如何撰写专业电子邮件：循序渐进

了解如何通过 10 个简单的步骤为任何业务通信编写专业的电子邮件，从主题行和称呼到按下发送按钮。

电子邮件可以说是当今商业通信的主要格式。 这意味着拥有良好的电子邮件礼仪并知道如何创建有效的电子邮件是一项非常重要的技能。

这里有 10 个超级简单的步骤，可以帮助您每次都创建出色的电子邮件。

打造完美专业电子邮件的 10 个简单步骤

步骤 1. 选择电子邮件模板

如果编写电子邮件不是您的强项，您可以选择一个电子邮件模板，该模板将指导您从头到尾编写一封好的电子邮件。 网上有许多不同的电子邮件模板，您也可以选择使用电子邮件托管服务商提供的模板。 例如，Microsoft Outlook 有几个电子邮件模板可以帮助您撰写精彩的邮件。 许多最好的电子邮件写作应用程序也是如此。

第 2 步。写下您的主题行

最有效的电子邮件具有引人入胜的主题行。 确保您的主题行不仅解释了电子邮件的用途，而且有趣且可点击。 如果您将主题行留空或含糊不清，您的邮件可能会进入收件人的垃圾邮件文件夹或被忽略。

第 3 步。选择称呼

决定您将如何问候电子邮件收件人。 您会使用此人的姓名还是诸如“尊敬的先生”、“尊敬的先生”或“敬请关注的人”之类的通用名称？ 通常，直接称呼收件人的名字比一般的称呼更有效。 如果您不知道收件人的姓名，请考虑给营业地点打电话，询问您应该将电子邮件通信发送给谁。

第 4 步。说明您的电子邮件的目的

你的电子邮件的介绍应该清楚地说明它的目的。 确保预先提供此信息，并以易于扫描和浏览的方式进行布局。 这确保收件人能够更轻松地阅读和吸收信息。 如果电子邮件收件人倾向于过快地浏览电子邮件而无法从头到尾阅读它们，那么提前确定您的目的可能会有所帮助。

第 5 步。编写电子邮件正文

此过程中最具挑战性的步骤之一是编写电子邮件正文。 简明扼要； 避免过于冗长或过于详细地介绍“xyz”。 在可以使重要信息脱颖而出的地方包括要点，并避免使用可能使文本更难阅读的斜体。

第 6 步。说什么时候跟进

如果您没有收到收件人的回复，请不要在没有说明您计划何时跟进的情况下结束您的电子邮件。 给他们充足的时间做出回应，尤其是当您要求提供任何类型的文档时。 也就是说，重要的是您要确保收件人知道您实际上会退缩，以及您将在多长时间内退缩。

第 7 步。选择签名和电子邮件签名

接下来，您需要选择退出方式并包括您的电子邮件签名。 常见的专业签字选项包括：

• 真挚地，
• 谢谢，
• 此致，
• 尊敬，
• 亲切的问候，

您的全名应打印在您的签名下方，但如果可能，您还应包括电子邮件签名。 这可能是由特定于此目的的应用程序创建的数字签名，或您实际签名的图像。 虽然不是强制性的，但在您的电子邮件通信末尾添加个人签名可以帮助使其更加风度翩翩和专业。

第 8 步。在您的签名中包含您的联系信息

请务必在您的电子邮件签名中包含您的联系信息，以便您发送电子邮件的人可以通过不止一种方式与您联系。 包括您的电话号码、您的社交媒体或 LinkedIn 信息、您的全名以及任何其他可能相关或适用的附加信息。

第 9 步。校对电子邮件中的错别字

在将电子邮件发送给收件人之前，请不要忘记仔细检查您的电子邮件是否有任何错误或拼写错误。 如果有简单的、可修复的错误，您可以拥有一封格式精美的专业电子邮件，立即让读者望而却步。 Grammarly 提供了一个电子邮件插件，可以帮助您轻松发现和消除错误。

了解如何将 Grammarly 添加到电子邮件。

步骤 10. 按发送按钮

可以说，写电子邮件时最伤脑筋的部分是按下发送按钮，特别是如果您使用的是 Gmail 并且它被延迟了。 确保在发送前多次校对电子邮件。 如果它是一封重要的电子邮件，请将其发送给自己，再次校对，然后将其发送给预期的收件人。

专业电子邮件示例

以下是服务提供商向客户发送的专业书面电子邮件示例：

主题行：请致电回复：上个月的进度报告

嗨，迈克尔，

您上个月的项目进度报告已准备好接受审核。 我想确保您有机会详细查看它们； 为方便起见，它们附在此处。 请打电话给我安排一次会议来审查您的报告，我可以指出最重要的指标并回答您可能提出的任何问题。

如果到本周末我还没有收到您的回音，我会拨打您的手机号码，即 555-239-5512。

感谢您的时间，

杰西卡威尔逊

Content Marketing 4 U 项目经理

东百老汇街 555 号

佛罗里达州奥兰多 65987

555-377-6671

[email protected]

主题行立即让读者知道通信是关于上个月的进度报告，发件人希望就这些报告打电话。 电子邮件的开头说明了目的，并附上了报告以供审核。 请求召开电话会议，发件人说明她将在何时与收件人跟进以及如何跟进。

这为就进度报告进行沟通设定了期望和界限，并让接收者知道服务提供者理解手头问题的重要性。 在电子邮件的末尾，发件人包括她所有的正式联系信息，以便收件人可以通过任何最方便的方式联系她。

关于如何撰写专业电子邮件的最后一句话

商务沟通比以往任何时候都更加数字化，预计这将呈指数级增长。 学习如何撰写专业的电子邮件，以简洁明了的方式进行有效沟通，是当今职场中的每个人都应该学习的事情。

关于撰写专业电子邮件的常见问题解答