关于如何发送更好的电子邮件的 20 个技巧

已发表: 2022-03-22

想知道如何写更好的电子邮件？好吧，良好的电子邮件写作始于了解基础知识。

一旦你建立了信心，你就可以应用更多的细微差别来进一步提高你的电子邮件写作技巧。升级你的手艺不需要书籍、课程或如何发送更好的电子邮件的课程。在您花 10 分钟阅读这篇博文后，您就会了解在各种情况下撰写优质电子邮件所需的一切。这是对您职业生涯的投资，具有无限投资回报的潜力。

接下来，20 个电子邮件写作技巧可帮助您成为更好的电子邮件作家，无论起点如何。

1.考虑你的收件人

在所有专业交流中，您的听众应该是您的首要考虑因素。谁将阅读您的电子邮件决定了您如何从语气到内容编写电子邮件。就如此容易。

如果您不同意，请考虑您是否与您的老板、同事、客户和承包商进行类似的沟通——更不用说您的家人和朋友了。在与同事沟通时，您的电子邮件不需要像进行业务查询时那样正式。一些特定于职能的术语对于队友之间的交流可能很有效，但会让高层管理人员感到困惑。

另外，请记住，您的受众包括添加到“收件人：”、“抄送：”和“密件抄送：”字段的所有人，重点关注第一个。一个观众可以轻松个性化您的信息并为收件人量身定制方法。确保在开始输入时反映发件人和收件人之间的关系和早期通信。

2.为您的电子邮件设定一个明确的目标

如果您在开始编写电子邮件之前不清楚电子邮件的目的，那么您可以确定收件人也不会。当你决定用笔写在纸上时，澄清你试图用你的信息来完成什么可以帮助你有效地表达自己。

所有好的电子邮件都有一个——而且只有一个——目标。这被称为“一件事规则”。通过在您的电子邮件中只包含一件事，您可以让收件人更容易理解并采取行动。在电子邮件中请求多个操作可能会导致混乱，从而导致沟通效率低下。

要为您的信息定义一个目标，您可以问自己以下问题：

你要求收件人做什么？
你希望他们感觉如何？
他们应该如何应对？

有时，您绝对需要在一封电子邮件中涵盖围绕同一主题的几件事。在这种情况下，使用项目符号或编号列表来清晰地格式化您的消息变得越来越重要。突出显示不同的电子邮件组件可以让收件人更轻松地处理您的邮件并以涵盖您需要的所有内容的方式进行回复。

3. 确保您的电子邮件是必要的

电子邮件已成为商务沟通的默认渠道。无论我们都多么喜欢电子邮件（讽刺），无论提供与客户、承包商或同事进行交流的电子纸记录多么重要，电子邮件并不是所有工作场所交流的正确渠道。

当您清楚收件人是谁以及为什么要向他们发送电子邮件时，请停止。深吸一口气，问自己：“这封电子邮件有必要吗？” 即使一个快速的电话或 Slack 消息就可以，全面的专业人士倾向于通过电子邮件进行过度沟通。或者 Loom 视频怎么样？尽管流行的模因，但要记住并非所有会议都可能是电子邮件。

所以，请记住，电子邮件只是专业交流的一种渠道。借助大量用于异步通信的渠道，请选择适合消息的渠道。

4.了解你的电子邮件礼仪

电子邮件礼仪是指指导我们在使用电子邮件时的行为的一套原则。

它可以被定义为一种行为准则，其中包括关于语言、拼写、语法和礼仪的电子邮件通信的不成文指南。礼仪取决于您向谁发送电子邮件。留在约定的正式方面总是更安全。

遵守电子邮件礼仪将帮助您在沟通中建立专业精神，与您的同事建立牢固的关系并很好地代表公司。由于没有关于这个主题的权威资源，我们编制了一份关于电子邮件礼仪的最重要规则和提示的列表，每个专业人士都应该知道。通过此快速阅读，您可以更新有关该主题的知识并以批判的眼光评估您的电子邮件。

5. 遵循正确的电子邮件结构

写电子邮件的最佳方式是坚持格式。电子邮件已经存在了几十年，我们中的许多人从小就开始使用它。这就是为什么我们的大脑会以某种方式阅读它们。无论收件人是否会跳过所有的细节和手续，如果你不偏离预期，他们更容易理解它的要点。

电子邮件结构的最佳实践如下：

主题行
问候
开线
内容
呼吁采取行动
结束语
登出
签名

如果一封好的电子邮件的这些组成部分对您来说听起来像是一门外语，请不要担心。我们将在这篇博文中介绍结构良好的电子邮件的每个部分。当你读完之后，你就会知道你需要知道的所有东西。如果您需要进一步的帮助，您还将很快了解一个名为 Flowrite 的工具，它可以成为您的 AI 电子邮件助手，并负责为您构建电子邮件。

