如何写一封专业的电子邮件——5个简单的步骤和5个最佳实践

弄清楚如何写一封专业的电子邮件可能很困难。 别担心。 你不是一个人。

尽管我们大多数人每天都需要在工作中写电子邮件，但这并不像听起来那么容易。 即使您每天都在制作商务电子邮件，您也会觉得您从未完成过用英语进行有效沟通的学习。 如何清楚地表达我的观点？ 如何显得礼貌而友好？ 我应该如何开始电子邮件？

当您打开一封新电子邮件时，您通常会确切地知道您想说什么……但是当您看到光标闪烁时，您的脑海中可能会出现单词。 你甚至可以开始怀疑你的想法或怀疑你的写作技巧。 虽然作家的障碍是真实的，但在学习如何发送专业电子邮件时，熟能生巧。 ‍

通过这五个步骤和最佳实践，您可以撰写电子邮件，帮助您在各种工作场所中发挥最佳作用。

编写专业电子邮件的 5 个简单步骤

无论您是为工作发送冷电子邮件、相互介绍两个人，还是跟进销售线索，这些简单的步骤都将指导您制作一封满足您目标的有效电子邮件。

1. 以正确的问候开启美好的开始
2. 表示感谢
3. 解释你的目的
4. 结束时留下好印象
5. 专业签收
   

1. 以正确的称呼开启美好的开始

当您撰写商务电子邮件时，重要的是要通过专业的称呼（也称为问候语）来给人留下最好的第一印象，这是说“你好”的更高级的词。

如果您不太了解读者，请始终使用正式的电子邮件问候语打开您的电子邮件。

• 亲爱的<名字>，
  

如果您打算开始一段新的关系，那么您应该使用他们的姓氏。

• 亲爱的女士/女士/先生。 <姓氏>,
  

如果您与该人的工作关系更随意，可以使用更友好的称呼。

• 嗨<名字>，
  

尽可能多地了解您将要联系的人总是一个好主意。 如果您不知道要写信的人的姓名，通常可以安全地使用“尊敬的先生或女士”或“可能关注的人：”。 请务必注意后一个选项中不规则的大写和标点符号，并注意有时第一个选项过于正式——可能被视为过时、乏味或政治不正确。

2. 表示感谢

无论您是第一次联系某人、回复与您的组织联系的人，还是收到某人的回复，首先感谢收件人都是正确的做法。

如果您是初次联系，您应该感谢对方花时间阅读您的电子邮件，然后是他们的姓名。

• 感谢您花时间阅读我的电子邮件，<名字>。
  

如果您的组织外部的人正在与您联系以询问，您可以说

• 感谢您联系 <公司名称>。
  

当有人回复您的一封电子邮件时，请务必说：

• 感谢您的快速答复。
  

表达感谢会让读者更容易接受你接下来写的内容，帮助你给人以尊重的印象，并且是良好电子邮件礼仪的一部分。

3. 解释你的目的

如果您在感谢收件人花时间阅读您的电子邮件后开始沟通，请先说明您的目的。

• 我写信是为了询问[产品提供 X]。
• 我正在写关于[职位发布 Y]。
  

如果您收到有关公司的询问，请回答他们的问题或将客户与合适的同事联系以给他们一个答案。

• 在这里回答你的问题是[他们要求的信息]。
• 我正在将您与我的同事 <Name> (CC'd) 联系起来，他将能够解决您对 [主题 Z] 的询问。
  

在第一段的顶部明确您的目的，然后转到电子邮件的正文。 但是，您应该记住，读者和您一样是忙碌的专业人士。 通过保持句子简洁来快速表达你的观点。

4.留下好印象

在您发送电子邮件之前，最好再次感谢您的读者并添加礼貌的结束语。

从以下内容开始：

• 感谢您的耐心与合作，<名字>。
• 感谢您的考虑，<名字>。
  

在此之后，继续礼貌地结束你的结束段落。

• 如果您有任何问题或疑虑，请随时与我们联系。
• 我期待着您的回音。

5.专业签字

最后一步是包含一封以您的姓名结尾的专业电子邮件。 传统上，这被称为“告别辞”，但这个词有点过时，类似于称呼。 根据适当的电子邮件礼仪，您签字的正式程度应与问候语相匹配。

如果您以非正式的方式开始电子邮件，则签收的好选择包括：

• 真挚地，
• 亲切的问候，
• 最良好的祝愿，
  

如果您的问候更随意，请考虑以以下方式结束：

• 最好的，
• 如初，
• 谢谢，

不要忘记结束后的逗号，更不用说将您的名字添加到它之后的下一行。

通常在专业电子邮件中包含包含您的全名、头衔、公司和相关联系方式的电子邮件签名，以满足收件箱外的身份识别和通信需求。

如何写专业的电子邮件——最佳实践

在本节中，我们将介绍编写专业电子邮件的最重要的最佳实践。 虽然每封电子邮件的内容都不同，但有适用于所有电子邮件的一般原则。 您可以将这些准则用作最终清单，以确保您为自己提供每一个成功传达信息的机会。

以下是撰写专业电子邮件的 5 个最佳实践：

1. 了解您的收件人
2. 注意你的语气
3. 保持简短和甜蜜
4. 格式清晰
5. 发送前校对

1.了解你的收件人

你在给谁写信？ 这听起来可能很愚蠢，因为很明显，如果没有某人的电子邮件地址，您就无法编写有说服力的电子邮件。

但是，即使您以 B2B 身份工作，您也应该记住，您是在写信给个人，而不是企业。

我们每个人都不是我们的工作，而关于人的最好的事情就是我们是人。 因此，请确保您记住您正在写信给人类。 保持轻松、友善和对话。 在您的回答中始终保持振奋和乐于助人的态度。 写下您想要接收的电子邮件类型。

2. 注意你的语气

你写信给谁会定下你的电子邮件的基调，并且通常也会决定你的问候和结束语。 也许您在发送 LinkedIn 简历后正在跟进招聘人员，或者您想建立一个积极的第一次联系，以便更轻松地培养潜在客户，以便完成销售。 这些情况通常需要不同的语气：跟进工作申请的电子邮件应该比旨在吸引客户的电子邮件更正式。 ‍

3.保持简短和甜蜜

最好保持专业的电子邮件简短而温馨。 清晰简洁地传达您想要表达的内容，以便您的收件人了解您尊重他们的时间。 一到三个短段，每段三到五个句子就绰绰有余了。 尽管如此，重要的是不要让它太简短——一封专业的电子邮件至少应该是三句话。

4. 格式清晰

为了使您的电子邮件易于阅读，请使用分节符分隔不同的组件。 考虑使用项目符号或编号列表为您的信息带来更多结构。 如果要突出显示最重要的内容，请使用粗体而不是更改字体颜色。 但是，请避免在电子邮件中对多个单词或短语使用粗体。 在选择字体时，请坚持经典并使用标准字体大小。

5.发送前校对

最后但并非最不重要的一点是，您应该仔细检查您所写的内容，以确保其阅读清晰简洁。 专业电子邮件中的错误传达会导致许多代价高昂的错误，拼写错误和语法错误不可避免地会损害他人对您的看法。 当您认为您的电子邮件是完美的时，仍然要确保收件人的姓名是正确的。

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