如何写任何类型的信
已发表: 2022-02-10每个人都应该知道如何写信，无论是商务咨询、电子邮件、私人信件还是信件格式的社交媒体帖子。 写信是一项有用的技能，不仅可以清晰地沟通，还可以给人留下良好的印象——尤其是第一印象。
下面我们将解释如何写一封正确的信，无论您需要哪种类型。 我们将介绍正式信函的正确格式，例如求职信或工作咨询，以及撰写个人信函的技巧，并提供一些有用的示例。
你应该写什么类型的信？
没有硬性规定。 最合适的信函格式取决于您的受众。 对于朋友或近亲，随意的信息或非正式信件通常是最好的方式。 有不同类型的字母适合这种格式。 一些包括：
- 手写字母
- 通过电子邮件发送的信件
- 键入的社交媒体消息
但是，对于业务联系人或您不太了解的人，打字的正式信函几乎总是最合适的选择。 当用于专业目的时，写一封正式信函对以下内容有效：
- 求职信
- 意向书
- 价值主张信
- 商业备忘录信函
- 促销信
- 推荐信
- 辞职信
- 感谢信
这些只是您在休闲或专业环境中可能需要写的一些类型的信件。 在写信之前，请考虑您需要的信函类型：正式或非正式。 每个都有你想要遵循的不同格式。
正式信函写作：块式与 AMS 式
正式信函（如求职信、业务查询和紧急通知）是您必须写的一些最重要的信函。 因为它们有时被用作官方文件，所以正式的信件具有非常精确的结构和特定的格式。 事实上，有几种不同的“正确格式”可供选择。
正式信函写作最常见的格式是块体风格和美国数学会或 AMS 风格。 在下面的示例中，我们使用块样式，特别是完整块样式，因为它是最流行的。 块样式的特点是所有元素都在页面的左边距对齐。 这包括不使用缩进的段落的第一行。
AMS 非常相似，遵循许多与块样式相同的规则。 但是，有一些差异，我们将在下一节之后简要介绍。
如何以块状写正式信函
第一步：写下联系方式和日期
所有正式信件都以联系信息和日期开头。 在完整的块样式中，它位于左上角。
首先，作为发件人，在左侧输入您的全名和地址，就像在给信封写地址时一样。 这不仅仅是一种形式，而是一种有用的包含，因此收件人可以在他们想要回复时轻松找到您的联系信息。
如果您在已包含此信息的官方公司信笺上书写，则无需重写联系信息。
在您的地址之后，跳过一行，然后添加您写信的日期。
最后，再次跳过一行并添加收件人的姓名和完整地址。 如果相关，请随意在他们的名字下方包含他们的职位。 在写称呼之前，请在联系信息后留空行。
第二步：写下称呼
正式信件总是在书面内容的开头有一个问候语，作为您的信息即将开始的提示。 这被称为称呼。
大多数称呼以“亲爱的”开头，然后是收件人的名字。 所有称呼都使用标题大写并以逗号结尾。
如果您不知道收件人的姓名，您也可以使用职位名称甚至部门名称，例如“尊敬的人力资源代表”。 作为最后的手段，您可以在任何情况下使用通用称呼“致其可能关注的人”。 尽量避免使用“Dear Sir or Madam”，因为它有点过时了。
第三步：写信的正文
这是您写信息的地方。 信的正文遵循正常的语法规则，所以写起来就像写任何其他正式文件一样。 全块样式的一个例外是您不缩进段落的第一行。
与私人信件不同，正式信件直截了当，所以不要害怕直截了当。 一些正式的信件只有一两句话长，但如果有很多信息要传达，其他人可以继续写成段落。 重要的是你要保持专注，避免切题。
尽管不同的公司文化有不同的沟通标准，但可以避免随意的措辞和笑话； 有些人甚至建议不要使用宫缩。 不用说，但不要使用俚语、亵渎或其他不恰当的语言。
如果您的信函涵盖了很多内容，最好在最后包含一个结束段落来总结收件人需要知道的所有内容。 与往常一样，不要忘记在发送前编辑和校对信件的正文。
第 4 步：写下免费结尾
正式信件也使用标准的免费结束或签字，类似于称呼，然后以真实的签名结束。
