如何通过 5 个步骤编写会议议程

您是否曾经参加过一场您不需要参加的会议？或者您可能见过会议因为时间管理不善而迟到。当然，一定有办法防止会议失控！

有。这称为会议议程。会议议程是一个大纲，规定会议的内容以及会议将遵循的时间表。会议议程旨在使会议保持主题、高效且以目标为导向。

无论您是初创公司的团队领导、非营利组织的组织者还是公司董事会的高管，您都需要知道如何编写有效的会议议程。如果您想知道如何离开会议，这就是为您准备的。继续阅读我们编写会议议程的分步指南，其中包含示例。

什么是会议议程？

会议议程是会议期间将发生的事项的概述。这可能包括主题、目标、时间表、指定发言人、支持文件和谈话要点。会议议程通常会在会议前与参与者共享，以便他们做好准备。

如果您曾经想过也许可以使用异步通信来代替会议，那么您可能想温习一下如何编写议程。会议议程是会议之前、会议期间和会议之后的重要工具。

可以在会议之前使用会议议程来设定期望并进行准备。在会议期间，议程可以创建结构、节省时间并保持焦点。会议结束后，可以使用议程来回顾会议或起草会议记录。

以下是使用会议议程的一些好处：

• 它给会议一个明确的目的。
• 它可以帮助您保持正轨。
• 它定义了责任。
• 它的结构允许您有效地管理您的时间。
• 它确保涵盖基本主题。
• 创建一个明确了期望和责任。
• 它减少了浪费的时间。
• 提前发送议程可以帮助参与者做好准备。

一些专家建议每次会议都应使用会议议程，而另一些专家则建议仅在正式会议上使用它们。如果您想在会议期间节省时间、保持正轨或实现特定目标，议程是实现这一目标的绝佳工具。

会议议程应包括哪些内容？

会议议程应明确说明会议的目的。有些会议议程可能比其他会议议程更详细。例如，并非所有会议都需要为主题或支持文件分配时间。然而，议程越详细，就越容易切入主题。

优秀的会议议程包括以下内容：

• 会议主题
• 实现目标
• 主题列表
• 每个主题的预计时间分配
• 支持文件
• 自由讨论时间
• 最后概述

编写会议议程的 5 个步骤

有效的议程将考虑所有与会者、您想要实现的目标以及您为会议分配的时间。以下是如何通过五个步骤编写会议议程，以召开有效且高效的会议。

1聚焦一个主题

在开始编写会议议程之前，请花点时间考虑一下您希望从会议中获得什么。你的目标是什么？这次会议的主题是什么？定义会议类型。

确定主题并指定会议类型将有助于确定会议的重点，以便与会者做好准备。您的目标应该描述您希望在会议期间完成的任务。

以下是一些常见的会议类型：

• 团队会议——讨论项目状态、解决任何问题以及安排重要的截止日期。
• 董事会会议——对业务事项的正式讨论。
• 执行会议——澄清董事会会议需求的会议。
• 项目启动会议——介绍新的项目目标、可交付成果和时间表。
• 头脑风暴会议——新想法的合作。
• 反馈会议——安排时间提供建设性反馈。
• 敏捷会议——针对冲刺评审、项目概述和反馈汇报的重点会议。
• Scrum 会议——冲刺计划、站立会议、产品待办事项细化或 Scrum 格式的冲刺评审。
• 回顾会议——项目后反馈会议。
• 入职会议——新员工入职培训小组会议。
• 委员会会议——公司或团队内处理特定项目或问题的小组。

2确定主题

与您的队友、董事会成员、委员会成员和任何重要的利益相关者联系，了解他们是否想在会议期间讨论任何内容。为每个人提供发言的机会，确保没有人需要大声发言才能让别人听到他们的声音。使用从利益相关者收集的信息、目标设定和会议类型来创建会议期间需要讨论的主题列表。

确保主题符合您想要召开的会议类型和您想要实现的目标。考虑一下在分配给会议的时间内可以讨论多少主题。不要装太多！

3为每个主题设定时间限制和领导者

为了保持正轨，为您想要讨论的每个主题设置时间限制会有所帮助。如果会议协调者不打算指导每个主题的对话，那么他们应该为每个主题指定一名领导者。

领导者将负责在主题持续时间内指导会议，提供任何相关文件或幻灯片，并确保主题保持在议程设定的时限内。如果您主持会议，提醒主题负责人在会议当天携带必要的文件会有所帮助。

4考虑必要的文件

列出会议所需的所有文件。这可能包括演示幻灯片、数据、项目详细信息、测试结果、线框图、原型、出席表或之前的会议纪要。

如果团队中的其他人需要将这些文件带到会议上，请务必让他们知道并将该信息包含在议程中。

5留出讨论和概述的时间

在议程最后留出时间进行简要概述和讨论。根据日程安排，人们有时需要在会议结束时有时间提问。此外，如果您正在朝着一个目标努力，那么再次回顾一下您在会议期间讨论的内容也没有什么坏处。

如果您要主持每周一次的会议，则可能不需要太多时间。通常，五分钟就足以在会议结束时进行回顾。但如果这是每月一次的会议，或者是关于新信息的会议，那么您应该在会议结束时留出十到二十分钟的时间。

会议议程示例

下面，我们列出了典型会议议程的概要。

会议标题：日期：地点和时间：会议负责人：出席成员：会议目标：

状态报告（10 分钟）

给每个在场成员一些时间来分享他们的处境。

目标（15 分钟）

回顾一下你的会议目标、你期望的结果，以及每个人需要做什么来实现这些目标。

新主题（20 分钟）

分享任何需要讨论的新信息或成员主导的主题。

概述（5 分钟）

查看会议期间讨论的内容，创建行动项目列表，并为尚未解决的任何问题留出空间。

会议议程常见问题解答

什么是会议议程？

会议议程是会议期间将发生的事项的概述。这包括以下内容：

• 主题
• 目标
• 时间线
• 指定发言人
• 支持文件
• 谈话要点

会议议程应包括哪些内容？

会议议程应包括以下内容：

• 会议主题
• 目标
• 主题列表
• 每个主题的预计时间分配
• 支持文件
• 自由讨论时间
• 最后概述

什么时候应该使用会议议程？

您应该为所有会议（或者至少是正式会议）使用会议议程。如果您想在会议期间节省时间、保持正轨或实现特定目标，议程是实现这一目标的绝佳工具。