6. 充分利用电子邮件主题行

主题行是收件人在您的电子邮件中看到的第一个（也可能是唯一一个）内容。没有主题行的电子邮件会很快被删除，而无需阅读或直接进入垃圾邮件文件夹。

您应该将主题行视为电子邮件的标题。这是您电子邮件的摘要。它对您的电子邮件是否被阅读具有最重要的影响。主题行的目标是让收件人打开您的邮件并让电子邮件的正文完成其余的工作。这也是电子邮件失礼最常发生的地方。

最常见的错误是试图欺骗收件人打开您的电子邮件。您的主题行不应该是挑逗的，它应该始终与电子邮件的内容相关。太短或太长的主题行经常让人困惑。模糊和通用的也是如此。最好的主题行内容丰富且简洁。

挑战在于使您的电子邮件主题行简洁而具体。理想的长度在 3 到 8 个单词之间，应该足以提供您的信息的概述。

7. 选择最好的电子邮件问候语

您开始发送电子邮件的方式设定了消息的基调并建立了收件人对您的第一印象。不幸的是，许多人对此并没有给予足够的重视。那么开始我的电子邮件的正确方法是什么？这得看情况。电子邮件的适当问候语可以是正式的或友好的，具体取决于您与谁交流以及您的目的。

最常见的电子邮件问候示例包括：

1. 你好<姓名>

2. 你好 <姓名>

3. 亲爱的<姓名>

很容易过度思考您的电子邮件问候，尤其是当您对这个人不是很熟悉时。或者如果电子邮件特别重要。如果你发现自己在说“嗨汤姆”、“你好史密斯先生”或“亲爱的先生”是在浪费时间，那么向正式的说错误总是更安全。

为了帮助您驾驭这些水域，我们编写了一份关于最佳电子邮件问候的完整指南。

8.添加电子邮件开头句

在转到电子邮件的实际内容之前，您应该添加一个开头行，以解决收件人或提供上下文。并且为了所有相关人员，请提出比“我希望这封电子邮件能找到你”更富有想象力和体贴的东西。

针对不同情况的良好电子邮件打开示例包括：

请允许我介绍一下自己…
跟进我们的谈话……
感谢您与我们联系……
我希望这一周到目前为止进展顺利……
我可以使用你的建议……
非常感谢您的快速反应……

有了这些选项在你的后袋里，你不应该费力地找到完美的开场白，无缝衔接到电子邮件的内容。作为奖励提示，请尽量避免在您的开句中使用工作日或一天中的时间，因为您不知道收件人何时必须阅读您的信息。

9. 你应该自我介绍吗？

答案是：如果您要联系您还不认识的人，是的，您应该联系。无论是您组织内的某个人还是外部联系人。这是良好的电子邮件礼仪和常见的礼貌。 “那我该如何在邮件中自我介绍呢？” 你可能会问。

以下是在电子邮件中进行自我介绍的两种万无一失的方法：

我的名字是 <First name> <Last name>，我为 <What the company does> 工作，名为 <Company name>。
我是 <First name> <Last name>，在我们的 <Department> 担任 <Job title>。

请记住，您的电子邮件通常不是关于您的，因此无论我们多么喜欢谈论自己，您都不应花费超过一两句话来介绍自己。

10.从最重要的开始

好的电子邮件可以快速到达重点。金字塔原则是一种专业的电子邮件通信方法。早在 1980 年代，麦肯锡的高管就已经创建了这种方法，以有效地构建思想并改善业务沟通。

基本原则是在开头提出最关键的点并相应地构建您的电子邮件。典型的商务电子邮件会回答问题或在最后提出请求。尽管如此，以最重要的观点为主导并仅在此之后提供论据和背景信息会更有效。例如，你的老板给你发了一封电子邮件，询问你是否应该延长同事的合同，你想正面给出答案，然后解释“为什么”。

如果您不知道如何发送更好的电子邮件，请考虑一个金字塔，从顶部开始，并提前宣布您的意图。

11.不要节省经期

如果您想写更好的电子邮件，请不要浪费时间。

句子之间的轻微停顿让读者有时间消化信息。简洁的句子让他们有更多这样的机会。您还应该考虑打破冗长而复杂的句子，即使它们不会是连续句子。

您还应该学习正确使用逗号，尤其是在英语不是您的第一语言的情况下。太多或太少的逗号——或者一个放在错误的地方——很容易混淆。

12.用句格

使用句子大小写是指将句子中的第一个字母和任何专有名词大写。我们大多数人都知道这是使用大写字母的正确方法，但在撰写电子邮件时仍然失败。句子大小写是商业电子邮件礼仪的一部分，在编写专业电子邮件时，从它中涉足从来都不是一个好主意。另外，请记住避免全部大写。这总是不行的。使用 Flowrite，您不必担心这些细节 - 无论您多么粗心地记下您的说明，我们都会为您正确大写。