最常见的关闭词之一是“Sincerely”，包括一些变体，例如“Withing sincere Thanks”或“ Sincerely yours ”。 其他常见的签字包括“最佳”和“您的”。 与称呼不同，closers 使用句子大写。 始终将免费结束语的第一个字母大写，但就像称呼一样，总是以逗号结尾。
如果您要发送纸质信件，请在您的免费结束后跳过几行 - 这是您签署您的名字的地方。 此外，请始终在签名下方输入您的姓名，以及您的职位（如果相关）。 发送电子邮件或其他数字信件时，您不必在输入全名之前留空行。
第 5 步：提及随附的材料
仅当您随信一起发送其他材料时，最后一步才是必要的，例如简历或简历、申请、凭证等。如果您只发送信，请忽略此步骤。
在您打印的姓名和可选职位（在您的签名下）之后，跳过一行，然后写下“附件：”，然后是您包含的材料的列表。 例如，如果你包含一份简历，你会写“附件：简历”。 这只是一种预防措施，因此收件人不会错过任何东西，或者，如果他们需要，可以验证运输过程中是否丢失了某些东西。
正式信函示例（块样式）
侦探督察 G. Lestrade
35维多利亚堤岸
伦敦，英国 SW1A 2JL，英国
1888 年 7 月 1 日
夏洛克·福尔摩斯先生
贝克街 221B 号
伦敦，英国 NW1 6XE，英国
亲爱的福尔摩斯先生，
我们代表伦敦警察部队，请您尽早前往新苏格兰场。 我们有一个案件需要您的特殊专业知识，考虑到信息的敏感性，我们更愿意亲自讨论细节。 月底前的任何时间都是可以接受的。
真挚地，
G. 雷斯垂德
侦探督察
附件：游客通行证
如何以 AMS 风格写一封正式信函
在大多数情况下，AMS 样式使用与块样式相同的规则和指南，包括外壳，因此无论您使用哪种样式，您都可以按照上述步骤操作。 但是，您需要注意 AMS 样式的两个主要区别：
- 不要在发件人的完整地址和日期之间留空行。 日期直接位于地址下方。
- AMS 风格总是使用主题行代替称呼或在称呼之前使用。 主题行应全部大写，并在不超过一行中总结信函的内容，例如“您在苏格兰场要求出席”。 与称呼一样，在主题行前后各留一个空行。
正式信函示例（AMS 样式）
侦探督察 G. Lestrade
35维多利亚堤岸
伦敦，英国 SW1A 2JL，英国
1888 年 7 月 1 日
苏格兰场要求您到场
亲爱的福尔摩斯先生，
[。 . .]
如何写一封非正式的信
正如他们的名字一样，非正式信件比正式信件更随意。 这意味着几乎没有那么多的规则和指导方针，如果你不在正确的位置留下空白，没人会介意。
尽管如此，还是有一种人们熟悉的正确格式，因此请至少按照以下步骤操作。
第 1 步：将日期放在顶部（可选）
将日期放在信函的顶部是一种习俗，这种习俗源于写信是主要交流方式的时代。 如今，包括日期已不再是必需品，但有些人仍然因为传统而这样做。 在非正式信件中，它是完全可选的。
第二步：写下称呼
就像正式信件一样，非正式信件以对收件人的礼貌问候开始。 标准格式是相同的：单词“Dear”后跟人名，如“Dear Mr. Lestrade”，使用标题大写。
但是，非正式信件在问候语中提供了更多的自由度，并且经常看到诸如“Hi [Name]”或“Hello [Name]”之类的随意问候。
与正式信件中的问候语一样，您通常以逗号结束问候语，然后在开始信件正文之前跳过一行。 偶尔你会看到人们用感叹号结束称呼，这取决于他们与接受者的关系。
第三步：写信的正文
信件的正文是您写信息的地方，非正式信件通常用于分享新闻或保持联系。 他们往往有一种对话的语气，这意味着你可以自由地加入俚语和你在面对面交谈时使用的任何语言。
虽然在非正式信件中更允许切线，但过度偏离主题仍然会打扰读者。 尽量保持专注，不要显得拘束——毕竟，非正式信件应该是私人的。
第 4 步：写下免费结尾
非正式信件在签名前也使用免费的结束语，格式与正式信件相同。 这包括使用句子大写（仅将第一个字母大写），在末尾添加逗号，以及在发送纸质信件时留出足够的空间来签署您的名字。
但是，您无需坚持使用“真诚”之类的传统签字方式。 如果您正在写一封私人信件，您可以根据与收件人的关系使用更感性的内容，例如“爱”、“温暖的问候”或“很快再见”。
