如何写备忘录：要遵循的十大步骤

已发表: 2022-12-03

学习如何撰写备忘录将帮助您有效地与公司人员进行沟通。

备忘录，备忘录，是用于企业或组织内部沟通的简短信件。发送业务备忘录时，发件人通常针对一大群人，比如整个部门。这与电子邮件是分开的，只针对一个或少数几个收件人。

您将出于多种原因使用备忘录，包括将组织内的新政策通知部门，告知员工政策变更或提醒公司即将发生的事件。发送备忘录可确保需要信息的每个人都收到相同的信息，从而减少组织内的混乱和沮丧。

写备忘录并不难，但很多人在业务培训中并没有教过如何写备忘录。如果您的任务是编写此类业务文档，本指南将帮助您做好它。

内容

所需材料

考虑研究备忘录模板，以帮助您了解如何有效地编写备忘录模板。然后，考虑编写一个可以在组织内使用的模板，以有效地编写备忘录。为您发送的常见类型的备忘录创建模板，您可以在需要时提取并填写这些模板。

备忘录模板的前四行被视为标题和主题行。这是备忘录中最重要的部分之一，因为它显示了备忘录的来源、对象、发送时间以及主要主题。

标题和主题行如下所示：

至：

从：

日期：

主题：

用准确的信息填写备忘录标题中的每一行。然后，在页面顶部，在此信息之前，写上“备忘录”，以便收件人知道这是什么类型的通信。备忘录的主题需要简洁明了，说明这封信的目的是什么。

在第一段中包括备忘录的目的。将备忘录的开头段落视为研究论文中的论文陈述。它说明了备忘录的目的，并为读者提供了继续阅读的理由。您不需要为这种类型的商务沟通写称呼，因为备忘录写作的目的是尽可能简洁明了。

备忘录的第一段应该告诉读者你为什么要写。您甚至可以说，“我写信是为了通知您”或类似的话。这一段应该是一到三句话，并概述信件的要点。将基本信息放在第一段中，以确保每个人都知道沟通的内容

在第二段中，您将为第一段中的项目提供背景信息、上下文或支持证据。例如，如果第一段邀请读者参加公司活动，第二段将告诉读者为什么他们的出席很重要或该活动对组织的发展至关重要。

背景信息应为三到五句话。但是，它不应重复备忘录正文中的信息，而应提供一些背景信息，说明备忘录其余部分的重要性。

emo 的正文应该简明扼要地解释要点。使用 4 到 10 行或 3 到 5 个句子，如果有助于保持简洁，则使用项目符号。在这些正文段落中，每一段都应该有一个关键点。自由使用空白。不要重复自己。

最后一段应该告诉读者他们如何跟进您的电子邮件。例如，您可以要求他们回复邀请或直接通过电子邮件向您发送问题。如果不需要直接跟进，请说“感谢您对此事的关注”或类似的话。您还可以总结本段中的要点。

如果您想要采取的行动超过两到三句话，请使用要点或编号列表来说明您希望人们做什么。这将确保读者在阅读备忘录后能够看到他们应该做什么，即使他们只是浏览备忘录而不是有意阅读。您不会像在电子邮件中那样在备忘录末尾签署信件，因为发件人的姓名列在标题的“发件人”部分。

所有备忘录都需要有行动计划或号召性用语。您的读者需要知道对他们的期望是什么，以及他们如何才能遵循该期望。如果合适，您可以在 CTA 中包含电子邮件地址和电话号码。预期的动作需要在第一段和最后一段中，也可以出现在正文中。

备忘录的写作风格是信息丰富且直接的。目标是传递所需的信息并请求所需的操作。用第一人称和第二人称写作，并在适当的时候使用祈使句。

有时备忘录需要附件来证明信中提供的信息。以读者可以轻松访问它们的方式附加它们。此方法将取决于您组织的工具，但请确保它们可访问。备忘录不是发送大量附件的地方。相反，只发送备忘录所需的附件。避免使用长句。

因为您将向组织内的许多人发送备忘录，所以在发送之前务必仔细校对。您不想发送带有明显拼写错误或意图传达不佳的备忘录，因为这无助于让您看起来像一个称职的专业人士。此外，请校对您的备忘录以确保准确性。确保联系信息、日期和时间都准确无误。这种准确性将帮助您避免误解。

在编辑语法时，我们还建议在发表或提交文章之前花时间提高文章的可读性分数。