件人的姓名和地址。除了州缩写和邮政编码外，国际信件还应包括目的地和回信地址所在的国家/地区。

邮费各有不同。请查看美国邮政服务网站了解当前价格，或使用 Forever Stamp 前往美国目的地。邮资贴在信封的右上角。

仔细检查信封外面的所有内容是否正确。如果是，请将信折叠并整齐地插入。在确定已包含要发送的每一页之前，请勿将其密封。

写信的技巧

仍然不确定如何写一封合适的信吗？牢记这些写信技巧可以帮助您自信地进行沟通。

寒暄

虽然私人信件自然倾向于使用友好的语气，但正式信件也可以从寒暄和礼貌礼仪中受益。一个简单的短语，如“你好吗？”或在信件开头写上“我希望你一切都好”可以帮助发件人和收件人建立联系，即使主题纯粹是商业问题。

同样，您也可以在正式和非正式的信件中表达同情、遗憾、支持或感激之情。除了单纯的礼仪之外，这些寒暄还建立了一种个人联系，将你的信件与机器写的信件区分开来。

为你的读者写

与所有写作一样，修改您的语言以适应您的特定读者。如果您正在给商业伙伴写一封正式的信函，请保持专业和礼貌。如果您正在给老朋友写一封私人信件，请随意开玩笑并使用俚语。

有时，界限很模糊——给工作朋友的“正式信件”可能比给远房亲戚的“私人信件”更随意。当你写作时要记住特定的读者，以达到正确的语气。如果您以前从未见过收件人，请坚持礼貌的礼仪。

包括所有必要的信息

如果您有很多信息要传达，请事先列出一个小清单，以确保涵盖所有内容。将其视为一个迷你轮廓，以确保没有任何遗漏。

这对于有关安排活动的邀请或信件尤其重要。确保您清楚地陈述基本事实 - 特别是地点和时间- 以及其他需要了解的信息，例如方向或特殊要求。

结论

寄出一封你精心准备的信不是很好吗？当然，一封写得好的信最有可能实现其目的。为了确保您的信件真正引人注目，重要的是不要出现错误并设定正确的基调。 Grammarly 的写作帮助可以发现拼写和语法错误等问题，Grammarly Premium 包括格式建议和指导，可以帮助您写出清晰、易于理解的信件，以吸引收件人的注意力。通过使用 Grammarly，无论您在何处打字，您都可以自信地写信！

本文最初由 Jennifer Calonia 在 2020 年撰写。已更新以包含新信息。