如何通过 6 个步骤撰写专业的商业信函

在您的整个职业生涯中，您可能会发现自己在写商业信函。 事实上，您可能在职业生涯正式开始之前就开始写它们，因为申请信和询问信也是商业信函。

商务信函是一封正式的信函，通常（但并非总是）由一位专业人士写给另一位专业人士，以促进其组织的利益。 在某些情况下，就像求职信和面试后续一样，它们可以促进发件人的职业兴趣。

什么是商业信函？

商业信函是通常由一位专业人士发送给另一位专业人士的正式消息。 一般来说，商业信函讨论公司合作的机会，例如通过战略伙伴关系、协作、促销或请求。

重要的是要记住，商业信函与商业电子邮件不同。 根据定义，商业信函是递送到收件人办公桌或地址的印刷信件。 此属性是商业信函从电子邮件查询中脱颖而出的部分原因，这就是它们倾向于用于重要通信的原因。 然而，商业信函和商业电子邮件之间有一些相似之处。 两者都遵循类似的格式，并以直接号召性用语结束。

商业信函有多种类型，包括：

• 销售信函
• 推荐信
• 询问函
• 申请信
• 意向书
• 转递信件
• 录取通知书
• 辞职信
• 面试跟进信
• 索取信件
• 办公室备忘录
• 求职信
• 邀请函

商务信函和非正式信函有两个主要区别：格式和内容。

您什么时候发送商务信函？

当个人代表其公司或自己作为个体经营小企业主打算开展业务时，就会发送商业信函。 以下是这些实例的示例：

• 邀请个人或团队参加社交活动或其他独家活动
• 感谢面试官抽出时间
• 跟进之前的业务询问
• 提供促销优惠或新产品或服务
• 通知所有团队成员政策变更、重要的新员工或晋升或其他公司新闻
• 正式向申请人提供职位

商业信函由哪几部分组成？

标题（日期/地址/退货地址）

日期：当您撰写商业信函时，包含撰写日期至关重要。此信息对于时间敏感的通信（例如促销优惠）至关重要。

地址：写下收件人的完整地址，包括邮政信箱号码或办公室号码。

寄回地址：包括您公司的完整地址。这使得收件人可以轻松发送响应。

称呼

在商业信函中，标准的称呼是“亲爱的”。 以“亲爱的[收件人姓名]”开头，并在姓名后添加逗号。 您可以选择通过与收件人的姓氏配对的敬语来称呼收件人，或者仅使用他们的名字和姓氏。 当您无法确定收件人的姓名时，您可以在信中注明收件人的姓名。

身体

正文段落占据了商业信函的大部分内容。 本节讨论信函所提出的要约、提议或公告。 它包括以下部分：

• 介绍性段落，说明信件的主要目的，并在必要时介绍信件作者。
• 一个或多个中间段落更详细地讨论这封信的主题。 这可能是求职者的相关经验、录用通知的详细信息、政策变化的影响，或者接收者在受邀参加的活动中的期望。
• 最后一段重申了信件的目的，并提供了激励措施，例如早鸟价，以便收件人跟进。

闭幕式

在正文部分之后，以简单、专业的结束语结束这封信。 适当的签字包括以下内容：

• 真挚地
• 问候
• 最好的
• 尊敬

签名

商业信函的最后一个组成部分是您的签名。 包括您的全名和后面的任何缩写，例如 MBA 或 Ph.D.。

如何通过 6 个步骤写一封商业信函

1了解规则

在您坐下来撰写商业信函之前，请先熟悉撰写商业信函的规则，例如：

• 正确称呼收件人。 如果您不确定哪个敬语合适或如何拼写他们的名字，请花点时间研究此信息。
• 正确格式化信件。 商务信函格式与非正式信函或电子邮件格式不同。
• 包括所有相关信息。 这意味着包括收件人的地址和您自己的地址、日期以及所有必要的详细信息，以吸引读者并使他们能够以深思熟虑、适当的方式做出回应。