非正式信件示例
1888 年 7 月 2 日
怎么了，雷斯垂德！？
是夏洛克！ 很高兴收到你的信。 当然我会尽快来苏格兰场，不用担心。
XOXO,
夏洛克“有史以来最好的侦探”福尔摩斯
什么是PS？
PS 代表后记。 这是您在信函完成后的最后一分钟添加的内容，通常是小新闻或您在写信正文时忘记的小事。 通常，您不会在正式信件中使用附言； 如果您需要添加某些内容，则必须修改整个文档以包含新信息。
写后记时，只需写下字母“PS”，然后写下你的信息。 是否使用句点无关紧要（“PS”和“PS”都可以接受），但两个字母都应始终大写。
如果您有多个后记，只需在每个新 PS 的开头添加另一个P。 例如，您的第二个后记应标为“PPS”。 你的第三个后记应该是“PPPS”。
PS。 Rob 得到了 Great Company 的职位！ 感谢他失业期间的所有支持。
聚苯乙烯。 我不得不取消我的生日聚会，但如果你想来的话，那天晚上我们仍然会聚在一起喝酒。
信封
在美国，一等信的最大重量为 3.5 盎司。 如果你的信超过三页，或者你写在厚纸上，你必须权衡它以确保它符合要求。 信封的大小和形状也很重要。 它必须是矩形的，并且小于大约 6 x 11 英寸，否则您将面临被邮局退回的风险。
寄信
在您确定信封是正确的种类之后，现在您只需邮寄即可。 （如果是私人信件，您可以随时自行投递。这种情况下，只需在信封外面写上收件人的姓名即可。亲手投递的好处？您可以使用任何您想要的大小或形状的信封！）
在左上角，写下您的姓名和地址或附上邮寄标签。 在信封的中央，仔细写下收件人的姓名和地址。 除了州缩写和邮政编码外，国际信件还应包括目的地和返回地址的国家/地区。
邮费不同。 查看 US Postal Service 网站了解当前价格或使用 Forever Stamp 前往美国目的地。 邮资在信封的右上角。
仔细检查信封外面的所有内容是否正确。 如果是这样，请将您的信折叠起来并整齐地插入。 在您确定已包含您打算发送的每一页之前，请勿将其密封。
写信小贴士
仍然不知道如何写一封合适的信？ 牢记这些写信技巧，以帮助您自信地进行交流。
提供寒暄
虽然私人信件自然倾向于使用友好的语气，但正式的信件也可以从寒暄和礼貌的礼仪中受益。 一个简单的短语，例如“你好吗？” 或者在一封信的开头写“我希望你一切都好”可以帮助联系发送者和接收者，即使主题是严格的业务。
同样，您也可以在正式和非正式的信件中表达同情、遗憾、支持或感谢。 除了礼仪之外，这些客套话还建立了一种个人联系，将您的信件与机器写的信件区分开来。
写给你的读者
与所有写作一样，修改您的语言以适应您的特定读者。 如果您要给业务伙伴写一封正式信函，请保持专业和礼貌。 如果您正在给老朋友写一封私人信件，请随意开玩笑和使用俚语。
有时界限会模糊——给工作朋友的“正式信函”可能比给远亲的“私人信函”更随意。 在您写作时请记住特定的读者以敲出正确的语气。 如果您以前从未见过收件人，请坚持礼貌的形式。
包括所有必要的信息
如果您有很多信息要传达，请事先列一个小清单，以确保您涵盖所有内容。 将其视为迷你大纲，以确保没有任何东西从裂缝中溜走。
这对于有关安排活动的邀请或信件尤其重要。 确保您清楚地说明基本事实——特别是何时何地——以及其他需要知道的信息，如方向或特殊要求。
结论
寄一封你精心准备的信不是很好吗？ 当然，一封写得好的信最有可能实现其目的。 为了确保你的信真正闪耀，它没有错误并设定正确的基调是至关重要的。 Grammarly 的写作帮助可以捕捉拼写和语法错误等问题，Grammarly Premium 包括格式建议和指导，可以帮助您编写清晰、易于理解的字母，吸引收件人的注意力。 通过使用 Grammarly，无论您在哪里输入，您都可以自信地写信！
本文最初由 Jennifer Calonia 于 2020 年撰写。已更新以包含新信息。