13.注意你的语气

这不仅仅是你说什么，而是你怎么说。

语气可以定义为书面文字的声音，表达情感、性格、音量、语调和信息的整体态度。这就是为什么有意识地选择你的单词并考虑接收者如何解释它们是至关重要的。由于您不能依靠面部表情和语调通过电子邮件传递信息，因此您应该努力以积极的态度传达信息。

电子邮件中的专业语气可能需要很长时间才能正确，因为有时您想要正式并倾向于更友好的结尾。如何表达兴奋、果断或鼓励？为了帮助您有效地传递信息，我们整合了一个包罗万象的资源，以在您的所有电子邮件中使用正确的语气。

此外，Flowrite 可以帮助您以您想要的方式传递信息。使用我们的 AI 电子邮件生成器，您可以选择要发送的电子邮件的语气，让我们完成繁重的工作。

14. 保持简洁

保持您的电子邮件简短而温馨，可确保您有效地传递信息。埋没重点的冗长电子邮件很容易得不到答复并最终被遗忘。或者更糟的是，被误解了。由于普通专业人员每天会收到超过 100 封电子邮件，因此没有人有时间阅读冗长的电子邮件。

15.使用主动语态

用被动语态写作可能显得正式和专业，只用了几个词，但这些词加起来。此外，它更难阅读和理解。因此，通过使用主动语态，摆脱冗长的文字，清楚地传达您的信息。一开始可能很难，但是一旦你习惯了，你会发现你的写作比以前流畅了。

16. 格式清晰

使用项目符号和编号列表可以帮助您构建电子邮件并将收件人的注意力吸引到最重要的事情上。除了作为视觉提示外，列表还可以轻松编写短句。您还可以使用粗体来突出显示，例如，您的号召性用语。

17. 明确呼吁采取行动

除非您告诉他们，否则您不能期望收件人知道下一步该做什么。如果您要求某事，请提供明确的指示。如果是面试邀请，请说出来。如果您需要在特定日期之前回复，请告诉他们。

清晰 CTA 的最佳实践包括：

提供日期和详细信息
使用单句段落
将复杂的请求分解为步骤
不要害怕使用粗体

包括明确的行动号召——是获得您想要的结果的最有效方式。不要忘记使用它。

18. 用电子邮件结束句密封交易

成为一个更好的电子邮件作者需要不断地构建你的工具箱。其中一个工具是结束您电子邮件内容部分的结尾句。这些短语可以用来表达感激之情，设定对未来的期望，并表达你愿意提供帮助的意愿。

电子邮件的最佳结尾句包括：

感谢您的帮助/协助/支持/时间
我期待着您的回复
如果我能提供帮助，请随时与我联系

上面的例子有无穷无尽的变化。一旦你对自己的电子邮件沟通技巧建立了信心，你就可以开始引入更多的变化来展示你的个性并理解你的电子邮件的语气。

19. 确定签署电子邮件的最佳方式

考虑到您的电子邮件问候给收件人留下了非常重要的第一印象，您的签字决定了您的信息在他们口中留下了什么样的味道。确定结束电子邮件的最佳方式可能会很耗时，因为没有万能的解决方案。但是，忽略签收的重要性就像在终点线上绊倒一样。

电子邮件签核的最常见示例是：

真挚地，
最良好的祝愿，
问候，
最好的，
干杯，

签署电子邮件的最佳方式始终取决于收件人、您与他们的关系以及电子邮件的目的。为每个上下文选择正确的一个需要进一步阅读。为此，我们编写了一份综合指南，介绍从最正式的电子邮件到不适合办公室的最佳电子邮件签名。

一旦你同意你的签字决定，添加一个逗号，并在下一行写下你的名字。

20.检查你的拼写

在点击“发送”之前你要做的最后一件事是捕捉任何拼写错误并确保你的大写是正确的。

不正确的拼写表示粗心大意，并且可能会破坏您为使电子邮件变得更好而付出的所有想法和努力。像 Grammarly 这样的拼写检查器很棒，但它们无法捕捉到所有内容，并且有时无法阅读上下文。这就是为什么你必须训练自己自己去发现错误的原因。

使用 Flowrite 编写电子邮件和消息时，人工智能会消除人为错误，生成母语水平的英语，从而减少痴迷和检查拼写的时间。

如何用人工智能写出更好的电子邮件

Flowrite 是一种 AI 写作工具，可在几秒钟内将简短的指令转换为准备发送的电子邮件和消息。它负责电子邮件的结构、大小写、语法、拼写、标点符号——你可以说它。我们的工具生成的电子邮件是母语水平的英语，因此您也不必担心。从本质上讲，您可以专注于您的想法和想法，而 Flowrite 将为他们提供翅膀。我们敢说这是开始编写更好的电子邮件的最快方法，我们的许多用户都表示他们通过使用它学到了很多东西。

首先，写几句您的电子邮件可能包含的简短句子。不要太担心措辞或语法，而是要记下想法，因为它们会自然而然地从你的脑海中浮现。在此之后，您就可以进行下一步了。