查看商业信函示例以了解其他作者如何遵守这些规则可能会有所帮助。 向同事或您的经理索取过去的信件，以便在线阅读或搜索商业信件的示例。

2选择合适的格式

商业信函格式是此类通信的一个关键特征。 商业信函可以采用以下方式之一格式化：

• 堵塞
• 半块
• 修改块

在块格式中，所有行都是左对齐的，并且没有缩进。

在半块格式中，所有行都是左对齐的，并且每个段落都缩进。

在修改的块格式中，标题、结束语和签名是右对齐的，而正文和地址是左对齐的。 在这种格式中，没有缩进。

无论您选择哪种格式，信件都应采用单倍行距，并用空行分隔段落和部分。

3使用正式语言

商务信函是正式、专业的沟通方式。 这并不意味着它应该古板或生硬，但它应该保持专业的语气并遵循传统的商业信函格式。

4聚焦内容/主题

一封商业信函应该集中于一个主题。 这可以是报价、询问、感谢、回复或请求。 不要偏离信函的主题或在信函中包含多个主题，否则可能会造成混乱并破坏信函的意图。

5考虑长度

商业信函的长度各不相同。 有时，它们只有一页长。 如果您的信件超过两页，请创建一份涵盖信件大部分内容的单独报告。 不要发送长信，而是用一封简短的信来向读者总结报告。

6附上您的签名

每封商业信函都应包含签名，即您的姓名、公司和职务，以及用蓝色或黑色墨水书写的姓名。

商业信函示例

实施例1

Steven Ramirez 先生 Ink 公司名称 1 Example Rd. 纽约市 10001

2023 年 7 月 11 日

Mrs. Juliana McCue Stationery 公司名称 44 Example Way City, CA 94024

亲爱的朱莉安娜·麦库，

我想亲自感谢您如此忠实的客户。 在过去的五年里，文具公司名称一直是墨水公司名称的最畅销产品，当我说我们真诚地感谢和重视您的合作伙伴关系时，我代表我们整个团队发言。

作为感谢，我想提供一次独家合作机会：专为您的零售商提供完全定制的色调。 我们经验丰富的色彩专家团队可以开发任何彩虹色调，从最暗的吸光黑色到明亮的反光霓虹灯和虹彩墨水。 提供独特的颜色可以让您的品牌脱颖而出，吸引世界各地的钢笔用户来到您的网站和实体店。

我很高兴向您展示我们团队为其他合作伙伴开发的自定义颜色的示例。 如果您想安排视频通话，请告诉我，在此期间我可以更详细地解释我们的报价并开始与您一起探索颜色。 我期待着向您展示通过一种独一无二的墨水来表达您独特品牌的所有方式。

真挚地，

Steven Ramirez 色彩开发油墨主管 公司名称 555-0000

实施例2

Daneris Garcia 4950 例如 St. City, WA 10000

2022 年 5 月 14 日

Neal Patel 先生 营销机构营销主管 Name City, AZ 20000

亲爱的帕特尔先生，

感谢您抽出时间采访我，担任 Marketing Agency Name 的图形主管一职。 我相信我们建立了牢固的联系，并且我非常适合您的团队。

作为一名平面设计师，我的热情是寻找创新的方式来直观地代表新兴和成熟的品牌。 虽然我在 2D 和 3D 领域拥有丰富的工作经验，但过去五年我优先考虑 VR 和 AR 空间的设计。 我知道我与科技行业众多专注于在这些领域开发产品的客户的经验将使我成为您团队的资产。

我希望您考虑我担任这个职位。 如果您有任何疑问或希望我分享我之前工作的其他示例，请随时提出。 我为自己为 MANGA 公司所做的工作感到自豪，并为与您的团队进行类似的工作感到兴奋。

最好的问候， 丹尼斯·加西亚

商业信函常见问题解答

什么是商业信函？

商务信函是一封正式的信函，通常由一个商人写给另一个商人，以促进他们的职业生涯或公司的利益。

商业信函的目的是什么？

商业信函的目的是与公司、机构或非营利组织进行专业沟通。

商业信函有哪些不同类型？

• 求职信
• 销售信函
• 邀请函
• 后续行动
• 投诉信
• 意向书

每封商业信函应包含哪些内容？

• 日期
• 退货地址
• 内部地址
• 称呼
• 身体
• 闭幕式
• 签名